Документооборот в системе бухгалтерского учета

Рис.7. Форма акта сверки взаиморасчетов

Рис.7. Форма акта сверки взаиморасчетов

Рекомендуемая форма акта сверки взаиморасчета может формироваться на основе акта сверки с контрагентами, которая может быть сформирована в  программе «1С:Бухгалтерия 7.7». Предлагаемая форма не дублирует форму акта сверки расчетов, которая может быть сформирована в программе, так как, во-первых, акт сверки имеет другую форму и не выделяет сумму НДС, а во вторых необходим для подтверждения величины задолженности между предприятиями для осуществления инвентаризации расчетов, и не является основанием для проведении зачетов взаимных требований, как акт сверки взаиморасчетов.

ООО «Упаковка» ведет учет автоматизированным способом, используя специальную бухгалтерскую программу, которая при определенном изменении настроек сможет формировать данные первичные документы автоматически.

Следует отметить, что оформление первичных документов, которые связаны с расчетами налогооблагаемой базы  по НДС  и сумм вычетов, является  важным участком первичного учета, от организации которого зависят стабильность и финансовая устойчивость предприятия. Так как наличие нарушений на данном участке учета влечет существенные налоговые санкции, и, следовательно, может подорвать финансовое положение ООО «Упаковка».

             Оформлением  документа, его принятием к учету не заканчивается документооборот. Важное место занимает и хранение имеющихся документов.

Для правильной организации хранения и уничтожения документов необходимо вести номенклатуру дел. Образец формы номенклатуры дел приведен в «Основных правилах работы архивов организаций» одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г. ( изм. Решение от 27.10.2003г.), но носит рекомендательный характер. Поэтому для данного предприятия была разработана форма номенклатуры дел для повышения уровня организации документооборота, представленная на рисунке 8.

              Рис.8. Номенклатура дел

Рис.8. Форма номенклатуры дел

         Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Бухгалтерии предприятия присвоен порядковый номер 01 и следующие порядковые номера бухгалтерским делам: 01-Отчетность, 02-Платежные документы, 03-Документы по личному составу, 04-Документы по товарным операциям, 05-Договора  и акты сверок, 06- Документы по учету основных средств.

         В графе примечание проставляются следующее: «дело заведено», «переходящее дело», « к уничтожению».

          Внедрение данного документа позволит организовать архивное дело на предприятии и, тем самым повысит уровень организации документооборота и сохранности документов в ООО «Упаковка».

3.3. Расчет экономического эффекта от автоматизации первичного          учета

Программные продукты, автоматизирующие учет на предприятии, можно разделить по степени охвата на три основные группы: "коробочный" продукт, программный комплекс и интегрированный программный комплекс.

К первой группе относятся стандартные программные продукты, не требующие затрат на внедрение, - они практически не адаптируемы к особенностям хозяйственной деятельности пользователя. Программный комплекс позволяет автоматизировать специфические объекты учета, а также предусматривает возможность настройки под нужды конкретного предприятия. Наконец, интегрированный программный комплекс обеспечивает автоматизацию всей деятельности предприятия, построение информационной модели, максимально приближенной к действительности. Стоимостные характеристики этих программных продуктов прямо пропорциональны их сложности и радиусу охвата учетных задач. При подборе программных продуктов следует в первую очередь руководствоваться принципом целесообразности.

На предприятии ООО «Упаковка» составление первичных документов автоматизировано с применением программы «1С:Бухгалтерия 7.7.».

Применение автоматизированной формы счетоводства обеспечивает: высокую точность учетных данных, оперативность ввода учетных данных многократное повышение производительности труда учетных работников , освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности, увязку всех видов учета и планирования, поскольку они использую одни и те же носители информации. Поэтому как следующим этапом автоматизации учетной работы является автоматизация пересылки данных документов, например, на таком важном участке учета, как операции по расчетному счету. Оформленные платежки главный бухгалтер или бухгалтер-кассир отвозят в банк лично, теряя при этом время, которое они могли бы потратить намного продуктивнее.

