Лекции по "Организация производства"

Тема 11. Обслуживание приемов и банкетов

1. Виды приемов: дневные и вечерние, с рассадкой за столом и без неё; виды банкетов.
2. Роль менеджера банкетной службы: прием заказа на банкет, организация подготовки банкетного зала к банкету.

Список литературы:

1. Зайко, Г.М. Организация производства и обслуживания на предприятиях общественного питания [Электронный ресурс]: учеб. пособие / Г.М. Зайко, Т.А. Джум. – М.: Магистр, 2008. – 557 с.
2. Кучер, Л.С. Организация обслуживания на предприятиях общественного питания: Учебник / Л.С. Кучер, Л.М. Шкуратова. – М.: Деловая литература, 2007.  – 504 с.
3. Мтвралашвили, Г.И. Прибыльный ресторан. Советы владельцам и управляющим / Г.И. Мтвралашвили. – Спб.: Питер, 2010. – 256 с.

 

1. Виды приемов: дневные и вечерние, с рассадкой за столом и без неё; виды банкетов

Приемом называют собрание приглашенных лиц у кого-либо (обычно у официальных лиц) в честь кого-либо, чего-либо (С. И. Ожегов. «Словарь русского языка»). Прием — одна из форм общения между людьми, организациями и государствами. В зависимости от событий и состава участников, по поводу или в честь которых организуются торжества, различают приемы официальные и неофициальные. Официальными приемами являются приемы, когда присутствующие приглашены на них исключительно в силу их положения. Все остальные приемы – неофициальные.

 Поводом для официальных  приемов могут быть прибытие  или отъезд главы иностранного  государства или правительства,  дипломатических и других официальных представителей, национальные  и  государственные праздники, юбилейные конгрессы, симпозиумы, конференции, открытие и закрытие международных выставок, подписание торговых соглашений.

Повод  для  неофициальных   приемов — любой: товарищеские встречи, семейные торжества, свадьбы и традиционные праздники и др.

Приемы в честь или  с участием иностранных представителей обычно называют дипломатическими. Они служат знаком вежливости, внимания, почести и гостеприимства лицам — главе или членам правительства, дипломатическим представителям, деятелям науки, культуры, а также различным  официальным организациям.

В дипломатической практике общения различают такие разновидности  приемов как:

Прием  «бокал   шампанского» — по случаю национального праздника, в честь делегации, по случаю отъезда посла и т. д. - гостям подают шампанское, сухое вино, поджаренные орешки, шоколад и мелкие пирожные.

На приеме «бокал вина» гостям подают вино, различные канапе, тарталетки, фрукты.

Прием «журфикс», что в переводе с французского означает «точное время», организуют в определенное время и день недели в течение всего зимнего или осеннего периода, например, каждую пятницу в 12.00. Гостям подают холодные закуски, соки, воду и горячие напитки.

Прием  «бар - бекю» устраивают на открытом воздухе в летнее время (обычно по воскресеньям), гостям подают жаренное на вертеле мясо, вина и прохладительные напитки.

Все названные приемы, как  правило, устраивают в 12.00 или 13.00.

Однако гораздо чаще дипломатические  приемы организуют в виде приглашений на дипломатический завтрак, обед, чай, реже ужин.

Наиболее распространенное время для завтрака от 12 до 13 ч. Завтрак  продолжается 1—1,5ч, из которых 45—60 мин  гости проводят за столом.

Обед начинается в промежутке от 19 до 21 ч и продолжается 2~2, 5 ч, при этом за столом гости проводят около часа.

На чай гости приглашаются к 15—16ч, продолжается он 1,5—2 ч, из которых за столом гости проводят около часа. Ужин устраивают позже 21 ч.

Приемы обычно состоят  из двух частей. Первая — встреча, приветствие  и сбор гостей, частные и общие  беседы, предварительное ознакомление приглашенных с их местами за банкетным столом, аперитив. Вторая часть — банкет, который проводится как банкет с полным или частичным обслуживанием официантами. В переводе с французского языка - банкет (франц. banquet) — торжественный званый обед или ужин, устраиваемый в честь кого-либо, чего-либо. Как мы уже отметили, и не только обед или ужин.

