Ответы на госы

 Механизм  реализации концепции социально-экономического развития: 1).формы государственной  и муниципальной поддержки выполнения намеченной стратегии; 2).источники и финансовые механизмы реализации намеченной стратегии (оценить сводный баланс финансовых ресурсов территории, рассмотреть варианты финансирования предстоящих расходов, включая самофинансирование, внутренние и внешние инвестиции, привлечение средств вышестоящих бюджетов, средств населения, займы, кредиты и т. д.); 3).механизмы совершенствования системы муниципального управления (привлечение граждан к принятию управленческих решений, развитие информационных технологий управления, переподготовка муниципальных кадров и т. д.).

Процесс муниципального управления Особенности процесса муниципального управления вытекают из особенностей муниципального образования как объекта управления, а также муниципального управления как вида управленческой деятельности. Процесс муниципального управления, как и всякий управленческий процесс, включает изучение и анализ исходной ситуации, планирование, координацию, разработку,  принятие и реализацию управленческих решений, контроль их осуществления. Он тесно связан с организацией деятельности самой муниципальной власти. Общие принципы принятия и реализации управленческих решений в системе муниципального управления, обусловленные его спецификой: 1). необходимость изучения мнения различных слоев местного сообщества при подготовке управленческих решений, затрагивающих их интересы; 2).коллегиальный характер принятия наиболее важных решений, установленный законодательством и уставом муниципального образования; 3).необходимость отработки системы взаимоотношений между отдельными органами местного самоуправления (глава муниципального образования — представительный орган — администрация) в процессе принятия управленческих решений;  4). наличие, кроме обычных форм контроля исполнения принятых управленческих решений, дополнительного вида контроля — общественного, подконтрольность муниципальной власти местному сообществу. Соблюдение данных принципов, бесспорно, усложняет процесс муниципального управления, однако обеспечивает принятие более качественных решений и более эффективный контроль их исполнения. И наоборот, нарушение рассмотренных принципов приводит к сбоям в системе муниципального управления, порождая конфликты между ветвями муниципальной власти, недовольство граждан, и в конечном итоге обходится дороже, чем их соблюдение.

  .                                                                  Систематизация, хранение и уничтожение документов.

Номенклатура  дел. Формирование и  оформление дел. Систематизация документов необходима для учета, быстрого поиска документов и организации документооборота. В организациях совмещаются различные способы систематизации. Для первичной систематизации и учета документов применяются справочной картотеки, журналы (книги учета), регистрационно-контрольные карточки (РКК), электронные базы данных, в которых документы систематизируются по срокам хранения и исполнения, по геогрфическому или по предметному признаку, по алфавиту и т.д. Важнейшими систематизирующими  документами являются номенклатура дел и описи дел.  

Определение сроков хранения и  составление номенклатуры дел. Номенклатура дел - это систематизированный и оформленный в установленном порядке перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная, конкретная (для определенной организации). Для однородных по характеру деятельности и структуре организаций в министерствах составляется типовая номенклатура дел с единой системой индексации, которая является нормативным документом для всех входящих в эту структуру предприятий. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы дел для организаций однородных по характеру деятельности, но разных по структуре и носит рекомендательный характер. Конкретная номенклатура дел составляется с учетом имеющихся примерных и типовых номенклатур дел в данной отрасли. Сроки хранения определяются по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения» (в ред. Решения Росархива от 27.10.2003). Номенклатура дел на предприятии составляется на основе изучения номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи центрального архива, согласовывается с ЭК (экспертной комиссией Предприятия, внутреннее согласование), затем с ЭПК (экспертно - проверочной комиссией  государственного архива, внешнее согласование). После всех согласований номенклатура дел утверждается руководителем предприятия,  все структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений в соответствии со структурой предприятия. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел службы ДОУ (канцелярии). В номенклатуру дел включаются наименования дел, отражающих все документируемые участки работы, в том числе: 1) дела временно действующих органов (комиссий и т.п.); 2) переходящие дела; 3) дела вычислительного центра; 4) дела с грифом ограниченного пользования (ДСП, КТ, конфиденциально); 5) личные дела (под общим заголовком и одним индексом); 6) неоконченные делопроизводством дела ликвидированных структурных подразделений, предприятий, правопреемником  которых является предприятие;7) справочные и иные картотеки, журналы; 8) номенклатура дел; 9) резервные номера.

