Проблемы информационного обеспечения финансового анализа и бизнес-планирования

     Прежде  всего, нужно остановиться на ограничениях возможностей корпоративных информационных систем.

   1. Информационная система обеспечивает поддержку только формализованных процессов. То есть таких, которые описаны, и на практике выполняются в соответствии с утвержденными инструкциями. Однако фактически, даже в организации с хорошо отлаженным управлением, к тому же действующей в стабильных условиях, формализации поддаются не более 80% бизнес-процессов. Остальные 20% настолько изменчивы, что зафиксировать их практически невозможно⁴.

2. Довольно редко компании строят свою деятельность на «однородном! бизнесе. Чаще всего их бизнес в той или иной степени диверсифицирован. Автоматизация управления такими «конгломератами» весьма затруднительна, когда ставится задача «свести» в рамках одной системы различные бизнес-процессы, принципы учета и планирования. Для многопрофильных холдингов нереально ставить задачу построения единой интегрированной системы, поскольку корпорации развиваются динамично; одни бизнесы покупаются, другие продаются, а по своей сути, процесс внедрения КИС является достаточно затратным, поскольку эти системы дорогостоящие, да и сам процесс внедрения занимает много времени. Из-за постоянного изменения структуры организации проект создания интегрированной системы для холдинга, однажды начавшись, может никогда не завершиться.  

2. Другие типы информационных систем и проблемы их использования

     Перечисленные проблемы приводят к тому, что на практике чаще всего осуществляется «лоскутная» автоматизация корпоративного управления, при которой информационные технологии внедряются, прежде всего, на тех участках, где наиболее ощутимы потери, связанные с отсутствием оперативной управленческой информации.

     При этом остается открытым вопрос: "Какими средствами обеспечить планирование, учет и контроль на верхнем уровне управления корпорацией?" Ведь организация, как единое целое, нуждается в скоординированном планировании и систематическом отражении результатов своей деятельности. Это нужно, прежде всего, высшему руководству компании. Ответом на этот вопрос стало появление специализированных программных продуктов для бюджетирования. Их роль в семействе программного обеспечения, используемого для корпоративного управления, состоит в интеграции процессов планирования, учета и контроля на уровне всей корпорации.

     Для более точного понимания различий между КИС и системами бюджетирования необходимо обратить внимание на технологические  различия между ними.

     КИС являются системами транзакционного типа, обеспечивающими регистрацию хозяйственных операций и их интерпретацию в соответствии с управленческим планом счетов. В таких системах наиболее эффективно поддерживаются задачи управленческого учета. Однако для планирования деятельности предприятия на достаточно продолжительный период (квартал и более) транзакционный механизм в большинстве случаев практически не пригоден⁵. Действительно, планировать деятельность предприятия с точностью до отдельных хозяйственных операций можно только в рамках вполне определенного заказа.

     Системы бюджетирования по своей сути являются аналитическими инструментами для накопления и анализа управленческой информации, которая представляется в виде многомерных таблиц. Они наиболее удобны для разработки и анализа планов. Однако решение задач учета на их основе связано с определенными сложностями. Такие системы не предусматривают непосредственной регистрации каждой хозяйственной операции. Поэтому данные о фактическом исполнении плана либо вводятся вручную в агрегированном виде (как сумма за определенный период по определенной бюджетной статье), либо необходимые данные извлекаются из учетной системы, агрегируются и импортируются в систему бюджетирования автоматизированными способами. После этого появляется возможность проведения сравнительного анализа.

     Таким образом, одни системы лучше подходят для анализа, другие - для планирования. Как выбирать между ними, если существует необходимость комплексного решения задач управления?  

     3. Основные альтернативы решения проблем использования информационных систем

     Рассмотрим  возможные пути развития информационной системы в зависимости от корпоративной стратегии предприятия. Для того, чтобы внедрение информационной системы не стало просто следованием моде, а принесло реальную пользу, на уровне топ-менеджмента необходимо, исходя из общей стратегии компании, выработать ее стратегию в области информационных технологий. На основе стратегии необходимо определить цели внедрения информационной системы и перечень решаемых задач.