Для проведения приемов, особенно официальных, необходимо иметь два  смежных зала: один для приема и  сбора гостей, другой для банкета. В зале для приема и сбора гостей, то есть в аванзале, стоит мягкая мебель, столик, на который кладут сигареты (в пачках или сигаретницах), сигары в коробках, ножницы для срезки конца сигар, пепельницы, спички, зажигалки. Помещение украшают свежими цветами в корзинах или высоких вазах.

Для ознакомления гостей с  их местами за банкетным столом на официальном приеме в аванзале на видном месте ставят малую копию банкетного стола, на котором размещают кувертные карточки (с фамилиями, именами и отчествами каждого гостя) в порядке, соответствующем их местам, предусмотренным за банкетным столом. В середине стола кладут изящную стрелу, показывающую направление установки стола и последовательность размещения мест за столом в банкетном зале (начиная от входной двери).

В случае, когда прием  сопровождается проведением банкета  одновременно в нескольких залах, а в каждом зале расставлено несколько банкетных столов, используется другая система предварительного ознакомления гостей с их местами. В аванзале на видном месте (на стенде) вывешивается список участников приема с указанием ф. и. о. каждого участника, номера зала или его названия, номера стола и номера места. На столе кладут схематический план расположения банкетных залов, столов в каждом из них и мест за каждым столом.

В зависимости от формы обслуживания во время проведения банкета различают несколько их видов:

1*банкеты за столом  с полным или частичным обслуживанием  официантами;

2*банкеты, во время  проведения которых гости пьют  и едят стоя, - фуршеты, банкет-коктейль;

3*банкеты комбинированные 

 

1. Роль менеджера банкетной службы: прием заказа на банкет, организация подготовки банкетного зала к банкету

 Организация проведения  любого банкета состоит из  нескольких этапов: 1. прием заказа, 2. подготовительные работы, связанные  с проведением банкета, и 3. обслуживание во время банкета.

ПРИЕМ ЗАКАЗА. Заказ на обслуживание банкета (свадеб, юбилеев и других торжеств) принимает метрдотель, менеджер или администратор зала, старший  официант или директор. В крупных  ПОП при ТГК для этой цели создают службу банкетинга, в функции которой входит и поиск потенциальных заказчиков банкетов. Взаимоотношения между администрацией ПОП (ресторана, кафе, бара) и заказчиком регламентируются   Правилами оказания услуг ОП (№ 1036 от 15.08.97).

При оформлении заказа с  заказчиком согласовывают 1).дату и  время проведения торжества, 2).количество участников, 3).примерное меню и 4).предварительную  стоимость заказа.

У большинства людей возникают  сложности при заказе банкетного меню. Поэтому работник, принимающий заказ, должен руководствоваться следующим:

• 1. возможностью изготовления блюд и закусок по желанию заказчика, (даже если их нет в меню ПОП);
• заказчику нужно помочь с выбором блюд и закусок: его нужно познакомить с кулинарной характеристикой и подсказать примерное количество закусок, блюд и фруктов, обычно включаемых в меню. При этом ему могут быть даны рекомендации об уменьшении порций закусок до 0.5 или даже 0.25 в расчете на каждого участника банкета, особенно для банкета с частичным обслуживанием официантами. Примерное количество закусок, блюд и напитков, рекомендуемых в меню банкетов, *на каждого участника банкета (в лекции Виды меню)

Наименование	Количество наименований блюд
групп блюд	с полным обслуживанием	с частичным обслуживанием
1.Холодные закуски	4-6	8-10
2. Горячие закуски	1-2	1-2
3. Супы	1-2 (в обед)	1 (в обед)
4. Вторые горячие	1-3	1-2
5. Десерты	1	1
6. Фрукты	200-250г*	200-250г*
7. Вода	250-500г*	250-500г*
8. Соки	100-150г*	100-150г*

 

Хорошо, когда заказчику  показывают образцы примерных меню на разные виды банкетов.

• При приеме заказа нужно предложить аперитив еще до рассадки гостей за столы, согласовать какой; уточнить, нужны ли цветы (какие?), музыка (какая?), микрофон, место для танцев, флажки национальные и др.

5. Далее заказчику показывают зал и согласовывают с ним план расстановки столов, при этом желательно, чтобы у метрдотеля имелись схемы размещения гостей в данном зале при различной конфигурации столов и количестве участников банкета  (П, Т, Ш, Е, в линию и свободная расстановка столов).

