Анализ финансового состояния на примере АО Казахтелеком

При изучении процедур контроля заказов потребителей на поставку продукции аудитор должен удостовериться в следующем:

• Поступившие заказы регистрируются в книге учета заказов.  При   получении   заказов   соответствующим   должностным   лицом  отдела сбыта проверяется наличие таких моментов контроля:

- подпись и указание должности лица, составившего заказ;

- указание юридического адреса  и банковских реквизитов заказчика с оттиском печати;

- намерения заказчика с конкретными   условиями (предмет сделки, ассортимент,  количество, качество, цена, сроки  и т.д.);

- обращение к исполнителю заказа (в заказе должно быть указано  полное наименование организации,  которой он адресован, т.е. он  не должен быть безличным обращением).

• Все выявленные отклонения от указанных параметров учитываются при предварительной оценке возможности выполнения заказа. Все неясные стороны заказа уточняются у заказчика посредством телефонной или факсимильной связи. Заказ передается к дальнейшему рассмотрению только при отсутствии отклонений от вышеуказанных параметров.
• Все заказы вместе с приложениями в порядке их группировки нумеруются, заносятся в книгу регистрации и подшиваются для хранения в журналах учета поступивших заказов. Копии заказов с приложениями передаются должностным лицам, принимающим решения о возможности выполнения заказов с предоставлением коммерческого кредита.

Вышеуказанные процедуры контроля аудитор проверяет выборкой документов, в которых выражены заказы. 

Аудитор выбирает определенный период (например, прошлый месяц) для подтверждения  полноты регистрации поступивших заказов за данный период; сканирует заказы, поступившие за выбранный период для выявления недостающих номеров; сверяет номера данных заказов с соответствующими номерами, отраженными в книге регистрации заказов.

Коммерческий кредит – кредит, предоставляемый продавцом покупателю в товарной форме при продаже и поставке товаров с отсрочкой его оплаты. /60, с.193/.

При изучении процедур контроля за предоставлением коммерческого кредита, подготовкой и заключением договора на  поставку продукции аудитор должен удостовериться в следующем:

• При принятии должностными лицами, ответственными за предоставление коммерческого кредита, решения о необходимости анализа финансового состояния и надежности покупателя определенными работниками проводится работа по получению необходимых данных. Запрашиваются нотариально удостоверенные копии устава, учредительного договора и свидетельства о регистрации, финансовые отчеты и др. Работники финансовой службы проводят анализ финансовой устойчивости и кредитоспособности будущих покупателей.
• Должностное лицо отдела сбыта   осуществляет контроль  за наличием  у  представителя организации-покупателя, прибывшего для заключения договора, необходимых полномочий на заключение договора. Такие полномочия подтверждаются удостоверением и соответствующей надлежащим образом оформленной доверенностью. Заключение договора возможно только при отсутствии отклонений от указанных параметров контроля полномочий.
• Начальник отдела сбыта или юрист  должен осуществлять контроль за соблюдением порядка ограниченного доступа к документам и  материалам, образующим вышеуказанное досье, а также обеспечить их сохранность.
• После подписания договора документы, удостоверяющие полномочия представителя организации-покупателя, подшиваются в специальном журнале, также являющемся частью досье на данного покупателя.

Вышеуказанные процедуры контроля аудитор проверяет выборкой еще  не исполненных заказов на существенную сумму и анализирует документы, удостоверяющие полномочия представителей организаций-покупателей, подписавших соответствующие договоры поставки, с целью определения их достаточности достоверности.  

В целях контроля различных аспектов взаимоотношений с контрагентами по коммерческим договорам (в частности, по договорам поставки продукции на условиях коммерческого кредитования покупателей) и недопущения ухудшения результатов деятельности организации из-за неверного их выбора каждому покупателю можно присваивать категорию риска. Ранжирование покупателей по категориям риска (высокий, средний, низкий или др.).  Это необходимо как для оценки необходимости проведения анализа надежности и финансового состояния, так и для принятия решений по предоставлению    коммерческого    кредита    конкретным    покупателям.