     Принципиально возможны три основных варианта построения управленческих систем планирования, учета и контроля на основе этих программных продуктов (Таблица 1 Приложение 2):

1) только корпоративная информационная система (КИС);

2) система бюджетирования совместно с КИС;

3) только система бюджетирования.

     1) Только КИС

     Решения на основе КИС наиболее приемлемы для предприятий, ведущих однородный бизнес, управление которыми ориентированно, главным образом, на решение операционных задач (повышение эффективности производственных и торговых операций, снижение себестоимости, оптимизацию оборотных активов и т.п.). Для таких организаций не имеют решающего значения задачи среднесрочного и долгосрочного планирования, формирования эффективного бизнес-портфеля, анализ стратегий поведения на рынке и связанных с этим сценариев. Это могут быть промышленные и торговые предприятия, имеющие стабильный рынок и не испытывающие потребности в постоянном пересмотре своей стратегии.

     2) Система бюджетирования совместно с КИС

     В решениях на основе специализированных систем бюджетирования заинтересованы, прежде всего, диверсифицированные компании, имеющие в своем портфеле набор разнородных бизнесов. Для управленческого учета и планирования в такой корпорации на уровне управляющей компании единственно возможным решением является автоматизированная система бюджетного управления (нетранзакционного типа). При этом в дочерних компаниях холдинга могут использоваться различные средства автоматизации, так или иначе интегрированные с информационной системой холдинга.

     Практика  такова, что предприятия, входящие в  холдинг, уже имеют какие-либо средства автоматизации (на разных предприятиях различные). Поэтому задача автоматизации  управления корпорации часто решается путем интеграции разнородного программного обеспечения. При этом основным «объединяющим» звеном выступает система бюджетирования корпорации.

     Важно отметить также методологический аспект, связанный с тем, что планирование на основе хозяйственных операций, реализуемое в транзакционных системах, для холдинга неприменимо. Планирование деятельности корпорации осуществляется на основе показателей, устанавливаемых руководством для каждого бизнес-направления и последующем согласовании планов, обеспечивающих достижение этих показателей.

     При этом отсутствие «мгновенного» доступа к оперативным данным является скорее преимуществом систем бюджетирования, чем их недостатком, поскольку руководству холдинга не нужна информация о каждой хозяйственной операции, осуществляемой в его дочерних компаниях.

     Интересно рассмотреть пример совместного использования ERP-систем с системами документооборота и бюджетирования.⁶ Получив первичные данные для построения бюджета из ERP-системы, финансовый директор может передать их в систему бюджетирования, получить комплект бюджетных документов, затем уже с помощью системы документооборота провести весь цикл их согласования, визирования и утверждения, а затем передать из системы документооборота в систему бюджетирования окончательные бюджетные показатели. Сформированный затем в ERP-системе фактический платеж с помощью системы документооборота проходит цикл утверждений и попадает в систему бюджетирования для контроля исполнения бюджета.

       3) Только система бюджетирования

     Система управленческого планирования, учета  и контроля может быть полностью реализована на программном обеспечении для бюджетирования. Такого рода решения вполне приемлемы для небольших компаний, которые до определенного времени используют для этих целей электронные таблицы. В этих случаях программа бюджетирования может быть достойной заменой Excel. Очевидно, здесь не обойтись без ручного ввода данных, но при небольшом объеме операций, такое решение может быть вполне приемлемым.

     Выбор той или иной модели автоматизации  процессов финансового анализа и бизнес-планирования зависит от ожидаемого эффекта, связанного с внедрением информационных технологий, и цены, которую готово заплатить предприятие за соответствующее решение.  

