Шпаргалка по "Менеджмент организации"

4.Информация и коммуникации в процессах менеджмента.

В ФЗ РФ «Об инф-ии, информатизации и защите инф-ии» дается след. опред-е этого термина: «инф-я – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления». Толковый словарь русского языка Ожегова приводит 2 определения слова «информация»:

      Сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством.

      Сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь. (Научно-техническая и газетная информации, средства массовой информации – печать, радио, телевидение, кино).

Информация – совок-ть сведений об изменениях, совершающихся в сис-ме и окруж. её среде, кот. уменьшает степень неопред-ти наших знаний о конкретном объекте, обмен сведениями между людьми.

Коммуникация – передача инф-ии, значения или смысла при помощи символов, действия, сознат-но ориентир-е на смысловое их восприятие др. людьми.

Свойства информации

      Объективность и субъективность информации: Понятие объективности инф-ии явл. относительным, т. к. методы явл. субъективными. В ходе инф-го процесса степень объективности инф-ии всегда понижается.

      Полнота информации: Хаар-ет кач-во инф-и и опред-ет достаточность данных для принятия решений или для созд-я новых данных, на основе имеющихся.

      Достоверность информации: Инф-ия достоверна, если она отражает истинное положение дел. Объективная инф-я всегда достоверна, но достоверная информация может быть как объективной, так и субъективной. Достоверная инф-я помогает принять нам правильное решение. Недостоверной инф-я может быть по след. причинам: преднамеренное искажение (дезинформация) или непреднамеренное искажение субъективного свойства; искажение в результате воздействия помех («испорченный телефон») и недостаточно точных средств ее фиксации.

      Адекватность информации: Это степень соответствия реальному объективному состоянию дела. Неадекватная инф-я может образоваться при создании новой инф-и на осн. неполных или недостоверных данных. Достоверные данные + неадекватные методы = неадекватная информация

      Доступность информации: Мера возможности получить ту или иную информацию. На степень доступности информации влияют одновременно как доступность данных, так и доступность адекватных методов.

      Актуальность информации: Это степень соответствия инф-и текущему моменту времени. Достоверная и адекватная устаревшая информация - неактуальна.

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и инф-ей между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

  Цели коммуникаций:

      Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и  объектами  управления.

      Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

      Создание информационных каналов для обмена информацией  между  отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

      Регулирование  и  рационализация  информационных  потоков.

Коммуникации подразделяются на следующие виды: межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения; коммуникации на основе письменного обмена информацией.

Межличностные: формальные или официальные (осущ-ся по формальным каналам);неформальные ком-ции( кот. не следуют общим правилам опред. орг-ии;  они  осущ-ся  согласно  установившейся  сис-ме  личных отношений между работниками орг-и).

Формальные: вертикальные (когда инф-я перемещается с одного уровня  иерархии  на

другой);  горизонтальные  между  различными  подраз-ми, предназначающиеся  для координации деят-ти разл. подразд-й. Вертикальные в свою очередь подразд-ся на: восходящие, когда инф-я передается снизу вверх; нисходящие (осуществляемые   сверху   вниз).Межличностные коммуникации делят также на: вербальные (словесные); невербальные.

Типология информации: 1.По функциям управления: аналитическая, прогнозная, организационная, контрольная, кадроведческая. 2.По источникам: входящая, исходящая, внутренняя, внешняя. 3.По структурированности: систематизированная, несистематизир-я. 4.По хар-ру работы: статистическая, бухгалтерская, по процессам. 5.По способу передачи; спутниковая, электронная, письменная, телефонная. 6.По времени получения: постоянная, дискретная. 7. По достоверности: ложная, полезная.

Требования к инф-и: 1.Комплексность. 2. Соотв-е инф-и компетентности, полномочиям субъекта управл-я. 3.Оптимальность и полнота. 4.Точность. 5.Своевременность и оперативность. 6.Полезность.

Треб-я по Фатхутдинову: своевременность, достоверность, достаточность, надёжность, комплексность сис-мы инф-и, адресность, правовая корректность, многократность, высокая скорость бора/обработки и передачи, возм-ть кодрования, актуальность.

Треб-я Радченко: полнота, достоверность, оперативность, полезность, готовность, однозначноть, минимальн. трудоёмкость сбора и передачи, максимальн. сохранность, сжатие инф-и при передаче её на более высокий ур-нь управл-я, передаче инф-и на верхний ур-нь управл-я должна строиться по принципу «отклонения от нормы».

Руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на ком-ции. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что рук-ль занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличн. отнош-ях, информ. обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленч. ф-ях планир-я, орг-и, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен ин­ф-ей встроен во все основные виды управленч. деят-ти, мы называ­ем ком-ции связующим процессом.

Потоки инф-и – это целенаправл-е движ-е инф-и от источника к потребителю.

