Системы автоматизации бухгалтерского учета

 

Введение

 

Проблемы повышения  прибыльности предприятия, эффективности  работы персонала, создание оптимальной  структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать  решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его  постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность. Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому и очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки. Конечно, компьютер не может заменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет, увеличить количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета, уменьшить число арифметических ошибок, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

 

I. Особенности бухгалтерских информационных систем

 

Бухгалтерские информационные системы отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС:

1. Информационной базы объекта управления;
2. Программного обеспечения;
3. Вычислительной системы пользователей

Основу БИС  составляет информация – совокупность количественных данных, необходимых  для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений.

К задачам БИС  относятся:

1. Обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности внутреннего аудита
2. Получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений
3. Интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического чета на основе единой первичной информации
4. Получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений
5. Автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

 

2.Структура  бухгалтерских информационных систем

 

В БИС выделяют 2 части: обеспечивающую часть и функциональную.

К обеспечивающей части относятся:

1. Информационное обеспечение имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.
2. Техническое обеспечение представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных. Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал.
3. Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению.
4. Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем.
5. Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании ИС и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.
6. Математическое обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и др.
7. Организационное обеспечение включает в себя совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.
8. Эргономическое обеспечение — это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

Функциональная  часть ИС. Функциональные компоненты составляют содержательную основу ИС и представляют собой совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции системы управления. В функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, обращение к данным прошлых периодов.

К комплексам задач  БИС относится учет: труда и  зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой продукции, финансово-расчетных  операций, затрат на производство, а  также сводный учет и составление отчетности. Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более мелкие части — функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

Автоматизированные  рабочие места в БИС

В современных  автоматизированных системах широко используются автоматизированные рабочие места (АРМ) — совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы.

Создание АРМ  обеспечивает: доступ к современной  электронной технике небольших  предприятий, что было невозможно в  условиях централизованной обработки  информации; компактность размещения, высокую надежность, простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации; возможность поэтапного внедрения; информационно-справочное обслуживание пользователя; возможность ведения локальных и распределенных баз данных; совместимость с другими системами.

АРМ можно классифицировать по различным признакам. Выделяют следующие  виды АРМ:

по выполняемым  функциям: проблемные и технологические;

по способу  организации: типовые (универсальные), специализированные и проблемно-ориентированные комплексы;

по режиму эксплуатации: индивидуальные, групповые и сетевые.

При качественной оценке АРМ учитывают: простоту использования, совместимость АРМ-проекта с другими  системами, степень модульности  и иерархичности проекта, совместимость интерфейса с другими системами, характер контроля данных и вычислений, достоверность потоков данных и др.

При количественной оценке учитывают надежность и универсальность  системы, ее структурно-функциональную сложность, пропускную способность  и др.

АРМ бухгалтера оборудуется вычислительной техникой (персональным компьютером) и инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию большей части выполняемых им операций.

Типичный состав устройств АРМ:

ЭВМ с микропроцессорами, внешней, оперативной и кэш-памятью и шинами, для взаимной увязки устройств;

устройства  ввода и вывода, включающие клавиатуру, мышь;

дополнительные  периферийные устройства.

К инструментальным средствам АРМ относятся все  виды обеспечения. Бухгалтер имеет  в своем распоряжении необходимую документацию, программные средства, информационные массивы, составляющие элементы обеспечения рабочего места.

Требования  к программному обеспечению

Программное обеспечение  должно отличаться простотой использования. Дружественность пользовательского интерфейса определяет такие особенности программы, как удобство работы с меню и экранными формами, их оснащенность системой помощи, подсказками, стандартность и привычность использования клавиатуры и терминологических понятий.

Полнота и уровень  автоматизации функций в программном обеспечении означает, что отдельные расчетные функции должны быть реализованы практически в любом пакете. Высокий уровень автоматизации расчетов предполагает перерасчет за любой предшествующий период времени с учетом действовавших на тот момент показателей.

Одним из требований программного обеспечения является настраиваемость пакета, что означает наличие средств настройки на новые показатели. При этом у бухгалтера снимаются проблемы появления новых, ранее не предусмотренных показателей; можно вводить и настраивать новые виды показателей без изменения программного обеспечения.