С развитием электронных каналов связи появилась возможность осуществлять обмен информацией между банками и организациями и безналичные расчеты с использованием системы «Клиент-Банк» [52]. Система «Клиент-Банк» позволяет электронным способом:

-передавать платежные документы;

-получать выписки в режиме реального времени или по результатам операционного дня;

-получать справочную информацию для осуществления безналичных расчетов;

-осуществлять экспорт/импорт информации об операциях движения денежных средств по расчетному счету в бухгалтерскую программу «1С:Бухгалтерия 7.7.»;

-обмениваться с оператором банка текстовыми сообщениями в случае возникновения вопросов.

По окончании ввода первичной информации экранная форма платежного документа сохраняется и импортируется по электронным каналам в банк. При передаче платежных документов используется система кодирования и электронной подписи, гарантирующая достоверность, конфиденциальность передаваемой информации, исключающая вмешательство третьих лиц в процесс расчетов при соблюдении мер безопасности организацией. По запросу организации банк передает электронным способом выписки банка.

Автоматизация учета операций, связанных с движением денежных средств на расчетный счет, позволит предприятию сократить бумажный документооборот и расходы на содержание бухгалтерской службы, увеличить скорость безналичных расчетов, исключить описки и другие неточности, сопровождающие ручной вариант заполнения первичных документов.  Таким образом, считаем целесообразным и эффективным внедрение системы «Клиент-Банк» на данном предприятии.

В ООО «Упаковка» имеется несколько компьютеризованных рабочих мест, но локальной сетью они не соединены, что вызывает сложности при получении данных об остатках товара на складе, об оплате товара и о задолженности по контрагентам. Поэтому для оперативности получения необходимых данных об имеющихся имуществе и обязательствах предприятия в режиме реального времени, также следует вести делопроизводство с передачей бухгалтерских документов по локальной сети. Организация общего информационного пространства предприятия средствами системы автоматизации подразумевает возможность работы по принципу «клиент-сервер». Следовательно, в системе программы «1С:Бухгалтерия» должны быть предусмотрены защита данных, разграничение и ранжирование доступа к документам с разных рабочих станций, централизованное управление электронным архивом.

Схема сетевой версии «1С:Бухгалтерия » в ООО «Упаковка» (приложение 12).

Данные работы могут быть осуществлены в специализированной организации установившей и сопровождающей бухгалтерскую программу, имеющуюся в ООО «Упаковка».

При осуществлении проекта по автоматизации документооборота его стоимость будет складываться из цены за программный продукт и его установку, а также стоимости обучения персонала.

Произведем расчет окупаемости затрат на внедрение локальной сети в системе бухгалтерского документооборота.

Затраты на внедрения локальной сети:  1.Цена сетевой версии «1С:Бухгалтерия» (включает стоимость установки) - 28000 руб. 2.Стоимость обучения персонала -2000 руб.

Итого: 30000 руб.

Эффект от внедрения локальной сети:

Выгрузку данных со своих компьютеров в центральную базу главного бухгалтера осуществляют бухгалтер-кассир, бухгалтер, 3 менеджера, заведующий складом каждые три дня, тратя на это в среднем 15 минут.

Оплата 1 человека-часа  работы менеджеров -57 руб., бухгалтеров - 64 руб. и заведующего складом - 86 руб.

Экономия затрат на оплату труда  при выгрузке базы данных из отделов в центральную базу составит:  10 раз * 12месяцев * 0,25 часа* (3 чел.*57руб. +2чел.*64 руб.+1чел.* 86руб.)=11550 руб.

Срок окупаемости проекта = 30000:11550= 2,6 года

Коэффициент окупаемости = 

Коэффициент окупаемости =11550:30000*100%=38,5%  в год.

Согласно полученным коэффициентам, внедрение сетевой версии «1С:Бухгалтерия» окупиться  через 2,6 года её работы на данном предприятии. Необходимо отметить, что  учитывать при его оценке  необходимо не только стоимостные показатели, но качественные улучшения в организации документооборота. В целом осуществление предлагаемых мероприятий и внедрение новых документов в учетную практику позволят повысить  оперативность работы персонала, сократить числа ошибок при оформлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета, усилить контроль за имуществом и обязательствами организации.