     4. Обзор программных продуктов, используемых для финансового анализа и бизнес-планирования

     Рынок программных продуктов для проведения финансового анализа и бизнес-планирования представляет широкий выбор всевозможных программ с разным спектром возможностей. Есть универсальные информационные системы, охватывающие все стадии процесса управления предприятием, в которые входит модуль проведения финансового анализа и бизнес-планирования. Это, например, такие программные комплексы на базе  ERP-систем как Microsoft Axapta фирмы Microsoft, BS Integrator фирмы «Бизнес-Сервис» г. Киев, КИС «Галактика» корпорации «Галактика» г. Санкт-Петербург.  Данные программные комплексы предназначены для автоматизации всего спектра финансово-хозяйственной деятельности средних и крупных предприятий. Масштабируемость и универсальность таких систем позволяет применять их для предприятий:

-   различных отраслей (производство, торговля и оказание услуг);

- различного масштаба (от 20 сотрудников до нескольких тысяч работающих);

- различной структуры (холдинги, распределенные сети предприятий, удаленные филиалы или, наоборот, территориально сосредоточенная компания).

     Такие системы позволяют решать в автоматизированном режиме задачи планирования, оперативного управления, контроля результатов и корректировки планов, т.е. поддерживает так называемую «петлю управления».

     Также в большом количестве представлены специализированные программные продукты для выполнения финансового и инвестиционного анализа, бюджетирования и бизнес-планирования.

     Остановимся на кратком обзоре некоторых специализированных программных продуктов, направленных на выполнение различных видов анализа и планирования. Преимущества таких продуктов в простоте использования, минимальных затратах на внедрение и обучение, а также в их небольшой стоимости, что делает их доступными для предприятий мелкого бизнеса и индивидуальных предпринимателей.

    1. Конфигурация "Финансовое планирование"⁷ системы "1С:Предприятие 7.7",  разработчик фирма «1С», г. Москва при участии консультационно-внедренческой фирмы "Инталев", г. Санкт-Петербург.

  Конфигурация "Финансовое планирование" системы "1С:Предприятие 7.7" представляет собой типовое решение для  планирования и анализа финансовых потоков и структуры средств  предприятия, предназначенное для  широкого круга пользователей –  как профессиональных финансистов, так и управленцев-практиков, не имеющих специального экономического образования. Для работы конфигурации требуется наличие компоненты "Оперативный учет".

  "Финансовое  планирование" – это единое  приложение для:

  - стратегического и оперативного планирования (бюджетирования);

  - сбора данных о фактическом выполнении плана;

  - план – фактного анализа исполнения бюджета;

  - моделирования, анализа и прогнозирования финансового состояния организации.

  Среди основных возможностей конфигурации стоит отметить следующие:

- Конфигурация позволяет хранить неограниченное количество версий данных, описывающих один и тот же период деятельности предприятия. Это могут быть, например, различные варианты планов (оптимистический, пессимистический, средневзвешенный и т.д.), данные о фактической деятельности фирмы, данные по нескольким независимым предприятиям. Добавление новой версии не требует изменений в программе или структуре базы данных. Сравнение различных версий данных позволяет выбрать из нескольких вариантов развития ситуации наиболее подходящий для текущих целей фирмы, провести анализ отклонения фактических данных от запланированных, сравнить результаты, достигнутые различными фирмами. Версии также могут отличаться детализацией хранимой информации по учетным периодам от дня до года.

- Бюджетирование и анализ информации возможны в разрезе центров финансовой ответственности и направлений деятельности фирмы. При этом поддерживается консолидация данных до уровня всей фирмы в целом, группы подразделений или проектов, отдельного ЦФО или направления деятельности.

- В конфигурации поддерживается возможность многопользовательской работы. Все данные хранятся в единой базе, поэтому изменения, сделанные одним пользователем, сразу же доступны для других. При многопользовательской работе все участники планово-учетного процесса оперируют одной системой ЦФО, направлений деятельности, финансовых показателей и бюджетных статей: таким образом, решается проблема стыковки данных, подготовленных разными отделами.