.
Состав реквизитов
документов. Требования
к реквизитам ГОСТ Р 6.30-2003
Правила
оформления управленческих документов
изложены в ГОСТ Р 6.30-2003, они обязательны
для всех организаций, независимо от формы
собственности. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов был утвержден Постановлением
Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
Действие ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные
документы, относящиеся к Унифицированной
системе организационно-распорядительной
документации (УС ОРД). ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает:
-состав
реквизитов документов;
-требования
к оформлению реквизитов документов;
-требования
к бланкам документов, включая
бланки документов с воспроизведением
Государственного герба Российской
Федерации.
В
ГОСТе Р 6.30-2003 на формуляре-образце
показано расположение всех реквизитов,
их 30 (в ГОСТе 6.38 – 90 был 31 реквизит,
в ГОСТе Р 6.30 – 97 было 29 реквизитов). Реквизит
в переводе с латинского обозначает «необходимое»
и в применении к документам используется
в значении «необходимые данные».
Состав реквизитов документов
При
подготовке и оформлении документов
используют следующие реквизиты:
01
- Государственный герб Российской
Федерации;
02
- герб субъекта Российской Федерации;
03
- эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания);
04
- код организации (ОКПО);
05
- основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица;
06
- идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07
- код формы документа (ОКУД);
08
- наименование организации;
09
- справочные данные об организации;
10
- наименование вида документа;
11
- дата документа;
12
- регистрационный номер документа;
13
- ссылка на регистрационный номер
и дату документа;
14
- место составления или издания
документа;
15
- адресат;
16
- гриф утверждения документа;
17
- резолюция;
18
- заголовок к тексту;
19
- отметка о контроле;
20
- текст документа;
21
- отметка о наличии приложения;
22
- подпись;
23
- гриф согласования документа;
24
- визы согласования документа;
25
- оттиск печати;
26
- отметка о заверении копии;
27
- отметка об исполнителе;
28
- отметка об исполнении документа
и направлении его в дело;
29
- отметка о поступлении документа
в организацию;
30
- идентификатор электронной копии
документа.
Общие требования к реквизитам
документов ОРД
При
заполнении реквизитов
необходимо соблюдать
следующие правила:
- Количество
реквизитов на конкретном документе зависит
от вида документа, никакой документ
не содержит все 30 реквизитов, так
как реквизиты противоречат друг другу.
Например, документ не может быть одновременно
оригиналом и копией. Каждый вид документа
имеет свой набор реквизитов: у приказа,
протокола, акта различный набор реквизитов.
- Каждый отдельный
реквизит необходимо начинать печатать
с большой буквы. Исключение составляют
реквизиты, которые печатаются заглавными
буквами: 10 (вид документа); 16 (гриф утверждения);
23 (гриф согласования).
- Межстрочные
расстояния между отдельными реквизитами
делаются увеличенными (2 –3 интервала
стандартной пишущей машинки или одна
пустая строчка), а межстрочные расстояния
внутри реквизитов составляют 1-1,5 интервала.
- В реквизитах
нельзя использовать знак переноса.
- При расположении
реквизитов на листе следует придерживаться
схемы рабочих полей, указанной в формуляре-образце.
Границы рабочих полей обозначаются
на схеме сплошными линиями и пунктирами.
Пунктирами обозначаются поля, которые
можно передвигать в указанных пределах.
Левое поле может передвигаться от 2-х
до 3, 5 см. Левое поле, равное 3,5 см, обязательно
соблюдать на документах постоянного
и длительного срока хранения (на тех документах,
которые отправляются в архив и будут
храниться в толстых папках).
- Рабочее пространство
организационно-распорядительного документа
формата А4 условно делится по горизонтали
на три примерно равные части: верхнюю
- заголовочную («шапка документа»), среднюю
- текстовую (содержательную), нижнюю -
оформительскую (заключительную). Схема
расположения реквизитов на формуляре-образце
в верхней части документа имеет два варианта:
угловое расположение реквизитов и продольное.
Оба варианта считаются равноценными,
их выбор зависит от вида документа. Считается,
что угловое расположение реквизитов
экономит рабочее пространство на письме
и на документах, имеющих гриф утверждения,
или адресат.
- Внутри рабочей
зоны реквизиты размещают одним из способов:
центрированным и флаговым (каждая
строка реквизита начинается от левой
границы зоны расположения реквизитов).
- Реквизит 01
(02 или 03) располагают над серединой реквизита
08. Реквизит 03 допускается располагать
на уровне реквизита 08. Примеры написания
всех реквизитов и схема их приводятся
в ГОСТ Р 6.30-2003.