Документооборот в системе бухгалтерского учета

3

Содержание

Введение

Глава 1.Теоретические основы первичного учета и документооборота в системе бухгалтерского учета

1.1. Нормативно-правовое регулирование первичного учета

1.2. Первичный учет и система документооборота

1.3. Классификация первичных документов и документооборота

Глава 2. Организация первичного учета и документооборота на ООО «Упаковка»

2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО     «Упаковка»

2.2. Оценка состояния системы бухгалтерского учета на предприятии

2.3. Особенности организации первичного учета и документооборота

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию системы первичного учета в  ООО «Упаковка»

3.1. Мероприятия по улучшению работы с первичной документацией

3.2. Совершенствование организации документооборота в ООО «Упаковка»

3.3. Расчет экономического эффекта от автоматизации первичного учета

Заключение

Список использованной литературы             

Приложения

Введение

Составление первичных документов является важным этапом учетного процесса. Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах, который является письменным подтверждением на право совершения хозяйственных операций. На основе первичных учетных документов составляют сводные учетные документы. Следовательно, неправильное заполнение первичных документов может привести к ошибкам в отражения информации, содержащейся в этих документах на счетах бухгалтерского учета, и к искажению сведений, составляемой финансовой отчетности. Так как при проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление первичных документов или не оформление произведенных хозяйственных операций становятся, как правило, причиной разногласий с налоговыми органами. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о достоверности расчетов с бюджетом.

Важное значение первичных документов проявляется и в их использовании для проведения аудиторской проверки учетной работы на предприятии. Роль первичных документов также носит не оспоримый характер и в управлении предприятием, так как с их помощью осуществляется непосредственный контроль над расходованием средств и движением имущества организации. 

       Все это  обуславливает актуальность выбранной темы данной выпускной квалификационной работы.

Создание носителей первичной учетной информации является ответственным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообложения важны не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые документы, а также договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др. Поэтому каждый первичный документ, принимаемый к учету на предприятии, требует тщательной проверки.

В нашей стране установлена система стандартов, в которых определены  назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми  едиными требованиями, утвержденными в нормативных актах при  составлении первичных документов необходимо учитывать определенные правила по оформлению, а также требования, которые должны быть соблюдены для обеспечения юридической  силы документов. Документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке.

Создание носителей первичной учетной информации (документов)  являются трудоемким процессом, на который затрачивается более половины рабочего времени. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ, путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Целью настоящей выпускной работы является изложение теоретических и практических вопросов ведения первичного учета и документооборота на примере конкретного предприятия, а также разработка мероприятий по его совершенствованию.

Для достижения поставленной цели в работе предстоит решить следующие основные задачи:

- рассмотрение основных понятий первичных учетных документов и документооборота;

- исследование нормативного регулирования первичного учета;

- изучение особенностей организации первичного учёта и документооборота на конкретном предприятии;

- формулирование рекомендаций по совершенствованию первичного учета и документооборота.

Предметом исследования данной работы являются первичные документы и документооборот.

Выпускная квалификационная работа выполнена на материалах предприятия оптовой торговли ООО Упаковка за 2005-2007гг. В качестве источников данных были использованы учредительные и распорядительные, первичные документы, бухгалтерские сводные регистры и отчетность за 2005-2007гг.

Теоретической и методической базой для написания работы послужили нормативно-правовые документы, периодические издания, освещающие исследуемую тему и научные работы ведущих специалистов по  бухгалтерскому учету.

Глава 1.Теоретические основы первичного учета и документооборота в системе бухгалтерского учета

1.1. Нормативно-правовое регулирование первичного учета

Первичный учет представляет собой научно-обоснованную систему наблюдения, сбора, регистрации и накопления первичных хозяйственных фактов финансово-хозяйственной деятельности организаций в виде первичных бухгалтерских документов [25, с. 70].

  Слово «документ» происходит от латинского documentum – доказательство. Под термином «документ» следует понимать письменное доказательство, свидетельство [19, с. 55].

Согласно ГОСТ 51141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации.    

Документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке [19,  с. 55].

Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом.

В соответствии с ГОСТ 51141-98 документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [9, с. 61].

Для осуществления контроля качества документов, подтверждающих движение имущества и обязательств организаций всех форм собственности и единообразия  в оформлении производимых ими хозяйственных операций, в нашей стране используется система четырех уровневого нормативного регулирования.

Первый уровень нормативных документов включает в себя законы и иные законодательные акты (указы Президента, постановления Правительства), регулирующие прямо или косвенно постановку первичного учета в организации. Так единые правовые и методологические основы ведения первичного учета в организациях установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 №129-ФЗ (в ред. от 30.06.2003) [3], Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных документах», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 №34н, Налоговым кодексом Российской Федерации (Федеральный закон от 31.07.1998г. №146-ФЗ. Ч.1., Федеральный закон от 05.08.2000г. №118-ФЗ. Ч.2.) и другими законодательными и нормативными актами. Документы данного уровня устанавливают единые правовые и методические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации [25, с. 62]. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц [26, с. 15].

Также законом регламентируются следующие положения: перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, момент оформления документа, исправление документов, выбор бумажного или машинного носителя информации.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации [3].

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Правительство Российской Федерации Постановлением от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Указанный Порядок был утвержден Постановлением Госкомстата России и Минфина России от 29.05.1998, 18.06.1998 №57а/27н. В соответствии с этим Порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются   к   учету,   если  они  составлены  по  унифицированным формам [19, с. 56].

С 1 января 2003 г. были введены в действие поправки в ст.4 Федерального закона "О бухгалтерском учете", которыми предусматривалось освобождение организаций, перешедших на упрощенную систему налогообложения, от обязанности ведения бухгалтерского учета, за исключением ведения учета основных средств и нематериальных активов. В эту статью были включены нормы о том, что "организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном гл.26.2 Кодекса". То есть таким организациям было предоставлено право, самим принимать решение о том, будут они или нет вести бухгалтерский учет и первичный учет в частности в порядке, установленном законодательством о бухгалтерском учете. Естественно, что в случае принятия решения об отказе от ведения бухгалтерского учета ответственность, предусмотренная Кодексом, равно как и иными законодательными актами, за нарушение установленного порядка ведения бухгалтерского учета по отношению к таким налогоплательщикам применяться не будет [3].

В 2007 году Минфин обнародовал проект закона "Об официальном бухгалтерском учете", который должен прийти на смену Закону от 21.11.1996 (в ред. от 30.06.2003) № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», и ряд других нормативных актов. Хотя ныне действующий Закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и был принят вслед за Гражданским кодексом, с момента его вступления в силу прошло почти 11 лет. За это время российская экономика изменилась коренным образом. Относительно первичного учета проект закона возлагает на руководителя экономического субъекта обязанность по утверждению форм первичных учетных документов. Утверждение осуществляется по представлению лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.