Документооборот в системе бухгалтерского учета

При каждом поступлении наличных денег в кассу ООО «Упаковка» бухгалтер-кассир оформляет приходный кассовый ордер (форма № КО-1).         В кассе ООО «Упаковка» могут храниться только деньги в сумме, не превышающей уста­новленный банком лимит в размере 30 тыс.руб. Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, главный бухгалтер ежегодно  подает в банк расчет лимита остатка денежных средств в кассе. Выдачу наличных денег из кассы ООО «Упаковка» фик­сируют в расходном кассовом ордере (форма № КО-2). Выдаются наличные деньги из кассы ООО «Упаковка» также и по платежным ве­домостям и расчетно-платежным ве­домостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.

                        При осуществлении безналичных расчетов в ООО «Упаковка» использу­ются следующие расчетные документы:  платежные поручения;  чеки. По чекам главный бухгалтер получает наличные денежные средства с расчетного счета на оплату труда персонала, на хозяйственные нужды и на выплату социальных пособий.

Платежными поручениями ООО «Упаковка» рассчитываются по взносам с органами страхования и социального обес­печения, по предварительной и последующей оплате счетов за то­варно-материальные ценности, выполненные работы и услуги. Платежный документ заполняется бухгалтером ООО «Упаковка» с применением компьютера и принтера в программе «1С:Бухгалтерия 7.7» шрифтом черного цвета. В 2007 году три раза при оплате налоговых платежей и за товар были произведены отказы в принятии платежных документов банком вследствие ошибочного заполнения реквизитов платежа или получателя. В основном это связано с неверным указанием кодов бюджетной классификации (КБК) по налогам, вида платежа (пени или налога) и отсутствием в наименовании платежа названия, номера и даты документа, являющегося основанием для перечисления денег (счет, счет-фактура, договор).

Согласно Учетной политики ООО «Упаковка», основные средства - это имущество, которое предназначено для использования в производствен­ных целях или для управления организацией, срок полезного использования, которого больше года; способно приносить экономические выгоды; имеет полную первоначальную стоимость 10000 руб. В перечень документов по учету основных средств применяемых  в ООО «Упаковка» входят: ОС-1 Акт (накладная) приемки-передачи основных средств;  ОС-4 Акт на списание основных средств;  ОС-6 Инвентарная карточка учета основных средств.

Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма №ОС-1) применяется бухгалтерией предприятия для зачисления в состав основных средств отдельных объектов. Так актом о приеме-передаче основных средств №4  от 28.09.2007г.  был введен в эксплуатацию стеллаж стоимостью 30 тысяч рублей от ООО «Полюс» (приложение 7). При проверке было выявлено, что в данном документе отсутствует указание на способ начисления амортизации и её норма. Следовательно, при проведении проверки обоснованности начисления амортизационных отчислений по данному основному средству, которые уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, у налоговой инспекции могли возникнуть вопросы. Способ амортизации, хотя и указан в учетной политики предприятия, но срок использования и норма амортизации не отражена. Сумма ежемесячной амортизации по данному стеллажу составляет 810,81 рублей. Так как согласно справочным данным программы «1С:Бухгалтерия» по этому основному средству  срок использования составляет 37 месяцев и норма ежемесячной амортизации 2,7 %.

По учету труда и его оплаты в ООО «Упаковка» применяются следующие унифицированные формы первичных документов:  №Т-1 «Приказ о приеме на работу»,  №Т-2 «Личная карточка», № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,  №-Т-53 «Платежная ведомость», № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда», № Т-8а «Приказ (распо­ряжение) о прекращении действия трудового договора с работником».

При поступлении на работу работник пишет заявление на имя руководителя ООО «Упаковка». На его основании составляется приказ о приеме на работу по форме №Т-1. Приказ составляется в одном экземпляре. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма №Т-2). Данные документы оформляются с применением «1С:Бухгалтерия».

ООО «Упаковка» получает товар от поставщиков по договорам купли-продажи, договорам поставки долгосрочного действия и по отдельным заявкам.              

Заведующий склада знакомится с условиями договора, которые касаются наименования товара, количества, качества, комплектности, сроков приемки, перечня технических и иных документов.