66

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ООО «Упаковка» является предприятием оптовой торговли, что обуславливает особенности ведения бухгалтерского учета в данной организации.  Основной особенностью является наличие значительного количества товарообменных операций, связанных с оптовой продажей упаковочных материалов. Следовательно, существенное количество первичных документов приходится на данный участок учета и на операции по расчетному счету. 

В соответствии с целью деятельности предприятия по извлечению прибыли и удовлетворении потребностей покупателей ООО «Упаковка» занимается постоянным улучшением обслуживания своих покупателей, расширением ассортиментной политики и поддержания, взаимовыгодных для партнеров уровня цен на товары.

Данное предприятие располагает складскими помещениями для хранения запасов товара и отдельным выставочным залом. Руководство текущей деятельностью предприятия осуществляется директором общества.  Состав подразделений данного предприятия является характерным для оптовых фирм и включает в себя следующие структурные подразделения: офис, выставочный зал и оптовый склад. Данные подразделения органично взаимодействуют между собой в процессе деятельности предприятия.

Финансово-экономическое положение ООО «Упаковка» согласно наиболее существенным экономическим показателям устойчивое и финансово независимое. Финансовые коэффициенты ликвидности в ООО «Упаковка» свидетельствуют о платежеспособности предприятия, то есть о возможности погасить все свои обязательства в установленный срок. Рентабельность основной деятельности и продажи товаров свидетельствует об эффективной работе и о наличие собственных источников для расширения объемов товарооборота фирмы. За исследуемы период с 2005г. по 2007г. имеется положительная динамика повышения величины выручки и прибыли от реализации товаров. Одновременно повышается и производительность труда работников предприятия.

Бухгалтерский учет в ООО «Упаковка» ведется в соответствии с разработанной учетной политикой организации на основании действующих нормативных документов. Требования к ведению бухгалтерского учета в организации соблюдаются. Введение учета автоматизировано с применением бухгалтерской программы  «1С:Бухгалтерия», с раздельным доступом пользователей. При оформлении хозяйственных операций в ООО «Упаковка применяются унифицированные формы первичных документов, утвержденные Постановлениями Госкомстата России.

При исследовании организации бухгалтерской работы на данном предприятии было выявлено отсутствие графика документооборота, инструкции  отдельных работников бухгалтерии, а также недочеты в учетной политике предприятия.             

В процессе более детального изучения первичных документов ООО «Упаковка» были выявлены также некоторые недостатки по их оформлению. Так среди накладных были обнаружены экземпляры с отсутствующими реквизитами, являющимися обязательными для заполнения.  Такие же ошибки в заполнение реквизита «норма амортизации» имеются и в некоторых актах приемки основных средств. Данные нарушения свидетельствуют о слабой постановке внутреннего контроля над оформлением данных первичных документов, что может служить основанием для не признания  затрат по статье «амортизация основных средств» при расчете налога на прибыль предприятия, а следовательно доначисления соответствующего налога и корректировки налоговой декларации по налогу на прибыль.

В процессе проверки счетов-фактур было выявлено принятие к учету документов от сторонних организаций без обязательных реквизитов, придающих документам юридическую силу. Вследствие, чего могли возникнуть налоговые санкции, наложенные на предприятие и главного бухгалтера. В силу выявленных нарушений ООО «Упаковка» предприняло все необходимые действия к замене счета-фактуры и не стало производить доначисление НДС,  уплату его в бюджет и сдачу уточненной декларации за 4 квартал 2006г. Выявленные недочеты в организации первичного  учета  и документооборота свидетельствуют о слабой регламентации обязанностей в проверке составленных и полученных первичных документов руководством предприятия. Об этом же свидетельствует отсутствие должностных инструкций у рядовых бухгалтеров ООО «Упаковка».