Программное обеспечение  должно быть гибким, открытым и системным. Это означает возможность добавлять  новые данные без изменения в  структуре и предполагает ведение бухгалтерского учета на всех его стадиях.

Программное обеспечение  должно быть универсальным и надежным. Универсальность системы делает возможным учет особенностей бухгалтерского учета на предприятиях различных  отраслей хозяйства. Надежность системы  характеризует ее устойчивость к неправильным командам пользователя, отказам технических средств.

Каждое из требований нельзя рассматривать отдельно от других, они взаимозависимы.

 

3. Гибкие системы автоматизации бухгалтерского учета

 

«1С:Бухгалтерия». Как и прежде, фирма продолжает удивлять хорошей деловой активностью, динамикой своего развития и широтой охвата направлений, среди которых разработка и поддержка программ и баз данных делового и домашнего назначения, дистрибьюция, создание и поддержка партнерской среды, системы обучения и партнерской сети, системы обучения и учебных центров, развитие всей инфраструктуры программного бизнеса. Здесь программы для бухгалтерии и управления, промышленности и бюджетной сферы, торговли и общепита, для фирменного и домашнего использования и многое другое. Открываются фирменные магазины по продаже программного обеспечения. Только в декабре 1997 года месячный объем продаж фирмы превысил 50 000 коробок программного обеспечения, а общий объем продаж в 1997 году составил более 14 млн. долларов США.[5]

Наиболее значительным событием на сегодня стал выпуск новой  программы «1С:Бухгалтерия 7.5», выполненной  на базе перспективной технологической  платформы. Данный программный продукт  – это, с одной стороны, завершающий  ключевой компонент интегрированной системы программ «1С:Предприятие», а с другой – новая версия самой популярной учетной программы в СНГ «1С:Бухгалтерия» (по оценкам фирмы, количество официальных пользователей программы в настоящее время превышает 250 000).[6]

В системе «1С:Предприятие» существуют три основных компонента: «Оперативный учет», «Расчет» и «Бухгалтерский учет», в которых реализуются соответственно три основных механизма обработки информации. Надо заметить, что компонентная модель «1С:Предприятие» строится не по разделам учета (таким как касса, банк, материалы, товары и т.д.), что обычно имеет место в так называемых комплексах АРМ, а по сути механизмов обработки информации. «Бухгалтерский учет», как и любой другой компонент системы «1С:Предприятие», может работать автономно или совместно с другими компонентами. «1С:Бухгалтерия» предоставляет пользователям весь стандартный набор сервисных возможностей системы «1С:Предприятие».

Обратим внимание на то, что переход к новой версии осуществляется с помощью конвертора, выполняющего полный перенос всей информационной базы предыдущей версии, который кроме базы данных проводит также преобразование настроенных и реализованных пользователем форм, диалогов, отчетов и алгоритмов, выполненных ранее в версии «1С:Бухгалтерия 6.0». Этот момент крайне важен, так как некоторые фирмы почему-то не предусматривают сохранение и перенос настроек предыдущей версии программы, выполненных пользователем, что создает значительные трудности для клиентов.

В этом плане  линия «1С» отличается от линии отдельных фирм, которые после выхода новой версии программы якобы уже не могут обеспечивать поддержку прежней, иногда достаточно удачной версии (которую неплохо освоили и уверенно используют в работе сотни пользователей), тем самым, вынуждая пользователей переходить на новую программу и доплачивать за это иногда немалые суммы.

Ещё надо отметить, что если на первой выставке «Бухгалтерский учет и аудит» фирма «1С» выступала  в классе «Мини-Бухгалтерия», то на последней, пятой, сохранив лидерство  в этом классе, она сделала серьезную ставку и на свое место в классе систем автоматизации предприятий, корпораций. Здесь «1С» вполне успешно сможет конкурировать со многими ведущими отечественными фирмами, работающими в классе небольших и средних предприятий, так как предоставляет партнерам и пользователям современную, гибкую, функционально полную и хорошо тиражируемую систему.