  Графы номенклатуры дел: Графа 1 включает индексы дел, которые состоят из номера отдела, номера дела Например: 01 - 03 (канцелярия, дело № 3). Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах равных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс дела сохраняется. Графа 2 - Заголовок дел (томов, частей). Порядок расположения дел внутри разделов определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Вначале идут дела, содержащие организационно - распорядительную документацию, далее - плановые и отчетные, переписка, в конце - журналы, номенклатура дел. Заголовки дел по географическому признаку располагаются по алфавиту. В группе плановых и отчетных документов первыми идут перспективные, годовые, затем - квартальные, месячные. В группе дел с перепиской в начале располагается переписка с вышестоящими организациями. Заголовок должен четко и обобщенно отражать состав и содержание дела. Не допускаются неконкретные формулировки (“разное”, “переписка”, т.п.). Элементы заголовка располагаются в следующей последовательности: 1)название вида дела или разновидности документов (приказы по ...., протоколы..., переписка о...,); 2) название автора документов (структурного подразделения); 3) название адресата или корреспондента (кому отправлены или от кого получены); 4) краткое содержание; 5) территория, с которой связано содержание документов дела; 6) указание на копийность (слово копии); 7) даты, к которым относятся документы.

Например:“Переписка коммерческого отдела с учебными заведениями Белоруссии о заключении договоров о сотрудничестве,  за 1995 - 1997 гг.” (копии). При составлении заголовков дел могут использоваться формулировки статей типового перечня документов с указанием сроков хранения.

Графа 3 “Количество дел, томов, частей” заполняется в конце года. Графа 4  “Срок хранения (томов, части,) и № статьи по перечню”. Указывается срок хранения и номер статьи по перечню. Сроки хранения определяются по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения» (в ред. Решения Росархива от 27.10.2003). Графа 5 “Примечание”. Вносятся названия использованных для определения сроков хранения перечней, сведения о заведении дел, о переходящих делах,  уточнения о формировании, хранении, уничтожении, передаче, переносе на машинный носитель, о местонахождении. Номенклатура дел предприятия на предстоящий год (на пять лет) составляется  в последнем квартале предшествующего года. Номенклатура дел подлежит переутверждению и пересоставлению в случае коренного изменения функций и структуры учреждения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Утвержденная номенклатура дел предприятия тиражируется как правило в 4-х экземплярах: первый - в канцелярию, второй – рабочий, третий - в архив предприятия, четвертый - в государственный архив. Структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе. В течении года в номенклатуру дел вносятся сведения для заведения новых дел по окончании года оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел по форме, указанной в приложении. Правила формирования документов в дела. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела (папки). Номер дела и его название должно соответствовать номенклатуре дел. Правила формирования дел:

1.В дела  помещаются только исполненные  документы, правильно оформленные,  в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел. 2. В одно дело помещаются  все документы, относящиеся к одному вопросу. 3. В одно дело помещаются документы, относящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел, личных дел и документов выборных органов. 4.Не помещаются в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. 5. Дело не должно содержать более 250 листов. При большем количестве документов, дело разделяют на самостоятельные тома. Документы последующего тома являются продолжением предыдущего. 6. В разные дела помещаются  документы постоянного срока хранения и временного срока хранения. 7.  Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимся к ним приложениям. 8. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (приказами, протоколами, решениями),  являются приложениями к приказам, протоколам, решениям  и хранятся вместе с ними. Эти виды документов, утвержденные ректором,  являются  самостоятельными документами и хранятся в папках с уставами, положениями, инструкциями. 9. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. 10.  

Приказы оперативного характера  (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются  в отдельное дело. 11. Протоколы  в деле  располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. 12. Утвержденные  планы, сметы, отчеты, лимиты, титульные списки и т. п. группируются отдельно от проектов. Планы и отчеты помещаются в дела того года, к которым относятся  по содержанию, независимо от времени их составления. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия. Отчеты о выполнении перспективного плана относят к последнему году действия плана. Например: отчет за 1996 год, составленный в 1997 году, относят к 1996 году. План  на 1993 - 1996 гг. относят к 1993 году. Отчет о выполнении плана за 1993 - 1996 гг., составленный в 1997 году, относят к 1996 году. 13.  Документы в личных делах располагаются по мере  их поступления. 14.  Лицевые счета группируются в самостоятельные дела и располагаются по алфавиту. 15.  Предложения, заявления, жалобы по основным вопросам работы Предприятия и все документы по их рассмотрению, исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений, и жалоб по личным вопросам. 16.  Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Ответ помещается за запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшей в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Оформление дел с различными сроками хранения. Оформление дел начинается с момента их заведения и завершается после окончания года, после проведения экспертизы ценности документов. Оформление дел выполняется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. при методической помощи и под контролем работников архива Предприятия. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке документов в деле и оформление обложки дела. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел  Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи и внутренней описи не составлять. Полное оформление дел существенно отличается от частичного. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного срока хранения свыше 10 лет и дела по личному составу. 

