Документы и документооборот в бухгалтерском учете

   Документы и документооборот в бухгалтерском учете

                                      

 

   Содержание.

 

 

 

Введение                                                                                       

1.Понятие документа  бухгалтерского учета                             

2.Функции документов                                                                                    

3.Классификация  документов                                                   

4.Документооборот                                                                    

Заключение                                                                                  

Список использованной литературы                                        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

  В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур, существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия.

  Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности. Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми службами – это принципиальные, ключевые моменты в работе любой негосударственной структуры, обладающей полной самостоятельностью и выживающей в условиях острой конкурентной борьбы. Значимость данного структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации. Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и ведение документооборота в этом подразделении. Многочисленные виды документов (финансовых, расчетно-денежных, первичных учетных, отчетно-статистических, организационно-распорядительных) – “продукт” труда работников бухгалтерии, отражающий жизнеспособность фирмы и перспективы ее дальнейшего существования.

 

 

1. Понятие документов  бухгалтерского учета.

 

    Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» – «учу» или «извещаю» и означало как раз «свидетельство», «доказательство» . Важно заметить, что термин «документ» более старый, нежели термин «информация». К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

Документ (от лат. documentum – доказательство, свидетельство) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Однако понятия постоянно  изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего, потому, что углубляются  представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах.

Посмотрим несколько определений. Термин «документ» ввел в русский  язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ – всякая важная деловая бумага». В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ – деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение».

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

«документ» – материальный объект;

«документ» – носитель информации;

«документ» – документированная  информация.

В последнее время при  определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая.

 

1)  «Информация – это смысл полученного сообщения, его интерпретация»;

2)  Информация – это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;

3) «Информация – это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)»;

4) «Информация – это то, что уменьшает неопределённость события».

Однако в конечном счёте  все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя  общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится  социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

 

     Таким образом,  к настоящему времени понятие  «документ» вобрало в себя  такие наиболее существенные  характеристики, как информационное  предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных  аспектов.

Вместе с тем определение  понятия «документ» в различных  науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более  или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его  функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В  результате под это определение  подпадает необъятное множество  объектов, так как в природе  нет материальных объектов, которые  не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике – одной из наук об информации – под документом понимается «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная  любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе». Это определение  значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы  и т.п.

Для общественных наук, в  зависимости от их предмета, целей  и задач, в определении понятия  документа характерно выделение  каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется  внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно  как средство документирования и  доказательства правовых отношений.

В сфере управления документ исследуется главным образом  как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются  прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

Таким образом, стандартизованное  определение понятия «документ», с одной стороны, отражает достигнутый  уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и  жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как  научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости  уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных  стандартов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Функции документов

  Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Социальная природа документа  самым тесным образом связана  с функциями документа. Под функцией (от лат. «functio» – исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно  связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе.

Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных  человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Совокупность функций  является средством достижения цели и реализации задач, для решения  которых документ предназначен. Функции  оказывают непосредственное влияние  на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой  предпосылкой для классификации  документов и дальнейшего более  глубокого их изучения.

Различные функции документа  тесно взаимосвязаны и переплетены  между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения  каких-либо отдельных функций.

 Функции документа  можно разделить на общие и  специальные, функции первичного  и вторичного порядка, а также  на явные и скрытые. При этом, удовлетворяя какую-либо определённую  потребность, т.е. реализуя одну  функцию, человек может не задумываться  либо даже не подозревать о  наличии в документе других  функций. Точно также, как, скажем, умываясь водой, он не задумывается  о том, что эта же самая  вода может быть использована  для полива растений, тушения  пожара, для разгона демонстрантов  и т.д.

 Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника,  функция учета. 

Информационная функция  определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и  передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать  информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой.

Информацию, содержащуюся в  документах можно подразделить на:

1. ретроспективную (относящуюся  к прошлому);

2. оперативную (текущую);

3. перспективную (относящуюся  к будущему)

Существуют и другие классификации  информации. Например, разделение на первичную  и вторичную; по жанрам; видам; носителям  и проч.

Каждый документ имеет  информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость  характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются  они для удовлетворения различных  потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в  зависимости от назначения, роли в  данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция  выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные  в одном направлении (законы, указы,  распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего  действия (деловая и личная переписка,  договорные документы и т.д.).

Культурная функция –  способность документа сохранять  и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция  выполняется официальными документами, которые специально созданы для  целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти  документы играют большую роль в  информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные  уровни принятия решений.

Правовая функция присуща  документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории  документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие  ее на время.

 В первую группу  входят все документы, устанавливающие,  закрепляющие, изменяющие правовые  нормы и правоотношения или  прекращающие их действие, а также  другие документы, влекущие за  собой юридические последствия.  Сюда относятся все правовые  акты органов государственной  власти (законы, указы, постановления  и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся  документы, которые на время приобретают  эту функцию, являясь доказательством  каких-либо фактов в суде, органах  следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и  тем самым временно будет наделен  правовой функцией.

Функция исторического источника  изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с  момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком  лишь когда документ поступает в  архив. Таким образом, эта функция  начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или  иную проблему.