Проблемы информационного обеспечения финансового анализа и бизнес-планирования

     Комплексная компьютеризация анализа  обеспечивает (Рис. 2 Приложение 1):

  - во-первых, сохранение целостности (системности) анализа при условии децентрализованной обработки информации. В теории анализа хозяйственной деятельности уже созданы основы системного комплексного анализа, обеспечивающие функциональную, техническую, методическую и информационную совместимость составных частей анализа как единого целого. Благодаря этому достигаются объективность анализа и его достоверность. В условиях децентрализованной обработки информации целостность анализа не разрушается, не отменяется единство целей и задач анализа с точки зрения его системных свойств. Поэтому можно говорить о том, что развитой сети распределенных баз данных соответствует система распределенных задач хозяйственной деятельности; однако отдельные задачи АХД, промежуточные результаты и т.д., как бы важны они ни были, должны проходить через призму общей системы комплексного анализа, реализующей все частные задачи;

- во-вторых, информационные технологии обеспечивают соединение процесса обработки информации с процессом принятия решения.

- в-третьих, информационные технологии обеспечивают повышение оперативности и действенности анализа.

     Применение  вычислительной техники позволяет управляющему решать задачи анализа непосредственно на своем рабочем месте. Он ведет личный контроль над всеми стадиями процесса обработки информации, имеет возможность оценить полученные результаты, грамотно использовать их для обоснования принимаемых решений.

  Компьютерный  анализ непосредственно следует за учетом, а также выполняется в ходе хозяйственного учета и, таким образом, превращает подсистему аналитического обеспечения управления хозяйственной деятельностью в постоянно действующий фактор повышения эффективности производства за счет актуализации всего информационного фонда предприятия.

    Методика финансового анализа,  ориентированная на использование информационных технологий, должна удовлетворять требованиям системности, комплексности, оперативности, точности, прогрессивности, динамичности. Только на основе выполнения этих требований обеспечиваются познание состояний управляемого объекта и тенденций его развития, систематическое и целенаправленное повышение эффективности хозяйственной деятельности по результатам анализа.

     Существенное значение для автоматизации  на базе современных информационных технологий имеет формализованное описание задач анализа исходя из единых принципов построения условных обозначений показателей. В чем необходимость формализации задач анализа хозяйственной деятельности?

     Во-первых, формализация задач облегчает  их последующую алгоритмизацию и программирование для ЭВМ.

     Во-вторых, формализация задач четко  высвечивает действительную потребность в исходных данных для анализа.

     В-третьих, формализация устраняет  дублирование аналитических задач, облегчает группировку их в блоки для одновременной обработки.

     В-четвертых, формализованная задача анализа становится непосредственным объектом экономико-математического моделирования, что существенно повышает глубину аналитического исследования хозяйственной деятельности. Эти объективные предпосылки к росту ожидаемого эффекта от формализации задач анализа постоянно питают интерес аналитика и подталкивают его к использованию математической символики.

      Наиболее эффективной организационной  формой использования информационных технологий является создание на их базе автоматизированных рабочих мест бухгалтеров, экономистов, плановиков и т.д. Под автоматизированным рабочим местом аналитика понимают профессионально ориентированную малую вычислительную систему, предназначенную для автоматизации работ по анализу хозяйственной деятельности.

    Опыт проектирования автоматизированного  рабочего места аналитика и других систем позволяет обобщить требования к их функционированию (Рис. 2 Приложение 1):

- своевременное удовлетворение вычислительных и информационных потребностей экономиста при проведении анализа хозяйственной деятельности;

- минимальное время ответа на аналитические запросы;

- возможность представления выходной информации в табличной и графической форме;

- возможность внесения корректив в методику расчетов и в формы отображения конечного результата;

- повторение процесса решения задачи с любой произвольно заданной точки (стадии) расчета;

- возможность работы в составе вычислительной сети;

  Согласованную работу всех устройств информационной системы и их взаимодействие с человеком обеспечивает программное обеспечение автоматизированного рабочего места аналитика. В составе программного обеспечения выделяют общее программное обеспечение и функциональное программное обеспечение. Базовыми программными средствами при создании функционального программного обеспечения автоматизированного рабочего места аналитика являются программные средства для подготовки текстов (текстовые редакторы или текстовые процессоры), программные средства для подготовки табличных документов (табличные процессоры или электронные ведомости), программные средства для автоматизации работ по созданию и ведению баз данных, поиску требуемых сведений для подготовки различных документов.

  Большое распространение на практике получили интегрированные пакеты функционального  программного обеспечения, включающие в свой состав текстовый процессор, табличный процессор, СУБД, а также конкретный командный файл настройки программного обеспечения на конкретный режим обработки информации. Это позволяет организовать работу экономиста на автоматизированном рабочем месте в режиме «меню» с максимальным учетом его профессиональных требований, сочетающих целостную обработку чисел, текстов и графиков, а также другой деловой информации.

  Программное обеспечение анализа хозяйственной  деятельности представляет собой совокупность программ обработки аналитических таблиц по методике комплексного анализа хозяйственной деятельности предприятия. Задачи анализа сгруппированы в десяти разделах:

  1. Комплексный обзор обобщающих  показателей хозяйственной деятельности.

  2. Анализ организационно-технического  уровня производства и качества продукции.

  3. Анализ объема продукции.

  4. Анализ использования основных  фондов и работы оборудования.

  5. Анализ использования материальных  ресурсов.

  6. Анализ использования труда и  заработной платы.

  7. Анализ себестоимости продукции.