  Полное  оформление дел предусматривает: 1)нумерацию  листов в деле; 2) составление, в необходимых  случаях, внутренней описи; 3) составление заверительной надписи; 4) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела); 5) подшивку или переплет дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций в них, металлические скрепления (булавки, скрепки) удаляются. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, в начале (по необходимости) бланки форм внутренней описи дел. Нумерация. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, черным графическим карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи нумерации не подлежит. Иллюстративные документы, фотографии и др. нумеруются  на оборотной стороне листа в левом углу. Внутренняя опись. Рекомендуется составлять при оформлении дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают полностью их содержание , а также при оформлении дел определенных категорий (особо ценных, личных дел, арбитражных дел, дел на патентуемые изобретения, с грифом “ Секретно”, “ДСП”, “КТ”). Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме            Опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и № листов дела. Заверительная надпись (лист - заверитель). Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Составляется на отдельном листе-заверителе дела, который помещается в конце дела. (в книгах- на обратной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки). Заверительная  надпись  составляется  на отдельном листе по  установленной  форме. В заверительной надписи дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак “+” (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии). Далее в заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: 1) физическое состояние дела (при необходимости); 2) наличие литерных номеров листов и пропущенных №; 3) № листов с наклеенными фотографиями, документальными вырезками из газет; 4) № крупноформатных листов; 5) № конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Заверительная надпись подписывается ее составителями с указанием расшифрованной подписи, должности и даты составления. Обложка дела оформляется следующим образом: 1) наименование организации и ее непосредственная подчиненность; 2) наименование структурного подразделения; 3) индекс дела по номенклатуре дел; 4) № дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел; 5) заголовок дела; 6) аннотация к документам дела (особо ценные документы для дел постоянно хранящихся); 7) дата дела (тома, части); 8) кол-во листов в деле; 9) срок хранения дела; 10) архивный шифр дела.  Наименование организации указывается полностью. Официально принятые сокращения указываются в скобках после наименования. При изменении наименования в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке записывается новое наименование, а старое заключается в скобки. Номер дела и заголовок переносятся на обложку из номенклатуры дел. В необходимых случаях вносятся изменения в заголовок дела и дополнительные сведения (номера приказов, протоколов). Если дело состоит из нескольких  томов, частей, на обложку каждого тома выносятся общий заголовок и заголовок тома, части. конце заголовков, содержащих копии документов, проставляется слово “Копии”. Дата дела указывается на обложках всех дел, за исключением содержащих  планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках. Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела на обложке (например, приложения), то с новой строчки делается об этом запись: ”В деле имеются документы за _______годы”. На обложках дел, состоящих из нескольких томов, частей проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц, год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Допускается сокращенное цифровое написание даты, если это не приводит к неоднозначности ее толкования. Количество листов приводится на основании заверительной надписи. Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. После составления описей, на обложке проставляются номер дела по описи и, по согласованию   с архивом предприятия, номер описи и фонда. Переплет. Дела постоянного и временного срока хранения (свыше 10лет) подлежат переплету или подшиваются на четыре прокола в твердую обложку  из картона  (с учетом возможности свободного прочтения всех реквизитов документа). При наличии в деле отдельных особо ценных документов (дипломов, трудовых книжек) эти документы вкладываются в конверт, а затем подшиваются в дело. Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях. Документы постоянного и временного  (свыше 10) лет срока хранения находятся в структурных подразделениях в период формирования их в дела и в течение двух лет после завершения формирования. Например, дела завершенные в  1992 году должны передаваться из подразделения в архив предприятия в 1995 году. Документы временного (до 10) лет срока хранения остаются в подразделениях до истечения срока хранения и