Так как чаще всего приемка товаров осуществляется на складе поставщика, то материально-ответственное лицо (старший менеджер, водитель) получает товар по доверенности. Доверенность подтверждает право на получение товара от имени покупателя. Материально-ответственное лицо вместе с доверенностью предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Доверенность оформляется по унифицированной форме №М-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а ( в редакции от 05.01.2004 №1).

Доверенность подписывают материально-ответственное лицо, руководитель и главный бухгалтер ООО «Упаковка». Они регистрируются в книге доверенностей, где бухгалтер проставляет: дату выдачи доверенности и ее порядковый номер; Ф.И.О. лица, получившего доверенность; срок действия доверенности; наименование поставщика, у которого материально-ответственное лицо должно получить товар. Отметим, что при сверке выданных доверенностей, сохраненных в базе программы «1С:Бухгалтерия» было обнаружено отсутствие регистрации доверенности №44 от 25.04.2007г. на получение полиэтиленовых пакетов объемом 3 литра от ООО «Контрольные пакеты» в книге регистрации, но факт оприходования данного товара в ООО «Упаковка» подтвержден накладной №245 от 25.04.2007г. После доставки полученного товара в ООО «Упаковка» материально-ответственное лицо предъявило в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер ООО «Упаковка» не сделала отметку в книге доверенностей о том, что она была выдана и по ней был получен товар, то есть не осуществил процедуру называемую "закрытием доверенности".

Если результатам приемки товара установлено соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на товаросопроводительные документы заведующий складом  ставит свою подпись и заверяет ее круглой печатью торговой организации. В случае несоответствия фактического наличия товаров данным документов или отклонения по качеству приемка товаров приостанавливается. Составляется акт о приемке товаров по унифицированной форме, а в сопроводительных документах делается отметка об актировании.

При проведении поверки накладных на отпуск товаров были выявлены недостатки по оформлению реквизитов получателя товара. Так в накладной  № 25 от 26.01.2007г. ООО «Политек» на сумму 5400рублей не был полностью указан адрес организации поставщика, кроме города Уфа отсутствовали наименование улицы и дома.  В товарной накладной № 132 от 05.02.2007г.  ЗАО «Техносервис» на сумму 3960 рублей не был указан расчетный счет поставщика (приложение 8).

В ООО «Упаковка»  применяется следующая схема первичного учета товаров. Заведующий складом ведет журнал учета движения товаров на складе (форма № ТОРГ-18). При этом бухгалтер присваивает каждому наименованию поступившего товара номенклатурный номер и открывает на каждый поступивший товар карточку количественно-стоимостного учета (форма №ТОРГ-28) (Приложение 9). Эта карточка передается заведующему склада, который отражает в карточке приход и расход товара. В конце месяца заведующий складом сдает бухгалтеру сопроводительный реестр сдачи документов (форма №ТОРГ-31), к которому прилагает приходные и расходные документы. Поступившие документы бухгалтер обрабатывает (делает по ним бухгалтерские проводки) и выводит товарный остаток на балансовом счете 41 «Товары», а также ежемесячно проводит сверку товарных остатков, которые числятся в карточках количественно-стоимостного учета, с товарным остатком в балансе.

В ООО «Упаковка» для оформления продажи товаров сторонней организации применяется накладная формы №ТОРГ-12 «Товарная накладная». Ее составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в  ООО «Упаковка» и является основанием для списания товаров с заведующего склада. Второй экземпляр передают покупателю. Для перевозки груза транспортной компанией оформляется товарно-транспортную накладную по форме №1-Т. Очень часто приходится оформлять обе эти накладные.

Оплата товара производится по безналичному расчету в виде предоплаты, по факту отгрузки товара и с отсрочкой платежа до 1 месяца. Требования к оплате товара изменяются  ООО «Упаковка» в зависимости от составленного договора с покупателем.

ООО «Упаковка» находится на общем налоговом режиме с обязательной уплатой налога на добавленную стоимость, единого социального налога, а также начисляет и уплачивает налог на доходы физических лиц. В связи с этим первичными документами по налоговому учету на данном предприятии являются: счет-фактуры, индивидуальные и сводная карточки учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, налоговая карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма №1-НДФЛ).

