Документооборот в системе бухгалтерского учета

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию системы первичного учета в  ООО «Упаковка»

3.1. Мероприятия по улучшению работы с первичной документацией

ООО «Упаковка» является торговым предприятием с широким ассортиментом и наличием многочисленного количества постоянных покупателей, что во многом обуславливает большой объем первичного документооборота.

Выявленные нарушения по ведению и контролю первичного учета позволили сформулировать следующие рекомендации, направленные на  улучшение его качества и обеспечения своевременности и оперативности бухгалтерской информации.

1.                 Утвердить график документооборота в составе учетной политике и оформить как приложение к учетной политике (таблица 5).

Согласно Положению о документах и документообороте [ 9, с. 5], график документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями. Предлагаемый для ООО «Упаковка» график документооборота разработан на основании с использованием всех организационно методико-нормативных актов, регламентирующих документооборот в российском бухгалтерском учете.  Он определяет последовательность выполняемых учетных работ, сроки выполнения, перечень конкретных исполнителей. Он позволяет устранить дублирование, определить точки пересечения взаимоконтролирующих показателей, равномерно распределять занятость работников учета в учетном процессе.  График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса.  

Таблица 5

        График документооборота ООО «Упаковка»

Администрация вправе предусмотреть в положении о премировании или ином внутреннем документе такой вид наказания, как снижение или даже лишение премии для работников, не соблюдающих график документооборота. Сотрудники будут при этом более внимательны и реже станут забывать взять счет-фактуру у поставщика и вовремя передадут документы в бухгалтерию. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота должен осуществлять главный бухгалтер.

Для большей эффективности график документооборота необходимо  увязать с должностными инструкциями сотрудников. Совместно с учетной политикой утвердить должностные инструкции по основному персоналу предприятия, с подробной регламентацией обязанностей по заполнению, хранению и передаче в бухгалтерию первичных документов. Исполнителям выдаются выписки из графика.

Согласно предлагаемому для внедрения в учетную практику графика документооборота равномерно распределены обязанности по созданию и обработке внутренних и внешних документов. Почти все наиболее значимые участки учета, связанные с наличным и безналичным денежным оборотом контролирует главный бухгалтер. Операции, связанные с получением товара и его отпуском носят в ООО «Упаковка» массовый характер, поэтому для высвобождения времени для более продуктивного труда, главного бухгалтера и руководителя предприятия, предлагаем утвердить перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов по реализации товаров.

2. Утвердить перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов в ООО «Упаковка», приведенный в таблице 6.

Перечень лиц, которые уполномочены руководителем предприятия на право подписи первичных документов, является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля.  Проверить правомерность осуществления какой-либо хозяйственной операции и ответственное за это лицо можно, лишь определив их состав. Если документ подписан ненадлежащим лицом (то есть лицом, не указанным в перечне или лицом, которое в силу закона не имеет права подписи), действительность такого документа является спорной.

Таблица 6

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи

первичных учетных документов в ООО «Упаковка»

Данный перечень также позволяет высвободить  руководящих работников от работы по ежедневному подписанию большого количества однотипных документов, что позволит улучшить качество занятости как руководящих, так и рядовых работников предприятия. Данный документ также снимет ряд вопросы, которые могут возникнуть при проведении аудиторской и налоговой проверке. Так, например, в период отсутствия генерального директора счет-фактуру, выдаваемую покупателю на отгруженный товар сможет подписать старший менеджер предприятия, чем ускорит обработку данного документа и освободит время директора для другой работы более значительной для деятельности фирмы. 

3.2. Совершенствование организации документооборота в ООО «Упаковка»

Для оптимальной организации работы с постоянными контрагентами при реализации товаров в ООО «Упаковка» можно предложить проведение мероприятий по сокращению соответствующего документооборота.

Согласно Письма Минфина РФ от 18 июля 2005 г. №03-04-11/166 ООО «Упаковка»  при продаже товаров может выставлять счета-фактуры не на каждую отгрузку, а один раз в месяц не позднее 5-го числа месяца, следующего за тем, в течение которого были отгружены товары (п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ,Письмо МНС России от 21 мая 2001 г. №ВГ-6-03/404). Но в связи с тем, что покупатель сможет принять НДС к вычету только в том месяце в котором ООО «Упаковка» выставит счет-фактуру, предприятию можно рекомендовать  счета-фактуры выставлять  не в начале следующего месяца, а в последний день текущего месяца. В этом случае покупатель сможет принять НДС к вычету на месяц раньше, а, следовательно, уплатит данный налог с учетом вычетов. При этом также сократиться объем бумажной работы и время затраченное на оформление счетов-фактур. При этом выписывать общую накладную на товары, отгруженные по одному договору, хотя и разрешено ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ и п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, но для данного предприятия является невозможным. Так как накладная нужна не только для того, чтобы главный бухгалтер признал в учете выручку, а покупатель - списал расходы. Она подтверждает количество отгруженных и принятых товаров. В накладной покупатель указывает, что принял товары, ответственный сотрудник ставит подпись и печать. А ООО «Упаковка» подтверждает, что отпустило товары. Таким образом, накладная удостоверяет, что ООО «Упаковка» исполнило обязанность по отгрузке товаров, а покупатель этот товар принял. Поэтому накладную следует оформлять на каждую отгрузку. Иначе у участников договора могут возникнуть разногласия. Товарно-транспортную накладную нужно также  оформлять на каждую отгрузку. Ведь указанный документ является основанием для приемки груза покупателем и списания товара у продавца.

