Документооборот в системе бухгалтерского учета

Следует отметить необходимость активизации работы в данном направлении главного бухгалтера, который совместно с директором несет прямую ответственность за формирование учетной политики предприятия и других распорядительных документов, регламентирующих документооборот в ООО «Упаковка».

В результате анализа состояния первичного учета и документооборота в ООО «Упаковка» были предложены следующие рекомендации, направленные на  улучшение его качества и обеспечения своевременности и оперативности бухгалтерской информации.

Применять в работе предприятия график документооборота, утвержденный совместно с его учетной политикой. Он позволяет устранить в учетном процессе повторений, определить точки пересечения взаимоконтролирующих показателей, равномерно распределять должностные обязанности между работниками.  График также необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Соблюдение исполнителями графика документооборота должен контролировать главный бухгалтер предприятия.

Для большей эффективности график документооборота необходимо  увязать с должностными инструкциями сотрудников. Совместно с учетной политикой утвердить должностные инструкции по основному персоналу предприятия, с подробной регламентацией обязанностей по заполнению, хранению и передаче в бухгалтерию первичных документов.

Начать утвержденный перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов в ООО «Упаковка», который будет являться неотъемлемой частью системы внутреннего контроля.  Так как проверить правомерность осуществления какой-либо хозяйственной операции и ответственное за это лицо можно, лишь определив их состав. Он также позволяет высвободить  руководящих работников от работы по ежедневному подписанию большого количества однотипных документов, что позволит улучшить качество занятости как руководящих, так и рядовых работников предприятия.   

Для оптимальной организации работы с постоянными контрагентами при реализации товаров в ООО «Упаковка» в качестве направления по сокращению соответствующего документооборота   рекомендую выставлять счета-фактуры не на каждую отгрузку, а один раз в месяц не позднее последнего дня текущего месяца. В этом случае покупатель сможет принять НДС к вычету на месяц раньше, а, следовательно, уплатит данный налог с учетом вычетов. При этом также сократится объем бумажной работы и время, затраченное на оформление счетов-фактур. Но выписывать аналогичным способом одну накладную на товары, отгруженные за один месяц по одному договору, для данного предприятия является невозможным, так как накладная нужна не только для того, чтобы признать в учете выручку от продажи, но и для подтверждения количества отгруженных товаров. Поэтому накладную следует оформлять на каждую отгрузку.  Данный документ является основанием для приемки груза покупателем и списания товара у продавца.

При получении грузов у постоянного поставщика в ООО «Упаковка» возможно, применяться  доверенность по форме №М-2а.

Данная доверенность, оформленная на длительный срок, должна находиться у поставщика, а работник ООО «Упаковка» при приемке товара будет лишь расписываться на накладных. Её применение сократит документооборот предприятия и облегчит получение товаров от постоянных поставщиков.

В связи с тем, что на предприятии имеет место взаимозачет требований между ООО «Упаковка» и контрагентами при товарообменных операциях, считаем необходимым, с учетом произошедших изменений в нормативных документах, регламентирующих определение вычета по налогу на добавленную стоимость, внедрить в учетную практику форму акта сверки взаиморасчетов.  Форма данного документа утверждается в учетной политике предприятия. Он позволит осуществить правильное оформление в первичном учете взаиморасчета между предприятиями, контролировать суммы налогов на добавленную стоимость, подлежащие к возмещению и избежать спорных моментов при налоговой проверке. Так как оформление первичных документов, которые связаны с расчетами налогов, является  важным и неотъемлемым участком учета, и от его организации зависит финансовая устойчивость на современном предприятии. Наличие нарушений налогового законодательства влечет существенные налоговые штрафы и пени.

Для организации архивного дела в документооборот бухгалтерии предприятия предлагается внедрить номенклатуру дел, с полным отражением состояния и структуры хранящихся там бухгалтерских документов. Это должно повысить сохранность документов и  уровень первичного учета.