По предварительно составленному  меню заказчик вносит в кассу ресторана аванс, обычно в размере 50% стоимости заказа. Метрдотель отмечает в книге заказов номер квитанции о внесении аванса. На принятые деньги кассир оформляет приходный кассовый ордер и квитанцию, которую вручает заказчику. Заказ регистрируют в книге учета заказов на обслуживание торжеств (табл. 13.1 в методичке по ООП, стр.50). В ней же  указывают номер телефона, адрес ответственного заказчика, его фамилию.

При окончательном согласовании меню с заказчиком, обычно не позднее, чем за два дня до начала торжества, метрдотель составляет заказ-счет (5 экз.), который утверждается руководителем предприятия и служит расчетным документом. Номер заказа-счета должен соответствовать номеру этого же заказа в книге учета заказов.

Заказчик делает доплату  за заказ кассиру, который проставляет  на всех 5 экземплярах штамп «оплачено», заверяет каждый экземпляр подписью и передает четыре экземпляра метрдотелю или старшему официанту.

Второй экземпляр заказа-счета остается у кассира до дня обслуживания. В день обслуживания его вместе с кассовым отчетом кассир сдает в бухгалтерию. Квитанцию к приходному ордеру кассир вручает заказчику. Метрдотель, принимавший и оформлявший заказ, получив четыре экземпляра заказа-счета, дооформляет заказ (заполняет) в книге учета заказов (графы 9—11) и передает первый экземпляр заказчику, третий — работнику зала, которому поручается выполнение заказа (бригадиру официантов, официанту), четвертый и пятый — на кухню и в сервис-бар.

На основании заказа-счета  кассир в день проведения банкета  печатает чеки и передает их (под  расписку) бригадиру официантов или  официанту для выполнения заказа.

Продукцию из кухни и сервис-бара отпускают (по чекам) согласно заказу-счету (С.51).

Если в процессе обслуживания заказчик сделает дополнительный заказ,  то он оплачивается по отельному счету, представленному обслуживающим торжество официантом.

В случаях, когда  некоторые из участников торжества  отсутствуют, заказчику могут быть возвращены деньги за часть вторых горячих и сладких блюд, горячих напитков, кондитерских изделий. Для этого заказчик до начала банкета должен письменно заявить об этом и получить разрешение у директора ресторана (кафе). Или эта заказанная продукция может быть упакована и отдана заказчику по окончании обслуживания по его просьбе.

Заказчик  может полностью отказаться от заказа и получить уплаченные деньги, но не позднee, чем за сутки до обслуживания письменно заявив об этом администрации ресторана.

Если отказ поступает  в день проведения торжества, то заказчик должен возместить ресторану стоимость  блюд по продажным ценам, если эти  блюда не могут быть реализованы (истек срок реализации, отсутствует  возможность передать изделия для  продажи и др.) и должны быть возмещены  фактически понесенные затраты предприятием ОП. На продукцию, не подлежащую реализации, составляют акт. При этом актированию не подлежат напитки, блюда и изделия, включенные в заказ-счет, но не поданные на стол.

Бой посуды, порчу или утерю столового белья и другие убытки предприятия по вине гостей возмещает заказчик по действующим ценам. Заказчику выписывают счет, деньги приходуются кассой в установленном порядке.

Итак, в результате приема и уточнения заказа на банкет с  полным или частичным обслуживанием  устанавливают следующее:

1. Банкет состоится  __ числа _________месяца 201_ г в ________ч

2. Число участников (например, 16)

3. Меню и Напитки:

4. Число столов – __ и их форма (например, 1 стол прямоугольной формы с двусторонним размещением гостей по 8 чел с каждой стороны).

2 этап: Подготовительные работы к проведению  банкета 

заключаются в следующем:

1. Определение необходимого количества официантов;
2. определение длины столов для банкета;
3. расчет необходимого количества посуды, приборов, белья и др;
4. подготовка официантов.
5. подготовка зала

1. Определение необходимого количества  официантов.

Количество их зависит от вида банкета, числа гостей, удаленности зала от раздачи, расположения столов в зале. Примерные нормативы для расчета требуемого количества официантов след: