Документооборот в системе бухгалтерского учета

В настоящий момент формы первичных учетных документов содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, которые в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 29.05.1998 №57а и Минфина России от 18.06.1998 №27н подлежат введению во всех организациях, осуществляющих деятельность на территории нашей страны. Поэтому сейчас экономический субъект вправе утверждать лишь формы тех первичных учетных документов, которые отсутствуют в альбомах унифицированных форм. Принятие нового закона предполагает отказ от применения унифицированных форм. Каждый экономический субъект будет вправе утверждать формы первичных учетных документов, необходимых для ведения бухгалтерского учета в этом конкретном экономическом субъекте. Непременным условием утверждения и дальнейшего использования таких форм является наличие обязательных реквизитов, перечень которых в целом соответствует содержащимся в п. 2 ст. 9 действующего Закона «О бухгалтерском учете». Еще один момент, на который хотелось бы обратить внимание, заключается в следующем. В п. 8 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» в случае изъятия первичных учетных документов органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел главный бухгалтер вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, снять с документов копии с указанием даты и основания изъятия.

Таким образом, для снятия копии фактически требуется наличие двух субъективных обстоятельств - желания самого главного бухгалтера и разрешения представителя органа, проводящего изъятие. В случае если главный бухгалтер не счел необходимым сделать копии изымаемых документов или представитель органа, проводящего изъятие, не разрешил сделать это, организация оказывается в положении, когда у нее отсутствуют копии документов, на основании которых может быть вынесено решение о признании ее виновной в совершении какого-либо экономического преступления.

Дабы избежать подобной ситуации и защитить экономический субъект, разработчики проекта внесли в него положение, согласно которому в случае изъятия первичных учетных документов экономический субъект должен в присутствии представителя органа, проводящего изъятие, изготовить копии таких документов. Изготовление копий изымаемых документов становится не правом, а обязанностью экономического субъекта, выполнение которой проконтролирует и представитель органа, проводящего изъятие.

Хотя в проекте и не указано должностное лицо, ответственное за снятие копии изымаемого документа, думается, что таковым будет являться лицо, на которое возложена обязанность по ведению бухгалтерского учета. Это может быть и главный бухгалтер, и представитель лица, осуществляющего ведение бухгалтерского учета на основании договора, и сам руководитель экономического субъекта.

Немаловажную роль в появлении данного законопроекта стало то, что  Россия, желая войти в качестве равноправного участника в мировое экономическое сообщество, осуществляет постепенный переход к ведению бухгалтерской и финансовой отчетности в соответствии с международными стандартами (МСФО, US GAAP). Все это нашло свое отражение в проекте закона «Об официальном бухгалтерском учете» [ 36, с. 19].

Второй уровень системы нормативного регулирования формируют положения (стандарты) по бухгалтерскому учету. В этих документах обобщены принципы и базовые правила бухгалтерского учета, изложены основные понятия, относящиеся к отдельным участкам учета, возможные бухгалтерские приемы без раскрытия конкретного механизма применения их к определенному виду деятельности. Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ) устанавливают порядок учета и оценки определенного объекта или совокупности объектов. ПБУ конкретизируют Закон о бухгалтерском учете [27, с. 25].  В настоящее время разработаны и утверждены следующие ПБУ, регламентирующие ведение первичного учета:

1) 1/98 «Учетная политика организации» (Приказ Минфина России от 9 декабря 1998 г. №60н ( ред. 30.12.1999 №107н)). В данном положении регламентируется необходимость создания и утверждения в учетной политике предприятия графика документооборота, неунифицированных документов бухгалтерского учета применяемых на конкретном предприятии .

2) 2/94 «Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство» (Приказ Минфина России от 20 декабря 1994 г. №167). Положение регламентирует основные аспекты договоров на капитальное строительство, обеспечивающие их правомерное принятие  к учету.

3) 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (Приказ Минфина России от 9 июня 2001 г. №44н). Документ определяет порядок первичного учета материально-производственных запасов на предприятиях, их оценку, способы списания и другое.

4) 6/01 «Учет основных средств» (Приказ Минфина России от 30 марта 2001г. №26н). Данное положение регламентирует отражение движения и оценки стоимости основных средств в первичных документах.

5) 14/2000 «Учет нематериальных активов» (Приказ Минфина России от 16 октября 2000 г. №91н). Определяет основные вопросы оформления  движения и оценки нематериальных активов в первичном учете и другие.

Третий уровень, включающий Методические рекомендации и указания Минфина России конкретизирует статьи законов и отдельные Положения по бухгалтерскому учету, а также постановления Госкомстата России. К таким методическим рекомендациям, например, относятся: Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (Приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. №49), которые регламентирует документальное оформление подготовки, проведения и отражения результатов инвентаризации имущества и обязательств предприятий [18, с. 55]. Документы данного уровня определяют схему регистрации и группировки объектов наблюдения в первичных документах, регулируют методы оценки имущества, и отражения их в первичном учете.

Четвертый уровень в системе регулирования занимают рабочие документы организации, формирующие ее учетную политику в методическом, техническом и организационном аспектах.  Учетная политика организации является основным внутренним нормативным документом, устанавливающим правовые основы функционирования учетно-аналитической системы. Помимо учетной политики коммерческая организация должна разработать нормативную базу по первичному учету, в которой следует отразить, в частности:

- организационно-правовые основы и технологию документооборота;

- формы первичной учетной документации;

- список лиц, имеющих право подписи первичных учетных регистров;

- организацию архивирования бухгалтерских документов [42, с. 21].

В действующем законодательстве Российской Федерации отсутствует прямое указание относительно того, какие формы первичных и сводных учетных документов организации необходимо иметь на бумажном носителе, если в данной организации бухгалтерский учет ведется с применением компьютерных бухгалтерских программ.

Из анализа нормативных документов в области бухгалтерского учета и отчетности следует, что предприятия, учреждения и организации самостоятельно формируют учетную политику исходя из своей организационно - правовой структуры, отрасли и другой специфики деятельности, руководствуясь действующим законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, а также нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет.

Формы первичных учетных документов, применяемых на предприятии, но не содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном Постановлениями Госкомстата России, утверждаются руководителем организации.

Разработанные организацией внутренние формы первичной документации также должны быть в обязательной форме зафиксированы в ее учетной политике по бухгалтерскому учету. Обычно для этого составляется альбом неунифицированных форм, который утверждается в составе учетной политики в качестве ее приложения [25, с. 87].

Учетная политика, принятая организацией, утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета. Организация должна документально оформлять все хозяйственные операции, однако она сама решает, какие документы следует оформлять в бумажном виде и какие - на магнитном носителе.

1.2. Первичный учет и система документооборота

Бухгалтерский учет - это система сбора и обобщения информации об имуществе организаций и ее обязательствах. Основа бухгалтерского учета - первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть оформлены оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. Первичный документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив [20, с. 140].

Схема документооборота в бухгалтерском учете приведена на рисунке 1.

Рис.1. Схема документооборота бухгалтерских документов

Организация документооборота подразумевает:

- разработку первичных форм документов в случаях когда нет аналогичных унифицированных форм;

- доработку унифицированных форм;

- разработку учетных регистров и форм внутренней отчетности;

- создание графика документооборота;

- определение механизма принятия документов к учету;

- выбор системы обработки документов;

- порядок хранения и уничтожения документов [19, с. 61].

Первичный учет следует рассматривать с позиции ручной формы бухгалтерского учета и с позиции автоматизированной формы бухгалтерского учета. В первом случае первичный учет представляет научно-обоснованную систему наблюдения, сбора, регистрации и накопления первичных хозяйственных фактов финансово-хозяйственной деятельности организаций. В условиях компьютерной обработки данных (автоматизированная форма учета) первичный учет - это научно-обоснованная система наблюдения, сбора, регистрации, накопления и первоначальной обработки посредством прикладных компьютерных программ первичных хозяйственных фактов финансово-хозяйственной деятельности организаций [27, c. 11].

   Схематично первичный учет представлен на рисунке 2 .

Рис.2. Схема первичного учета

Первичные бухгалтерские документы являются письменным свидетельством совершения хозяйственной операции или дают право на ее совершение [24, с. 175]. Поэтому документирование хозяйственных операций - это первичная регистрация (подтверждение) каждой хозяйственной операции правильно оформленным первичным документом, имеющим юридическую силу, в местах и в момент ее совершения, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Соответственно и первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Общие требования к оформлению документов установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» [3] и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (с изменениями и дополнениями).

Согласно этим нормативным актам первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие альбомы разрабатывает Госкомстат России. В настоящее время утверждены формы для большинства хозяйственных операций, например, при продаже товара оформляются товарная накладная и счет-фактура, при покупке материалов - приходный ордер и т.д (Приложение 11)  [10, 11, 12, 13].

Документы, форма которых законодательно не утверждена, организации разрабатывают самостоятельно. Но согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [3] эти документы должны содержать следующие обязательные реквизиты. [26, с. 11].

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают руководитель организации, главный бухгалтер или лица, уполномоченные на то приказом руководителя организации.

Ответственность за своевременное и надлежащее оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы [3].

Поэтому для ведения первичного учета в организации следует определить круг лиц, имеющих право на составление первичных документов. Для этих целей используются должностные инструкции и сложившаяся технология обработки документации в бухгалтерии организации. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Юридическая сила документа зависит и от того, насколько его разработчиками соблюдены требования как в целом к форме данного документа, так и к другим отдельным элементам (реквизитам) этого документа.

Кроме того, документы, оформленные с отступлением от требований закона «О бухгалтерском учете», теряют свою юридическую значимость [29, c. 121].

Первичные и сводные учетные документы могут составляться:

- на бумажных носителях информации;

- на магнитных носителях информации.

Практика показывает, что для облегчения и оперативности ведения бухгалтерского учета подавляющее большинство организаций применяет компьютерные бухгалтерские программы и составляет учетные документы на магнитных носителях информации [40, c. 22].