  8. Анализ прибыли и рентабельности.

  9. Анализ финансового состояния.

  10. Комплексная оценка хозяйственной  деятельности.

    Автоматизированное рабочее место  аналитика позволяет перевести  данные о работе предприятия  из пассивной в активную форму,  преобразовать их в новые знания, в источник новых подходов и решений, материализуя информацию в повышение эффективности производства.  
 

  ГЛАВА 2. Проблемы применения информационных технологий в финансовом анализе и бизнес-планировании и пути их решения

  1. Применение корпоративных информационных систем и проблемы их использования

  В рамках автоматизированного рабочего места аналитика весь информационный фонд предприятия функционирует в форме базы данных, базы знаний и программных средств. Базы данных представляют собой фактографические данные о хозяйственной деятельности. Интеллектуальной оболочкой их полезного прочтения являются базы знаний — методы и методика анализа. Программные средства образуют инструмент автоматизированного исполнения аналитических задач для информационного обслуживания хозяйственной деятельности. При этом пользователь имеет возможность легко переходить от одного раздела методики к другому и от одной задачи анализа к другой задаче внутри раздела. Этот информационный комплекс иначе называется корпоративной информационной системой – КИС. Эксплуатация комплекса предусматривает достижение следующих целей:

• снижение трудоемкости и стоимости аналитического процесса;
• сокращение сроков обработки аналитических данных,
• повышение их качества и достоверности;
• создание условий для перехода к безбумажной технологии обработки аналитических данных;
• обеспечение директивных сроков представления установленных результатов анализа;
• повышение гибкости и управление аналитическим процессом;
• совершенствование организации труда аналитических работников.

     В настоящее время большая часть  корпоративных информационных систем на Западе строится на основе ERP – систем (Enterprise Resource Planning или планирование ресурсов предприятия). В данные системы входит и модуль управления финансами.

     Помимо  приведенных выше действий ERP – система позволяет осуществлять электронный обмен данными с другими системами, моделировать некоторые ситуации, связанные с прогнозированием и планированием.

     Существует  несколько причин того, что руководители компаний приходят к выводу о необходимости внедрения ERP систем.

     Первый  блок причин, который можно выделить, условно можно назвать «внешнеполитическими». К ним, в первую очередь, относится желание менеджеров компании увеличивать ее капитализацию всеми доступными им средствами. Одно из этих средств - внедрение современной информационной системы, которая, по мнению бизнес-партнеров, может означать прозрачность информационных потоков компании, легкость аудита, а также финансовую устойчивость компании.

     Второй  блок причин условно назовем «хозяйственным». Это, прежде всего, необходимость получения полной информационной поддержки управленческих решений на всех стадиях процесса управления: прогнозирование, планирование, учет и контроль результатов деятельности. Четкое планирование и контроль внутренней финансово-хозяйственной деятельности является базисом благополучия компании, позволяет направить ресурсы компании в наиболее необходимом направлении (внутренний аспект). Конкурентоспособно только то предприятие, которое может оперативно реагировать на запросы своих клиентов, максимально быстро и качественно удовлетворяя их потребности или даже предвидя их (внешний аспект).

     На  основании анализа существующих причин руководство предприятия  должно прийти к принципиальному «стратегическому» решению о необходимости внедрения информационной системы.

     Планирование  и конструирование корпоративных  информационных систем (КИС) должно выполняться с соблюдением следующих требований:

- модули конструируются сразу с учетом общей стратегии работы корпорации;

- механизмы взаимодействия программных модулей разрабатываются до начала конструирования самих модулей;

- интерфейсы сопряжения программных модулей должны быть точно документированы (обычно в качестве корпоративных стандартов);

- потоки данных необходимо оценить и сопоставить с возможностями имеющихся или планируемых сетей телекоммуникаций;

- набор модулей конструируется в виде блоков, «навешиваемых» на интерфейсы сопряжения. Одни и те же модули могут применяться в различных подразделениях одной организации.

- высокий уровень унификации говорит об однородности организационной структуры, что на практике, к сожалению, реализуется редко;

- рабочие места во всех подразделениях, подлежащих автоматизации, формируются из программных модулей и объединяются в единую бизнес-схему.

- установка аппаратуры и средств телекоммуникаций осуществляется в соответствии со схемами рабочих мест и потоков данных.

     Для большой корпорации управление финансами  с помощью информационных технологий можно представить в виде пирамиды (Рис.1 Приложение 1).

     Сначала разрабатываются методики учета  и управления, корпоративные стандарты  взаимодействия модулей и сразу  после этого – модули автоматизации  работы головной компании. На первых этапах работы обобщенные аналитические данные можно вводить в систему вручную, а также получать из старых программ автоматизации, уже работающих на фирме.

     На  следующих этапах развития корпоративной  информационной системы автоматизируются участки, создающие первичные документы. Например, получение, отпуск товаров, планирование финансовых операций, бухгалтерский учет и т.д. эти модули подключаются к корпоративной информационной системе через интерфейсы данных, что уменьшает вероятность возникновения случайных ошибок при вводе данных вручную.

     На  следующих этапах автоматизируется процесс передачи управляющих данных (планы, бюджеты и т.п.).

     Корпоративные информационные системы предназначены не только для автоматизации бухгалтерского и управленческого учета, но и всех стадий производственного процесса, от стадии планирования производственных заданий и технической подготовки производства до выпуска, складирования и реализации готовой продукции. Однако их применение не всегда является единственно возможным вариантом в связи с рядом проблем, возникающим в процессе их использования.