С развитием электронных каналов связи появилась возможность осуществлять обмен информацией между банками и организациями и безналичные расчеты с использованием системы «Клиент-Банк».  Проект по внедрению в учетную работу системы «Клиент-Банк» позволит:

- сократить непроизводительные затраты времени сотрудников бухгалтерии,

- повысить исполнительную дисциплину и ответственность работников бухгалтерии,

- уменьшить работы и повысить качество выполняемых учетных работ.

В ООО «Упаковка» имеется несколько отдельных компьютеризованных рабочих мест, не соединенных локальной сетью, что вызывает сложности при получении некоторых оперативных бухгалтерских данных. Следовательно, для улучшения положения следует внедрить делопроизводство с передачей бухгалтерских документов по локальной сети. При этом в программе «1С:Бухгалтерия» должны быть предусмотрены защита данных, разграничение и ранжирование доступа к документам с разных рабочих станций, централизованное управление электронным архивом.

Второй проект, предложенный в рамках совершенствования первичного учета на данном предприятии, по внедрению сетевой версии «1С:Бухгалтерия», соединяющей отделы предприятия, согласно полученным коэффициентам, окупиться  через 2,6 года. При его внедрении в бухгалтерской работе в ООО «Упаковка»  существенно возрастет оперативность работы учетного персонала, повысится качество оформления первичных документов и контроль за имуществом и обязательствами организации.

В целом организация первичного учета и документооборота на данном предприятии нуждается в существенных изменениях, для снижения риска искажения в финансовых документах и привлечения руководства к административной и финансовой ответственности.

Все предложения по совершенствованию первичного учета и документооборота в ООО «Упаковка», изложенные в данной работе рассмотрены администрацией организации, обсуждены с её специалистами и приняты ими к сведению для дальнейшего внедрения в учетную практику.

Список использованной литературы

1.Гражданский кодекс Российской Федерации- М.: Информ, 2000. - 547 с.

2.Налоговый кодекс Российской Федерации. – М.: Издательство Эксмо, 2005. - 480с.

3.Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996г.  №129-ФЗ (в ред. 03.11.2006г.)//Справочная правовая система «Консультант Плюс»

4.Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»  от 22 мая 2003 № 54-ФЗ//Справочная правовая система «Консультант Плюс»

5.План счетов бухгалтерского учета финансово-экономической деятельности организации, утвержденный приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. №94н. (в ред. Приказа Минфина РФ от 07.05.2003г. №38) //Справочная правовая система «Консультант Плюс»

6.Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организаций»,утв. Приказом Министерства финансов РФ от 09.12.1998 г. № 60н.//Справочная правовая система «Консультант Плюс»

7.Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств»,утв. Приказом Министерства финансов РФ от 30.03.2001 г. N 26н.//Справочная правовая система «Консультант Плюс»

8.Письмо Минфина России «Об утверждении форм документов строгой отчетности» от 20.04.1995 № 16-00-30-35.//Справочная правовая система «Консультант Плюс»

9.Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 г. №105 //Справочная правовая система «Консультант Плюс»

10.Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» //Справочная правовая система «Консультант Плюс»

11.Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003г. №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» //Справочная правовая система «Консультант Плюс»

12.Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» //Справочная правовая система «Консультант Плюс»

13. Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в редакции с изменений и дополнений). «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»//Справочная правовая система «Консультант Плюс»

14. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты ». //Справочная правовая система «Консультант Плюс»

15.Порядок ведения кассовых операций в Российской федерации – Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993г ( в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.1996г.№247) //Справочная правовая система «Консультант Плюс»

16.Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 (с изменениями от 15.03.2001, от 27.07.2002, от 16.02.2004, от 11.05.2006) //Справочная правовая система «Консультант Плюс» 

17.«Основные правила работы архивов организации» одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г. ( изм. Решение от 27.10.2003г.) //Справочная правовая система «Консультант Плюс»

18.Комментарий к Приказу МНС России от 27.07.2004 №САЭ-3-05/443 «Об утверждении форм индивидуальных и сводных карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений» //Справочно-правовая система «Консультант Плюс»

19.Агафонова М.Н. Бухгалтерский учет и документооборот в оптовой и розничной торговле.- М.: РОСБУХ: ГроссМедиа, 2007.-с.704

20.Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета. Издание 8-е, перераб. и доп.-М.:ИКЦ «МарТ; Ростов н/Д: «МарТ»,2004.- с.512

21.Боготская Т.Г. Апостилирование документов: обязанность или формальность // Бухгалтерский учет.-2006.- №19.-С.12-15.