В целях предотвращения ухудшения  финансового состояния организации вследствие роста просроченной дебиторской задолженности каждому покупателю в соответствии с категорией риска его заказа целесообразно устанавливать параметры коммерческого кредита (т.е. определенный лимит суммы дебиторской задолженности и предельный срок коммерческого кредитования). Параметры кредитования по каждому виду риска должны быть зафиксированы в соответствующем разделе "Положения о сбытовой политике". При составлении проекта договора начальник отдела сбыта должен предусмотреть в его приложениях такое соотнесение календарного графика отгрузки с календарным графиком оплаты, чтобы общая сумма отгруженной по договору  продукции минус общая сумма оплаченной по договору (и с учетом других договоров с данным покупателем) продукции не превышала установленный данному покупателю критический уровень дебиторской задолженности. Кроме того, должностное лицо, санкционирующее отгрузку, должно производить контрольное сличение суммы, указанной в выписанной товарно-транспортной накладной  с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности покупателя в целях предотвращения превышения установленного данному покупателю критического уровня задолженности. Если в результате отгрузки будет превышен лимит задолженности, (покупатель имеет просроченные долги) отгрузка санкционируется только на сумму, в результате добавления которой к фактическому уровню дебиторской задолженности данного покупателя не будет превышен установленный ему лимит задолженности, а покупатель незамедлительно ставится об этом в известность соответствующим уведомлением.

«Положение о сбытовой политике», «Процедуры контроля реализации готовой продукции» - это внутренние документы, которые должны разрабатываться на каждый отчетный год, а любые изменения (дополнения) оформляются соответствующим приказом. Необходимо отметить, что в условиях рыночной конкуренции информация, содержащаяся в этих документах, представляет определенный интерес для конкурентов организации и должна быть отнесена приказом руководителя к сведениям, составляющим коммерческую тайну организации. Соответственно, также должен быть определен и документально закреплен приказом руководителя круг должностных лиц, имеющих право доступа к указанным сведениям для осуществления своих функциональных обязанностей.

Процедуры контроля за подготовкой к поставке продукции покупателям должны заключаться в следующем:

Выписка товарно-транспортных накладных  и санкционирование отгрузки во избежание злоупотреблений (согласно принципу внутреннего контроля "разделение обязанностей") производится разными должностными лицами. Выписанные экземпляры товарно-транспортных накладных регистрируются в специальном журнале. Например, должностным лицом отдела сбыта, санкционирующим отгрузку, по установленному порядку осуществляется контроль правильности оформления выписанных товарно-транспортных накладных: заполнения реквизитов, соответствия указанных цен условиям договора, соответствия характеристик продукции (наименование изделия, количество и т.д.) и других данных условиям договора и графикам отгрузок. Кроме того, он производит контрольное сличение суммы, указанной в товарно-транспортной накладной, с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности покупателя (при ее наличии) в целях предотвращения превышения установленного данному покупателю критического уровня задолженности. При наличии отклонения (если в результате отгрузки будет превышен лимит задолженности из-за того, что покупатель имеет просроченные долги) отгрузка санкционируется им только на сумму, в результате добавления которой к фактическому уровню дебиторской задолженности данного покупателя не будет превышен установленный ему лимит задолженности, а покупатель ставится об этом в известность соответствующим уведомлением.

Для того, чтобы удостовериться в  присутствии вышеуказанных процедур контроля на предприятии, аудитор может выбрать несколько  товарно-транспортных накладных и проконтролировать наличие следующих параметров контроля:

• все четыре экземпляра каждой товарно-транспортных накладных имеют одинаковые номера;
• все реквизиты заполнены в соответствии с действующими правилами и являются верными;
• указанные в товарно-транспортных накладных характеристики продукции соответствуют условиям договора  и взаимоувязаны;
• суммы правильно подсчитаны;
• лимит коммерческого кредита, установленный покупателю по условиями договора, не превышен;
• на всех экземплярах каждой товарно-транспортной накладной имеется санкция на отгрузку уполномоченного лица отдела сбыта. 

Выписанные товарно-транспортные накладные передаются на склад готовой продукции. Получив экземпляры товарно-транспортной накладной, заведующий складом проверяет наличие на них соответствующей подписи (санкции) уполномоченного лица отдела сбыта и при ее наличии организует отборку продукции из мест хранения, комплектацию партии отправки.

