Документооборот в системе бухгалтерского учета

Документы должны создаваться в соответствии с утвержденным приказом или распоряжением графиком документооборота организации. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (менеджеры по продажам, коммерческие агенты и др.).

График  по каждому документу содержит следующие разделы:

-наименование документа;

-порядок создания документа, включающий количество экземпляров, ответственных за выписку, оформление и исполнение документа и срок исполнения документа;

-порядок проверки документа с указанием ответственных за проверку, тех, кто представляет, порядок представления и срок представления;

-порядок обработки документа с указанием исполнителей и срока исполнения;

-порядок передачи документа в архив с указанием исполнителей и срока передачи.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и структурные подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Соблюдение исполнителями графика документооборота контролируется главным бухгалтером организации [3]. Главный бухгалтер организации также обеспечивает сохранность первичных учетных документов, оформление и передачу их в архив [30, с. 37]. Данные документы должны храниться до их передачи в архив организации в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентируются:

- в течение трех календарных лет деятельности налогоплательщика по налоговому законодательству;

- не менее пяти лет по требованиям бухгалтерского учета [19, с. 67].

Сроки и порядок хранения документов, их передача в соответствующие государственные архивы, а также условия уничтожения документов с истекшим сроком хранения определяются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. Решения Госналогслужбы России и Росархива от 27.06.1996 и Федеральной архивной службы России от 06.10.2000), если иное не утверждено в законодательном порядке.

Срок хранения документов по личному составу - 75 лет (с учетом возраста работника к моменту окончания дела). Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна определяться по формуле: 75 лет минус возраст человека к моменту окончания дела [19, с. 69].

1.3. Классификация первичных документов и документооборота

Существует понятие классификации бухгалтерских первичных документов это их группировка по определенным признакам с целью их изучения и правильного использования.

Первичные документы - это документы, которые составляются в момент совершения хозяйственных операций и являются первым свидетельством их совершения. Составление первичного документа является  начальным этапом учетной регистрации хозяйственных операций [47, c. 21].

Классификация первичных документов приведена на рисунке 3.

Рис.3. Классификации первичных документов

Распорядительные документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Такими документами являются приказы, распоряжения и т. п. Например, приказ на  назначение и выплату премий, на направление работника в командировку.

Оправдательные документы - это документы, удостоверяющие факт совершения хозяйственных операций. Оправдательные документы являются основанием для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся накладные, приемо-сдаточные акты и пр.

Комбинированные документы - это бухгалтерские документы, сочетающие в себе признаки нескольких видов документов. Например, расходные кассовые и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руководитель и главный бухгалтер разрешили выдачу денежных средств из кассы, либо главный бухгалтер разрешил внести денежные средства в кассу) и оправдательными (денежные средства получены из кассы либо внесены в кассу).

Документы учетного оформления составляются для подготовки и упрощения учетных записей. Это расчеты, бухгалтерские справки, и т. д. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений, инструктивных указаний и пр.

Разовые документы - это документы, отражающие одну или несколько хозяйственных операций и составляемые единовременно в один прием. Эти документы оформляются сразу после совершения хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию.

Накопительные документы - это бухгалтерские документы, которые составляются постепенно, в течение определенного периода времени, В этих документах отражаются однородные, часто повторяющиеся хозяйственные операции.

Внутренние документы - документы, составленные в данной организации.

Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и пр.).

         Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным, он не должен приниматься к учету.

В бухгалтерском учете различают две формы документов унифицированные и неунифицированные. Правительство Российской Федерации Постановлением от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, а также обязало Госкомстат России и Минфин России определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации. Указанный Порядок был утвержден Постановлением Госкомстата России и Минфина России от 29.05.1998, 18.06.1998 №57а/27н. Из числа ныне действующих унифицированных форм первичных документов утверждены формы, приведенные в таблице 1.                

                          Таблица 1

Альбомы унифицированных форм первичных учетных документов

В целом документы бухгалтерского учета, как видно из приведенного выше перечня, можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация. Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учете.

Документооборот в зависимости от места его подразделяется на внутренний и внешний. Сравнение объемов двух данных видов документооборота позволяет в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).

В зависимости от носителей информации документооборот делят на бумажный или электронный. В первом носитель информации бумажный документ, а во втором документообороте электронный документ и движение документа осуществляется с применением ЭВМ.

        Первичный бухгалтерский документ является основой бухгалтерского учета. Существенная роль первичного учета в финансово-хозяйственной деятельности определяет соответствующие требования к его составлению, проверке и хранению. Для обеспечения контроля над правильностью соблюдения данных требований существуют система четырех уровневого нормативного регулирования. С каждым годом повышается роль организации в обеспечении нормативного регулирования учетной работы, особенно она, возрастет после  введении в действие нового закона «Об официальном бухгалтерском учете», приближающим отечественный учет к зарубежным. 

          Классификация первичных документов позволяет облегчить и систематизировать изучение и использование первичных документов. Для установления и закрепления единых требований к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизации учета, исключения из оборота  устаревших и произвольных форм и  обеспечения рациональной организации учета применяется унификация форм первичной учетной документации.

Глава 2. Организация первичного учета и документооборота на ООО «Упаковка»

2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО     «Упаковка»

Общество с ограниченной ответственностью «Упаковка» является коммерческим предприятием, осуществляющим оптовую торговлю одноразовой посуды, фасовочных материалов, различных видов упаковок. Деятельность данного предприятия началась в 1999 году с момента оформления его как юридического лица в городе  Уфе.

Целью создания общества является удовлетворение общественных потребностей в его продукции, товарах и услугах и извлечение прибыли.

В соответствии с целью деятельности предприятия  ООО «Упаковка» занимается постоянным улучшением обслуживания своих покупателей, расширением ассортиментной политики и поддержания, взаимовыгодных для партнеров уровня цен на товары.

Данное предприятие располагает складскими помещениями для хранения запасов товара и выставочным залом по адресу: 450104 г. Уфа ул. Российская д. 41, где менеджеры предприятия заключают с покупателями договора на поставку товаров за наличный и безналичный расчет.

          Общество было создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и осуществляет свою деятельность на основе самофинансирования и самоокупаемости, в соответствии с уставом общества и  учредительным договором.

Высший орган управления представляют собой участники общества. Участниками общества с 1999г.  являются одно юридическое лицо и одно физическое лицо.  Компетенция участников общества отражена  в уставе предприятия и Федеральном законе «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Руководство текущей деятельностью предприятия осуществляется единоличным исполнительным органом- директором общества, которого выбирают участники общества на срок 5 лет. Среднесписочная численность работников организации в 2007г. составила 30 человек. На данном предприятии имеются следующие структурные подразделения: офис, выставочный зал и оптовый склад.

Организационная структура предприятия приведена на рисунке 4.

Рис. 4.  Организационная структура управления ООО «Упаковка»

В последние годы деятельность магазина направлена на расширение ассортимента и на увеличение объема продаваемого товара, так как это позволяет значительно увеличивать получаемую прибыль. Результативные показатели функционирования данного предприятия представлены в таблице 2.

Таблица 2

Экономические показатели деятельности ООО «Упаковка» за 2005-2007гг.