Для ведения налогового учета на предприятии выписывают наряду с документами, подтверждающими отгрузку товара (накладной) счет-фактуру, которая используется при расчете налога на добавленную стоимость. В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ [2].

Счет-фактуру в ООО «Упаковка» оформляют в двух экземплярах: первый передают покупателю, второй остается в бухгалтерии предприятия. Также при покупке у поставщиков товара ООО «Упаковка» получает от них счет-фактуру на приобретенный товар, если он является его плательщиком. В случае если поставщик выдал неправильно  оформленный счет-фактуру, ООО не сможет принять к вычету НДС по такому документу. Обычно в таких случаях главный бухгалтер настаивает на его переоформлении. Бухгалтер отвечающий за данный участок учета проверяет наличие в принятых и выданных счетах-фактурах следующие обязательные реквизиты, регламентированный Постановлением правительства РФ от 02.12.2000г. № 914 ( в редакции от 11.05.2006г. №283):

-порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;

-полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

-место нахождения продавца в соответствии с учредительными документами;

-идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца;

-полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами;

-полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

-реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетного документа или кассового чека (при расчете с помощью платежно-расчетных документов или кассовых чеков, к которым прилагается счет-фактура);

-полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами;

-место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами;

-идентификационный номер и код причины поставки на учет налогоплательщика-покупателя.

При проверка законности первичной учетной документации с точки зрения законодательства по бухгалтерскому учету выявила нарушение, связанное с принятием к учету документов от сторонних организаций без обязательных реквизитов, придающих документу юридическую силу. Так ООО «Упаковка» приобрело у ООО «Регент» и оплатило по платежному поручению № 254 от 20.10.2006г.  упаковочные товары на сумму 4000 руб. (в том числе НДС – 610,17 руб.). Поставщик выдал счет-фактуру №347 от 25.10.2006г., не указав свой адрес (Приложение 10).

Бухгалтер ООО «Упаковка» принял документы к учету. НДС по данным товарам принят к вычету за 4 квартал 2006г. В связи с этим НДС за 4 квартал 2006 г. был уменьшен на 610,17руб.

Но согласно пп.5, ст.169 Налогового кодекса РФ неправильно оформленная счет-фактура является основанием к отказу принятия НДС по приобретенным ТМЦ к вычету.

Вследствие этого по результатам налоговой проверки могли бы быть начислены следующие суммы:  НДС - 610,17руб.; пени по налогу; штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога. Кроме того, на главного бухгалтера может быть наложен административный штраф за нарушение правил ведения бухгалтерского учета  согласно пункта 1 статьи 120 «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения» Налогового кодекса РФ в размере 5000 руб.  В итоге по запросу главного бухгалтера на  предприятие ООО «Регент», счет-фактура была переоформлена и заменена.

Если  ошибка не была бы обнаружена, то бухгалтер должен был бы оформить соответствующую бухгалтерскую справку с исправительными записями и уточненную декларацию по данному налогу за 4 квартал 2006г. До подачи декларации в налоговую инспекцию ООО «Упаковка» необходимо было бы оплатить в бюджет соответствующую сумму налога.

В «1С:Бухгалтерия» бухгалтером-кассиром ведутся индивидуальные карточки по учету единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и форма №1-НДФЛ Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Программа автоматически формирует и заполняет данные карточки при начислении заработной платы с нарастающим итогом с начала года.

Согласно статье 12 Федерального закона от 21 ноября 1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ООО «Упаковка проводит инвентаризацию имущества и обязательств каждый раз в конце календарного года, и при смене материально-ответственных лиц или при выявлении фактов хищения или порчи имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записывается в ООО «Упаковка» в инвентаризационные описи: акт инвентаризации кассы (форма №ИНВ-15), инвентаризационная описи основных средств (форма №ИНВ-1), товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3). Инвентаризационные описи обычно распечатываются в «1С:Бухгалтерия 7.7».

Отметим, что помимо описанных первичных документов на предприятии встречается и применение неунифицированных их форм. При этом отсутствие утверждения их в учетной политике и её существенные недостатки позволяют сделать вывод, что организация первичного учета на предприятии в некоторых значительных моментах не выполняет современные требования нормативного регулирования и нуждается в работе по её улучшению.