Проблемы внедрения средств автоматизации в документационном обеспечении управления (на примере ООО «МЕДРЕМСТРОЙ»)

     Кв – стоимость вспомогательного оборудования (25% от стоимости системы);

     Кэ – эксплуатационные расходы (10% от стоимости системы);

     Ку – затраты на текущие и профилактические работы (20% от стоимости системы);

     Ка – амортизационные расходы (13% от стоимости системы);

     Кма – стоимость программных средств.

  Тогда  получаем:

        К = 210 000 + 52 500 + 21 000 + 42 000 + 27 300 + 100 000 = 452 800 руб.

         Далее рассчитываем по формуле:

                                                   Е = Э / К × 0,1

     Получаем:

                                   Е = 2 160 000 / 452 800 × 0,1 = 0,4

     Рассчитаем срок окупаемости  автоматизированной системы «Дело»:

                                               Т = 1 / 0,4 = 2,5 года

     Срок окупаемости автоматизированной  системы «Ефрат-документооборот»  составит 2,5 года.                                     

     Таким образом, получаем, что автоматизированная система «Дело» выгоднее и экономнее автоматизированной системы «Ефрат-документооборот», так как система «Дело» по стоимости и сроку окупаемости намного меньше, чем автоматизированная система «Ефрат-документооборот». Расчет эффективности внедрения автоматизированной системы показал возможность сокращения фонда заработной платы, уменьшение штата сотрудников организации.

     Также можно отметить, что программный продукт "Дело" эффективнее других систем электронного документооборота,  так как предназначен не только для делопроизводственных служб (секретариатов, канцелярий, общих отделов, экспедиций и т.д.).  Система также автоматизирует деятельность непосредственных участников документооборота: руководителей, специалистов – то есть всех сотрудников организации, работающих с документами. "Дело" соответствует  всем требованиям, предъявляемым как к современным системам электронного документооборота, так и к системам автоматизации классического делопроизводства. Поддерживая полноценную работу как с полностью электронными, так и с бумажными документами, "Дело" позволяет реализовать в организации систему смешанного, бумажно-электронного документооборота. Система предоставляет уникальную возможность создания высокоэффективного безбумажного делопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности с сохранением на отдельных участках полноценного бумажного документооборота. Это позволяет плавно перейти к современным технологиям управления, без риска возникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспечения управления. Система "Дело" создана в результате обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России. Поэтому она полностью соответствует требованиям действующих делопроизводственных стандартов, а также поддерживает правила и приемы, используемые в делопроизводственной практике отечественных предприятий и учреждений. В системе  "Дело" пользователем может быть как непосредственно указанное в документах должностное лицо, так и другой работник учреждения, которому делегированы соответствующие полномочия. Помимо воспроизведения любых традиционных схем работы с документами, это обеспечивает простой поэтапный ввод системы "Дело" в эксплуатацию. На начальной стадии внедрения системы небольшое число пользователей может осуществлять обработку документов за всех должностных лиц учреждения. Программный продукт "Дело" масштабируем, он поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации делопроизводства.

     Несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, автоматизированные системы находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для коммерческих предприятий это – фактор выживания, для ведомств и государственных структур — возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным. Из всего спектра технологий, применение которых в рамках структур государственного управления уже назрело, системы электронного документооборота,  являются одними из ключевых.

 Выводы:

1. Сделать переход к системе электронного документооборота постепенным. Например, сначала можно внедрить только электронную почту.
2. На этапе подготовительной работы нужно найти работников, которые будут помогать "отстающим" осваивать новую безбумажную технологию работы.
3. Сделать руководителя организации убежденным сторонником внедрения системы документооборота.
4. Существующее законодательство уже позволяет быстро внедрять ЭЦП, а соответственно и электронные документы внутри организаций, а также реально переходить к все более широкому использованию этого метода при обмене документами между организациями.
5. Бумажные документы из внешнего мира должны попадать во внутреннюю систему электронного документооборота, для чего в автоматизированных системах необходимо получать их электронные образы. Понятно, что для этого надо предусмотреть использование сканеров.
6. Полезная возможность употребления существующих документов для создания новых. Если предполагается, что такая работа будет вестись постоянно, то лучше предусмотреть и серверное распознавание текстов (для целей полнотекстового поиска), и установленные на рабочих местах программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять их в нужном ему формате. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                       Заключение