22.Бабаева Ю.А. Бухгалтерский учет денежных средств  М.: ТК Велби, Изд.Проспект, 2006.-с.192

23.Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет.-6-е. -М.:Омега-Л.,2007.-с.570

24.Гиляровской Л.Т. Бухгалтерское дело М.:ЮНИТИ –ДАНА,2006.-с.382  

25.Глушков Н.Е., Киселева Т.В. Бухгалтерский (налоговый, финансовый, управленческий) учет на современном предприятии.–М.: «КноРус»:Новосибирск : «ЭКОР-книга», 2006.-с.1000  

26.Елгина Е.Б.Первичные документы.-2-е изд., перераб.и доп.-М.:ООО «Статус-Кво 97»,2007.-с.248

27.Кондраков Н.П. Бухгалтерский управленческий учет.-М.: ИНФРА-М.,2007.-с.368

28.Макарьева В.И. Анализ финансово-хозяйственной деятельности для бухгалтера и руководителя.- М.:«Налоговый вестник». 2003.-с.386

29.Новодворский В.Д. Бухгалтерский учет на малых предприятиях. -М.: ТК Велби,2006.-с.296

30.Тепляков А.Б.   Оформление первичных документов в бухгалтерском учете и налогообложении -М.:ГроссМедиа: РОСБУХ,2007.-с.304

                            31.Бычкова С.М. Аудит кассовых операций //Аудиторские ведомости.-2005. №6.-с.15

32.Воронина Н.В. Порядок хранения и уничтожения документов // Бухгалтер и закон.- 2006.-№2.- с.23

33.Епихин Н.П. Поправки по НДС, налоговые льготы и сообщество бухгалтеров // Российский налоговый курьер.- 2007.-№21.-с.10

34.Захарьин В.Р. Вопросы организации документооборота для целей налогового учета //Новое в бухгалтерском учете и отчетности.- 2007.-№12.- с.7

35.Кафанова Т.И. Учет расчетов с разными дебеторами и кредиторами // Бухгалтерский учет.- 2007.-№6.- с.22

36.Козлова С.Ю. Что измениться в работе с введением нового закона о бухучете? // Налоговый учет для бухгалтера.- 2007.-№8.-с.18

37.Латышева Л.А. Правила ведения журналов полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж // Налоги.- 2007.-№2.-с.2

38.Лермонтов Ю.М. Нарушение порядка регистрации счетов-фактур // Бухгалтерский учет.- 2006.-№23.-с.24

39.Лопатина Т. Автоматизация управления документообротом: концепции и системы // Бухгалтер и компьютер.- 2007.-№9.- с.23

40.Патров В.В.,Пятов М.Л. Учет купли продажи товаров по договору поставки  // Бухгалтерский учет.-2006.- №16.-с.14

41.Пашков К.Ю. Реализация товаров, работ и услуг // Все о налогах.-2005.- № 6.-с.5

42.Ржаницына В.С. Проверка документооборота и бухгалтерских записей при приеме дел // Бухгалтерский учет.- 2007.-№4.-с.20

43.Савельева А.Н. Учтем итоги инвентаризации учету //Бухгалтерский учет и налоги.- 2007.-№1.-с.20

44.Соколов А.А. Проблемы формирования учетной политики // Все для бухгалтера.- 2007.-№12.-с.24

45.Сотникова Л.В. Новое в оформлении документов по учету НДС // Бухгалтерский учет.- 2006.-№16.-с.24

46.Смирнов Е.Р. Правила ведения кассовых операций// Бухгалтерский учет и налоги.-2007.-№10.-с.21