Необходимо также упростить процесс визирования первичных документов. Так, на накладных обязан проставлять свою подпись главный бухгалтер и заведующий склада, который уполномочен разрешать отгрузку и непосредственно осуществляющий отпуск товаров. А на счете-фактуре должен расписаться не только главбух, но и руководитель ООО «Упаковка».  Упростить процесс подписания документов возможно следующими способами.

Руководитель может выписать доверенность или издать приказ на главбуха, начальника отдела продаж или старшего менеджера, которые будут подписывать накладные, счет-фактуры вместо него и главного бухгалтера. Основанием является Федеральный закон №129-ФЗ и ст. 169 Налогового кодекса РФ.

Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. №132 утверждены формы первичных документов, которые должен оформлять покупатель, принимая товар от продавца.

На практике ООО «Упаковка» получает товар на основании доверенности по форме №М-2. Это происходит в том случае, если приемка ценностей происходит у поставщика. Доверенность подтверждает, что работник ООО «Упаковка» уполномочен получить товары.

Кроме того, этот документ нужен из-за того, что сотрудник, который едет к продавцу, как правило, не берет с собой печать фирмы. Поэтому ООО «Упаковка» ставит печать на доверенности. А работник фирмы расписывается на накладных и оставляет доверенность с печатью поставщику. И хотя печать данного предприятия не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ), участники сделки обычно предпочитают, чтобы она была проставлена на документах. Однако ООО «Упаковка», которое приобретает большое число партий товаров у одного продавца, неудобно выписывать доверенность каждый раз. Так, например, у поставщика ООО «Регент» только за сентябрь месяц 2007г. было получено товара 15 раз и каждый раз выписывалась новая доверенность на старшего менеджера.  В этом случае процедуру оформления доверенностей можно упростить. Для этого ООО «Упаковка» вправе оформить одну доверенность на месяц. Такая доверенность оформляется по форме №М-2а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а. Доверенность по указанной форме вправе применять именно те фирмы, которые часто покупают товары.

В доверенности надо написать, какому работнику, когда и на какой срок выдан документ. Также на доверенности должны проставить печать фирмы и подпись руководителя или иного уполномоченного лица (ст. 185 Гражданского кодекса РФ). А вот указывать, какие именно товары уполномочен получить сотрудник, не нужно. Этот вывод подтверждает судебная практика (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21 января 2004 г. №Ф04/353-1379/А70-2003) По мнению судей, количество полученных товаров подтверждают первичные документы и счета-фактуры.

Доверенность, оформленная на длительный срок, должна находиться у поставщика. А работник ООО «Упаковка» при приемке товара будет лишь расписываться на накладных.

С 1 января 2007 года согласно норме п. 4 ст. 168 НК РФ, введенной Федеральным законом от 22.07.2005 N 119-ФЗ и Письму Минфин России от 24.05.2007 № 03-07-11/139 установлено, что сумма НДС, предъявляемая налогоплательщиком покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, уплачивается покупателем налогоплательщику отдельным платежным поручением при осуществлении безденежных форм расчетов за реализуемые товары (работы, услуги), в том числе при проведении зачетов взаимных требований. После завершения товарообменной операции стороны должны составить акт взаимозачета, чтобы констатировать, что высказанное намерение реализовано. Применение данного положения вызывает немало вопросов, в особенности при проведении организациями взаимозачета. Если суммы задолженностей организаций, проводящих взаимозачет, не равны, то зачет можно оформить только на меньшую из них и перечислить поставщику ту сумму налога, которая приходится на безденежную форму расчетов. Если стороны планируют проведение зачета взаимных требований при заключении договора,  то данная ситуация не вызывает вопросов. Однако на практике часто бывает так, что изначально сделка заключается на условиях последующей оплаты покупателем товаров (работ, услуг) денежными средствами, а позднее сторонами принимается решение о проведении взаимозачета.

В ООО «Упаковка» периодически имеют место товарообменные операции с контрагентами, так они были в 2006, 2005 годах, а также имеется потенциальная возможность их осуществления в 2008 году. Форма акта сверки взаиморасчетов не является унифицированным первичным документом, поэтому организации должны их разрабатывать самостоятельно и утверждать в учетной политике. Его форма также должна отвечать требованиям к первичным документам, предъявляемым ст. 9 Федерально закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ. Следует отметить, что во избежание споров с инспекцией сумму налога, которую у себя в учете участник поставил на вычет, в акте лучше выделить отдельной строкой, так как судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Подписанные акты или их нотариально заверенные копии нужно хранить в журнале учета полученных счетов-фактур. Именно этого требует п.5 обновленных Правил. Поэтому есть необходимость  разработать новую форму акта взаимозачета для  ООО «Упаковка» с учетом новых требований Налогового Кодекса РФ.

Предлагаемая для внедрения форма акта сверки взаиморасчетов представлена ниже на рисунке 7.

Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами составляются в двух экземплярах, один из которых регистрируют в специальном журнале и хранят для контроля своевременности и полноты возврата задолженности. Второй экземпляр отправляется контрагенту для согласования.