Ответы на госы

  последующего  уничтожения в установленном  порядке. До сдачи дел в архив их учет ведется по номенклатуре дел. При смене руководителя наличие  дел должно отражаться в актах приема - передачи дел. Дела следует хранить в запирающихся шкафах с учетом техники пожарной безопасности. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в порядке их номеров по номенклатуре дел. На корешках обложек дел указывается индекс по номенклатуре. К обратной дверце шкафа прикрепляется копия номенклатуры дел структурного подразделения. Магнитные ленты с фонограммами хранятся у секретаря или передаются в архив. На ленте и коробке делается отметка о дате совещания  и времени записи и другие сведения, позволяющие полностью идентифицировать этот  документ. Компьютерную информацию рекомендуется хранить на жестком диске не более одного года после ввода в ПК, если информация не будет обновляться. При необходимости более длительного хранения данные переносятся на две дискеты или  магнитные ленты две (регулярно проверяемые). Документы со сроком хранения более 5 лет должны переноситься на бумажные носители. Выдача дел в другие подразделения и сторонние организации. Сторонним организациям дела выдаются по актам, утвержденным руководителем. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Изъятие из дел постоянного срока хранения производится с письменного согласия руководителя  с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи документа. В структурные подразделения предприятия дела выдаются во временное пользование без составления акта, но с обязательным оформлением карты - заместителя установленного образца. Личные дела и документы с грифом ограниченного пользования выдаются только сотрудникам, указанным в специальном списке, утвержденных руководителем. Экспертиза ценности документов и уничтожение документов. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью определения сроков их хранения,  отбора на государственное хранение или уничтожение. Экспертиза ценности документов проводится : 1) в структурных подразделениях предприятия: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел  к  последующему хранению;2) в архиве Предприятия - в процессе  подготовки дел к передаче  на государственное хранение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов приказом руководителя на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входит не менее 3 человек: 1) лицо, ответственное за архив; 2) один из руководящих работников организации; 3) выборочно.  ЭК является совещательным органом, ее функции, права и обязанности определяются  положением о ней.  ЭК проводит заседания не реже двух раз в год в соответствии с планами работы, утверждаемыми руководителем. Протоколы ЭК утверждаются руководителем. Протоколы об одобрении номенклатуры дел и описей дел на  дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении сроков хранения дел, о других  важных решениях утверждаются руководителем после их согласования с ЭПК (экспертно - проверочной комиссией государственного архива). В структурных подразделениях: экспертиза ценности проводится ежегодно  ответственными за делопроизводство под методическим руководством работников архива предприятия. При этом осуществляется: 1) отбор документов  постоянного и временного срока хранения  более 10 лет для передачи их в архив предприятия; 2) отбор документов  временного до 10 лет срока хранения с истекшими сроками хранения; 3) изъятие их дел постоянного хранения документов временного хранения и не относящихся к конкретному делу, дублетных экземпляров, черновиков, неоформленных копий документов; 4) полистный просмотр дел.  Результаты экспертизы оформляются  описями дел и актами о выделении документов к уничтожению. Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с  пятилетним сроком хранения, законченные производством в 1990 году, включаются в акт, который будет составлен не ранее 1января 1996 года. В акт на уничтожение не следует включать документы, сроки хранения которых не указаны в действующих перечнях, а у ЭК нет единого мнения об их ценности. В таком случае следует обратиться за методической помощью в государственный архив. ЭК рассматривает акты на уничтожение вместе с описями дел за этот период. Одобренные акты и описи дел структурных подразделений и общие по Институту, направляются на заключение ЭПК государственного архива. После согласования описей  с ЭПК,  акты о выделении документов к уничтожению утверждается руководителем, а дела, включенные в акт,  уничтожаются  в установленном порядке. Таким образом, процедура уничтожения документов состоит из следующих этапов: 1) экспертиза ценностей и установление сроков хранения; 2) составление описей; 3) составление акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения; 4) уничтожение документов. Составление описей дел. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела со сроком хранения менее 10 лет описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; свыше 10 лет хранения; дела по личному составу; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные дела, рационализаторские предложения и т. п.). Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел предприятия. Требования к составлению описей дел: 1) заголовки дел вносятся в опись на основании номенклатуры дел; 2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером. 3) порядок нумерации дел в описях - валовый за несколько лет. 4) порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом предприятия. 5) графы описей дел точно соответствуют тем сведениям, которые вынесены на обложку дел; 6) при внесении  в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “то же”. При этом все другие сведения вносятся в опись полностью. 7) для дел, содержащих документы за несколько лет, делаются ссылки на номера дел после каждого года; 8) графа описи “примечания “ используется для  отметок о приеме дел, о физическом состоянии, о передаче дел в подразделения, организации  со ссылкой на акты, о наличии копий. 9) описи дел составляются в трех экземплярах.

Передача  дел на архивное хранение и архивное хранение. Передача дел из структурных подразделений в архив предприятия производится сотрудниками структурных подразделений по графику, составляемому архивариусом, согласованным с руководителями структурных подразделений. Прием каждого дела производится архивариусом  по описям дел в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивариуса и лица, передавшего дела. В особо ценных делах, проверяется количество листов в них. Дела со сроком хранения до 10 лет принимаются в архив в исключительных случаях, по разрешению руководителя и передаются  по номенклатуре дел.  В период подготовки дел к передаче в архив работник архива предварительно проверяет правильность оформления и формирования дел, соответствие количества дел по описи количеству дел по номенклатуре. В случае выявления недостатков работники структурных  подразделений обязаны их устранить.