При прибытии автомобиля в зону погрузки склада готовой продукции заведующий складом (кладовщик), сверяя соответствующие реквизиты путевого листа и транспортного раздела товарно-транспортной накладной, проверяет соответствие прибывшего под погрузку автомобиля параметрам данной поставки. Принимающий груз водитель-экспедитор также осуществляет контроль за соответствием характеристик отгружаемой в автомобиль продукции данным товарно-транспортной накладной, исправностью тары, наличием надлежащей маркировки грузовых единиц, соблюдением правил погрузки и крепления груза. После осуществления погрузки заведующий складом в соответствующих разделах товарно-транспортной накладной проставляет номер путевого листа, указывает наименования документов, следующих с грузом (паспорт, сертификат и т.п.), вид упаковки, количество мест (товарных мест или грузовых единиц) и скрепляет экземпляры товарно-транспортной накладной штампом склада и своей подписью с указанием фамилии и должности. Принявший груз водитель-экспедитор также указывает свои данные и расписывается о приемке груза. Первый экземпляр товарно-транспортной накладной остается на складе готовой продукции и служит основанием для списания готовой продукции из подотчета.

При получении данных об отгрузке продукции покупателю,  уполномоченное лицо отдела сбыта в журнале ежедневного учета отгрузки проставляет следующие данные:

• наименование покупателя;
• дата и номер договора поставки;
• дата выписки и номер соответствующей товарно-транспортной накладной;
• дата и время  фактического осуществления отгрузки;
• фактические данные по отгрузке (по данным третьего экземпляра товарно-транспортной накладной) в стоимостном и натуральном выражении по каждому наименованию отгруженной продукции. 

По данным вышеуказанного регистра ежедневно составляются отчеты, содержащие сведения по отгрузкам за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады или месяца, т.е. соответственно календарным графикам отгрузки).

На основе ежедневных отчетов  составляются рапорты о выполнении оперативно-календарных планов (графиков) отгрузок.  Полученные отчеты (рапорты) анализируются начальником отдела сбыта и устанавливаются причины отклонений, выявляется виновники, принимаются меры в пределах своей компетенции. Затем эти отчеты (рапорты) и объяснительные записки  с указанием причин отклонений, выявленных виновников и принятых мер передаются дирекции организации. На производственных совещаниях дирекции принимаются соответствующие управленческие решения.

Проверяя данный участок процедур внутреннего контроля, аудитор проводит опрос руководства отдела сбыта с целью выявления наиболее часто возникающих причин отклонений от заданных объемов реализации и принятых по отклонениям управленческих решений (мер).

На основании полученного от водителя-экспедитора экземпляра товарно-транспортной накладной с отметками покупателя о приемке продукции (данные отметки являются свидетельством отгрузки) работником бухгалтерии выписывается счет-фактура в двух экземплярах, первый из которых представляется покупателю.   Второй экземпляр счета-фактуры подшивается и хранится в составе учетной документации (в журнале учета выдаваемых счетов-фактур). При этом данные счета-фактуры сверяются с данными товарно-транспортной накладной и условиями договора (заказа).

Бланки счетов-фактур должны быть заранее пронумерованы. Последовательность нумерации проверяется главным бухгалтером.

Счет-фактура является основным документом, по которому объем реализации отражается в бухгалтерском учете. На основе выписанных счетов-фактур работник группы учета готовой продукции бухгалтерии в соответствующих регистрах ведет аналитический и синтетический учет реализации готовой продукции.

Выписанная счет-фактура - основа для  регистрации дебиторской задолженности  покупателей, т.е. на его основе работник бухгалтерии заполняет регистры аналитического учета покупателей. Указанным работником также ведется книга продаж, в которой он в хронологическом порядке регистрирует выписанные счета-фактуры.

Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за правильностью оформления счетов-фактур и ведения книги продаж методами проверки документов осуществляет главный бухгалтер организации или другое, уполномоченное директором организации, должностное лицо (внутренний аудитор).

Для ознакомления с вышеприведенными процедурами внутреннего контроля клиента аудитор проводит анализ процесса  подготовки счетов-фактур. Он может выборочно взять несколько  заказов на существенную сумму и  сканировать соответствующие им товарно-транспортные накладные и счета-фактуры для определения недостающих (пропущенных) номеров в целях проверки полноты учета отгрузок, проследить проводки в регистрах и Главной книге, а также  точность счетов покупателей.

Ежедневно работник бухгалтерии получает из банка выписки с текущего счета, в которых указаны все данные о движении и остатках денежных средств на счетах организации, в том числе поступившие от покупателей за день денежные суммы в оплату отгруженной продукции. К банковским выпискам прилагаются оправдательные документы (отражаемые в выписке приходные и расходные документы). Получив банковскую выписку, работник бухгалтерии осуществляет контроль полноты указания в выписках перечисленных покупателями сумм, сверяя поступившие от покупателей суммы по выписке с суммами, указанными в прилагаемых к ней оправдательных документах (в платежных поручениях, спецификациях к ним и т.п.).