Документооборот в системе бухгалтерского учета

Экономические показатели деятельности предприятия свидетельствуют о положительной тенденции их изменения и о повышении рентабельности его  работы, так рентабельность продаж увеличилась с 27,4 до 30,5% за 2005-2007гг. Согласно показателю производительности труда, коэффициенту оборачиваемости   оборотных средств, фондоотдачи и фондоемкости в ООО «Упаковка» наблюдается положительная динамика повышения показателей, характеризующих эффективность использования ресурсов, как трудовых, так и капитала. Так производительность труда работников данного предприятия в 2007г. повысилась на 5,2 % по сравнению с 2005г. Произошел существенный рост фондоотдачи на 17,1%, одновременно со снижением стоимости основных средств на 3,7% свидетельствует о более интенсивном использовании имеющихся у организации внеоборотных активов. Опережающий темп изменения выручки о реализации товаров по сравнению с затратами на приобретение и  реализацию товаров позволили увеличить прибыль от продаж и повысить рентабельность основой деятельности на 5,3 п.п. Динамика выручки от реализации продукции ООО «Упаковка» имеет положительную направленность на ежегодный рост и наглядно  представлена на рисунке 5.

Рис.5. Динамика выручки от продажи товаров  ООО «Упаковка»

Следовательно, организация может в последующем производить расширение своего товарооборота за счет вложения дополнительных средств из собственных источников финансирования. Одним из основных собственных источников является прибыль предприятия, динамика которой за последние три года представлена на рисунке 6.          

Рис.6. Динамика прибыли от продаж   ООО «Упаковка»

В процессе сбытовой деятельности происходит непрерывный процесс кругооборота капитала, изменяются структура средств и источников их формирования, наличие и потребность в финансовых ресурсах  и как следствие финансовое состояние предприятия, внешним проявлением которого выступает платежеспособность.

Таблица 3

Финансовые показатели платежеспособности ООО «Упаковка»

Финансовые коэффициенты ликвидности, характеризующие финансовое положение предприятия и его платежеспособность, свидетельствуют о её повышении за три последние года. Оценка платежеспособности была осуществлена по балансу на основе характеристики ликвидности оборотных активов, которая определяется временем, необходимым для превращения их в денежные средства. Чем меньше требуется времени для инкассации данного актива, тем выше его ликвидность.  Так коэффициенты абсолютной, промежуточной и текущей ликвидности в 2006 году существенно превышают соответствующие им нормативные значения 0.2 , 0.7 и 2, что отражает улучшение структуры баланса, рост собственных источников финансирования и возможность погашения  всех своих обязательств [28, с. 45]. Это во многом обусловлено резервированием средств на покупку дополнительных помещений под фирменный магазин и склад, которую откладывают уже 2 год по ряду объективных причин.   Превышение оборотных активов над краткосрочными финансовыми обязательствами обеспечивает резервный запас для компенсации убытков, которые может понести предприятие при размещении и ликвидации всех оборотных активов, кроме наличности.  Наиболее часто  для общей оценки платежеспособности используется коэффициент текущей ликвидности, который в ООО «Упаковка» несколько раз превышает норматив, что является характерным для предприятий торговли. 

Способность предприятия своевременно производить платежи, финансировать свою деятельность на расширенной основе, переносить непредвиденные потрясения  и поддерживать свою платежеспособность в неблагоприятных обстоятельствах свидетельствует об устойчивом финансовом состояние ООО «Упаковка».

Устойчивое финансовое состояние предприятия является итогом грамотного, умелого управления всем комплексом факторов , определяющих хозяйственную деятельность предприятия. Перспективы роста товарооборота и рентабельности предприятия в будущем связаны в основном с расширением рынка, с уровня предприятий города Уфы до республиканского масштаба. Данное направление развития деятельности ООО «Упаковка» идет по пути проведения различных маркетинговых мероприятий с потенциальными потребителями, участия в различных специализированных выставках и т.п.    

2.2. Оценка состояния системы бухгалтерского учета на предприятии

Бухгалтерский учет на ООО «Упаковка» ведется в соответствии с основными нормативными документами, регламентирующими вопросы учетной политики организации, а именно Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями от 23.07.1998 № 123-ФЗ), Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

Бухгалтерия ООО «Упаковка» состоит из главного бухгалтера, бухгалтера и бухгалтера-кассира.

Главный бухгалтер ООО «Упаковка» выполняет следующие функции:

- формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику;

- обеспечивает рациональную организацию и ведение бухгалтерского и налогового учета и отчетности на предприятии;

- обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, правильное начисление и перечисление налогов в бюджет;

- обеспечивает составление баланса и сводных отчетов о доходах и расходах и другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы;

- следит за сохранностью документов бухгалтерского учета и за организацией хранения документов бухгалтерского учета.

За формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности ответственность несет главный бухгалтер. Для обеспечения соответствия законодательству Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативным актам законодательных органов, организацией сформирована и утверждена учетная политика на 2007 год № 15 от 28 декабря 2006 года.     

Результаты изучения учетной политики данного предприятия сведены в таблицу 4.

Таблица 4

Основные аспекты учетной политики ООО «Упаковка» на 2007г.

           Согласно учетной политики применяется автоматизированная технология учета, то есть группировка, и обобщение учетной информации осуществляется с помощью бухгалтерской программы «1С: Бухгалтерия 7.7».

          Первичные документы создаются в программе, с одновременным формированием соответствующей проводки и разнесения данных сумм по необходимым регистрам учета (журналам-ордерам и ведомостям). Поэтому, при вызове на экран или при распечатке любого журнала-ордера, бухгалтер находит все записи, проведенные по дебету или кредиту конкретного счета.  С помощью программы можно также получить распечатанные регистры различного содержания, соответствующие требуемым нормам на ведомости, карточки, книги и другие.

После изучения положений данной учетной политики, имеющих отношение к первичному учету, были выявлены следующие недостатки:

1.                  не утвержден Рабочий план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности;

2.      не указан порядок проведения инвентаризации на предприятии

3.      не разработаны и не утверждены должностные инструкции рядовых бухгалтеров;

4.      отсутствует перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов;

5.      отсутствует график документооборота;

6.      не разработано положение по бухгалтерской службе.

          Выявленные недостатки затрудняют работу бухгалтерской службы, так как на предприятии отсутствует четкая регламентация документооборота и обязанностей работников бухгалтерии по ведению первичного учета.

В целом, по результатам изучения учетной политики ООО «Упаковка», можно сделать вывод об удовлетворительном уровне организации системы учета.

Бухгалтерский  учет  ведется в ООО «Упаковка» автоматизированным способом с применением компьютерной техники и программы «1С:Бухгалтерия 7.7».  Данная программа  является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. На предприятии установлен ограниченный доступ различных пользователей (менеджеров и рядовых бухгалтеров) к определенным разделам учета. Только у главного бухгалтера имеется возможность монопольного доступа ко всем участкам учета.

Для ведения текущего бухгалтерского учета хозяйственных операций  используются: журналы-ордера, накопительные ведомости, карточки аналитического учета, бухгалтерские справки.            

По мере ведения журнала хозяйственных операций, в котором содержатся все проводки, можно получить за любой промежуток времени следующие отчетные формы по синтетическому учету: сводную оборотную ведомость; главную книгу; шахматную ведомость; баланс.

В регламентируемых отчетах  создаются различные формы налоговой и бухгалтерской отчетности предприятия.

              Рабочий план счетов  ООО «Упаковка» не утвержден  с учетной политикой предприятия. План счетов, который фактически применяется на предприятии содержится в программе «1С: Бухгалтерия»  в пункте «Операции» подпункт «План счетов».

ООО «Упаковка» использует типовые формы первичных документов, утвержденные Госкомстатом России и содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. На основании первичных документов делаются записи в регистры бухгалтерского и налогового учета, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.

Главный бухгалтер подписывает совместно с руководителем предприятия документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных, кредитных и финансовых обязательств. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются не действительными и к использованию сотрудниками организации не принимаются.                            

Для нормальной работы организации и правильной организации документооборота и своевременной подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности  необходимо соблюдение графика документооборота. В силу его отсутствия порядок подготовки первичных документов регламентируется в ООО «Упаковка» только в должностных инструкциях главного бухгалтера, и частично менеджеров по продажам. В целом на предприятии процесс документооборота регулируется только в устной форме. Также на предприятии отсутствует номенклатура дел. Что сопряжено с постоянными срывами в подготовке налоговых деклараций по НДС и бухгалтерских отчетов.

Главный бухгалтер организации обеспечивает сохранность первичных учетных документов (накладных, счетов, счетов - фактур, приходно - кассовых ордеров и т.д.), форм бухгалтерской отчетности, налоговых расчетов (налоговых деклараций), оформление и передачу их в архив.

Архив первичных документов хранится в бухгалтерии в специальных закрывающихся шкафах под ответственностью главного бухгалтера. При этом отсутствует номенклатура  архивных дел и архивная книга, что затрудняет  поиск архивных документов.

2.3. Особенности организации первичного учета и документооборота

Все операции с наличными деньгами в ООО «Упаковка» проводятся с соблюдением требований, установ­ленных Порядком ведения кассовых операций в Российс­кой Федерации, утвержденным письмом Банка России от 4 октября 1993г. №18. Формы документов, которые при­меняются при совершении кассовых операций, утвержде­ны постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. №88 (в редакции постановления Госкомстата Рос­сии от 05.01.2004 №1).