Проблемы на пути инфо-го движения: недостаточность понимания рук-лями важности ком-ций; неблагоприятн. психологич. климат в коллективе; личностные моменты; неполнота воспринимаемой инф-и; плохая стр-ра сообщения; слабая память; отсутствие обратной связи.

Барьеры на пути межличностн. ком-ций: неумение слушать; невербальный; физический(технико-технологич. сопровожд-е); прагматический(инф-я не использ-ся); семантический(уровень образования, воспитанности).

Пути преодоления преград в межличн. ком-ции: проясняйте свои идеи перед началом их передачи; следите за языком собств. поз, жестов и интонаций; изучайте эмпатию и открытость; добивайтесь установления обратной связи.

Барьеры в орг. ком-циях: искажение сообщения, инф-е перегрузки, неудовл-я стр-ра в орг-и.

Пути преодоления преград в орг. ком-циях:

      мы слышим то, что хотим слышать;

      мы игнорируем те сообщения, кот. противоречат нашим убеждениям;

      мы принимаем инф-ю, если воспринимаем собеседника;

      на восприятие инф-и влияет мнение групп, к кот. мы принадлежим;

      воспринимая инф-ю, мы обращаем внимание не только на то, что чел-к говорит, но и на то, как он это делает;

      наши эмоции окрашивают нашу возм-ть передать или получить инф-ю;

      размер орг-и – проблему восприятия инф-и создают крупные орг-и;

      необх-мо приспосабливаться к восприятию собеседника;

      получать обратную связь;

      соотносить свои слова с реальной ситуацией;

      использовать различн. каналы.

Макробарьеры(связ-е  с внеш. средой): инф-ная перегрузка, многообразие носителей, давление времени, разделение на отделы, инф-я как деньги.

Различают коммуникационные барьеры макро — и микроуровня.

Макробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом.

К таким барьерам относятся:

      перегрузка информационных сетей и искажение информации;

      потребность во всё более сложной информации;

      интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков и т.п.

Микробарьеры ком-ций препятствуют успешной ком-ции в конкретных узких сферах.

К ним относятся:

      отношение источника (отправителя) инф-и к получателю (адресату);

      отношение адресата к источнику инф-и;

      восприятие получателем инф-и многозначных слов;

      отсутствие обратной связи.

Затрудняют ком-ции также предвзятые представления людей, отвергающие новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной или в силу устойчивого мнения, порожденного опред-ми условиями (стереотипы).

В рез-те искажается восприятие сообщения, замедляется и искажается процесс обратной связи, снижается результативность данного сообщения.

Коммуникационный процесс:

      Отправитель: задачи - генерирование и формулирование идеи сообщения.

      Сообщение: задачи – копирование

      Канал связи: задачи – передача сообщ-я

      Получатель/преемник: задача – декодирование

      Шум/баьеры/помехи

      Обратная связь.

Коммуникац. процесс - это процесс обмена инф-ей между двумя или более людьми.  Его  цель  -  обеспечить  передачу  и  понимание  инф-и, являющейся предметом обмена. Если  взаимное  понимание  не  достигается,  то ком-ция не состоялась, из чего следует, что обе стороны  играют  в  ней активную роль.

Ком. процесс —  это  взаимодействие  совокупности  элементов. Сущ-ет четыре базовых элемента ком. процесса:

      Отправитель  —  лицо,  генерирующее  идею  или  собирающее  инф-ю  и передающее ее;

      Сообщение - непосредственно инф-я;

      Канал  -  средство  передачи  инф-и  (устная  передача,  совещания, телефонные переговоры, письм.передача,  служебные  записки,  отчеты, эл. почта, компьютерные сети);

      Получатель (адресат) - лицо, кот-му предназначена инф-я и  кот. интерпретирует её.

Ком.  процесс  обмена  инф-ей  вкл. взаимосвяз-е этапы:

      Зарождение идеи или отбор информации;

      Выбор канала передачи информации;

      Передача сообщения;

      Интерпретация сообщения.

Перспективы оптимизации ком-го взаимод-я: Рос. менеджеры выделяют 10 заповедей     успешной   ком-ции.

      Перед ком-цией четко определите идеи, вкладываемые в послание.

      Проанализируйте истинную цель каждой ком-ции.

      Проанализируйте всё физическое и чел-е окружение при любой ком-ции.

      Проконсультируйтесь с др.  при планир-и ком-ции.

      Обратите самое пристальное внимание на интонацию и осн. содерж-е  сообщения.

      Воспользуйтесь возм-тями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя.

      Постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает ком-ция.

      Устанавливайте ком-цию не только на сегодня, но и на завтра.

      Добивайтесь, чтобы дела установки не противоречили словам.

      Учитесь умению слушать другого