Документооборот в бухгалтерском учете

ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРСКОМ  УЧЕТЕ 

С.В.УГЛОВ,

экономист 

Материал  подготовлен с использованием

правовых  актов по состоянию

на 5 октября 2009 г. 

Введение 

    Латинская пословица напоминает: "Чего нет  в документах, того нет на свете". В связи с этим очень важно правильно, полно и рационально организовать на предприятии работу с документами - документооборот, что, во-первых, обеспечит полноту и достоверность учетных данных, а в конечном итоге повлияет на правильность принятия управленческих решений.

    Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности предприятия. 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации│

│независимо  от  форм  собственности обязаны  соблюдать нормы и требования,│

│предъявляемые  к  порядку  работы с документами, их обработке, движению и│

│хранению.                                                                │

│    Руководители   государственных  органов,  предприятий,  учреждений  и│

│организаций  несут личную ответственность за состояние делопроизводства на│

│порученных участках работы (ч. 2 ст. 25 Закона N 3277-XII)               │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    Государственная архивная служба контролирует состояние  делопроизводства в государственных  органах, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности, принимает меры реагирования на выявленные нарушения в соответствии с законодательством (ст. 26 Закона N 3277-XII).

    Документированная информация представляет собой зафиксированную  на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ст. 1 Закона N 455-З). Документирует информацию ее обладатель. Порядок документирования, обработки, хранения, распространения и (или) предоставления информации, а также пользования ею устанавливается актами законодательства, в том числе техническими нормативными правовыми актами (ст. 19 Закона N 455-З).

    Перечень  нормативных документов, регулирующих вопросы документооборота в организации, приведен в приложении 5 к пособию. 

1. Документооборот  в бухгалтерском учете 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│    Под  документооборотом  понимается  создание  или получение от других│

│организаций  первичных  документов,  их  принятие  к  учету,  обработка и│

│передача в архив (подп. 5.1 Положения N 105)                             │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

    То  есть документооборот в бухгалтерском  учете предприятия включает все  стадии движения первичных документов.

    Организация документооборота подразумевает также:

    - разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от типовых;

    - создание графика документооборота, определение механизма принятия  документов к учету, выбор системы  обработки документов и порядок  их хранения.

    Любая организация (юридические лица, филиалы  и представительства, в том числе  представительства иностранных  организаций, хозяйственные группы, простые товарищества (участники  договора о совместной деятельности), государственные органы, не являющиеся юридическими лицами), ведущая бухгалтерский учет, должна руководствоваться своей учетной политикой.

    Кроме описания принятых способов ведения  бухгалтерского учета, плана счетов, применяемых организацией форм первичных  документов и регистров бухгалтерского учета, если они отличаются от типовых, учетная политика организации включает график документооборота - регламентацию движения первичных документов и регистров в бухгалтерском учете организации (п. 7 гл. 2 Инструкции N 62).

    Таким образом, график документооборота можно рассматривать как систему документирования хозяйственной деятельности организации. Введение графика документооборота должно обеспечивать:

    - полноту отражения в бухгалтерском  учете всех фактов хозяйственной  деятельности. Каждый факт должен  быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе. На основании первичных документов формируются бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, планируется и прогнозируется деятельность предприятия;

    - выявление на предприятии скрытых  резервов. Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров анализировалась эффективность использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели;

    - отражение в бухгалтерском учете  фактов хозяйственной деятельности  должно быть построено таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При организации документирования хозяйственных операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. Особенно это актуально при возникновении в практике хозяйствования нестандартных ситуаций, связанных с поступлением на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые уже нет возможности, искажающих сущность хозяйственной операции;

    - тождественность данных аналитического  и синтетического учета. При  организации системы документирования  хозяйственных операций необходимо  предусмотреть систему взаимного  контроля работников бухгалтерии.  Обязанности распределяются таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, создаваемых другими бухгалтерами. Организует эту работу главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;

    - рациональное и экономное ведение  бухгалтерского учета исходя  из условий хозяйственной деятельности  и величины предприятия. При  организации системы документирования  хозяйственных операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом. 

1.1. Структура  документооборота 

    Структура документооборота различается по составу, назначению и типам документов.

    По  составу принято разделять документы  на входящие, исходящие и внутренние:

    - входящие документы - это документы,  поступившие в организацию, - письма, запросы, решения вышестоящих  органов, доводимые до организации и влияющие на отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, например решение обслуживающего банка об установлении организации лимита остатка кассы и размера расходования выручки на те или иные цели и т.п.;

    - исходящие документы - официальные документы, представляемые организацией внешним респондентам, - ответы на входящие письма, письма и запросы в другие организации, акты сверки расчетов, статистические отчеты, отчеты в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, налоговые декларации и т.п.;

    - внутренние документы - это официальные  документы, не выходящие за  пределы подготовившей их организации.  К последним относятся все  первичные учетные документы  на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, бланков строгой отчетности, бухгалтерские регистры, приказы руководителя по организации и другие.

    По  назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы  бухгалтерского оформления:

    - распорядительные документы - это  документы, в которых содержатся  распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных  операций. К таким документам  относятся распоряжения руководителя  предприятия и уполномоченных  им лиц на совершение хозяйственных операций;

    - исполнительные документы удостоверяют  факт совершения хозяйственных  операций. К ним относятся приходные  ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных  средств; документы о приемке  от рабочих выработанной продукции и т.п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их документального оформления, например начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т.п.;

    - комбинированные документы - это документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.;

    - документы бухгалтерского оформления  составляются в случаях, когда  для записей хозяйственных операций  нет установленных форм документов  или обобщаются и обрабатываются  исполнительные и распорядительные  документы. Примерами документов бухгалтерского оформления являются справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.

    Применяемые в бухгалтерском учете документы  также делятся по типам на разовые  и накопительные:

    - разовыми первичными документами оформляют каждую хозяйственную операцию и составляют в один прием. К таким документам можно отнести приходные и расходные кассовые ордера, накладные на внутреннее перемещение, акты проверки наличия бланков строгой отчетности или инвентаризации наличных денежных средств в кассе и другие;

    - накопительные документы составляются  в течение определенного периода  путем постепенного накапливания  однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах  подсчитываются итоги по соответствующим  показателям. Примерами накопительных документов являются двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов предприятия, многодневные путевые листы, карточки складского учета и т.п. Накопительные документы являются элементом первого этапа систематизации и обобщения учетной информации.

    Учетные документы также делятся на первичные  и сводные:

    - первичные документы составляются  на каждую операцию в момент  ее совершения. К ним относятся  документы о поступлении на  предприятие материалов (товарно-транспортная накладная формы ТТН-1 и товарная накладная формы ТН-2) и отпуске их со складов в цехи (лимитно-заборные карты, накладные на внутреннее перемещение материалов); о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу (наряд на сдельные работы, рапорт о выработке, маршрутный лист) и т.п.;

    - сводные документы обобщают показатели  путем их соответствующей группировки,  систематизации из первичных  документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно. К сводным документам относятся также все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.