        Необходимость автоматизации делопроизводства  обусловлена стремительным совершенствованием технологии производства персональных ЭВМ, программных средств, повсеместному внедрению информационных технологий. Под автоматизацией традиционно понималось вытеснение рутинного механического труда, "высвобождение" работников и совершенно игнорировались принципиальные изменения в технологии и управлении. Однако реальная автоматизация часто не приводит к сокращению персонала. Снижение затрат является лишь косвенным эффектом автоматизации. Главная задача автоматизации должна быть другой: приобретение новых качеств управления, получение эффективности управления. Такая концепция автоматизации предполагает реорганизацию управления и перепроектирование информационной системы.

     Перед организацией рано или поздно  встает проблема в потребности автоматизации делопроизводства и документооборота, независимо от того, к какой деятельности она относится: коммерческой, производственной, правовой, банковской или государственной структуре.

   Современные системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) позволяют  решать   полный комплекс задач делопроизводства:

• Организация полного и удобного учета и обработки всей входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.
• Сохранение всех документов, связанных с деятельностью организации более удобным и рациональным способом, позволяющим  быстро найти любой необходимый документ при наличии соответствующих прав доступа.
• Отслеживание состояния  каждого документа, маршрута его движения, а также взаимосвязь с другими документами.
• Обеспечение выполнения своевременных требований обработки документов.

              Современные системы автоматизации делопроизводства позволяют построить полноценную систему управления процессами обработки документов и контроля за их выполнением. САДД охватывает все процессы создания, обработки, тиражирования, передачи и хранения документов, а так же автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства.   Жизненный цикл документа, от создания до его списания в дело или уничтожения, представляется в виде последовательных стадий, каждую из которых документ проходит на протяжении определенного промежутка времени. Системы автоматизации делопроизводства позволяют автоматически фиксировать переход  документа из одной стадии в другую. Например, САДД «Дело»,  отражает его историю в электронных журналах: создание, регистрация, переход из одной папки в другую, исполнение,  списание в дело, хранение с указанием места нахождения документа, как в бумажном виде, так и в электронном хранилище. Таким образом, появляется возможность  отследить состояние каждого документа, маршрут движения, его взаимосвязь с другими документами. Система автоматизированного документооборота позволяет руководству организации давать поручения и контролировать процесс их исполнения. При этом ведется наглядный учет всех документов, по которым сотрудник является исполнителем, а также тех документов, которые он поставил на контроль. Некоторые системы автоматизации делопроизводства позволяют установить различные уровни контроля. Через систему автоматизации документооборота до каждого исполнителя доводится информация о том, какие работы и в какие сроки он должен выполнить. При этом регламентируются права доступа пользователей к функциям САДД. Чтобы эффективно управлять документами, надо знать источник их происхождения, отслеживать текущее состояние документа, иметь возможность своевременно дать задание либо его отозвать, что в случае использования системы автоматизации «Дело» легко выполняется. По сути, внедрение САДД призвано упорядочить и формализовать существующие процессы делопроизводства и управления. Система автоматизированного документооборота "Дело", имеет еще две немаловажные особенности: она обеспечивает ускорение процесса делопроизводства и  безошибочное и своевременное исполнения резолюций руководителя. Для руководителей организации деятельность сотрудников становится более прозрачной, а, значит, более управляемой. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ним заданий - получение эффективного инструмента управления деятельностью организации. Сегодня с уверенностью, можно назвать одну из таких непрерывно развивающихся систем, которая содержит все вышеперечисленные критерии - система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело», которая работает в десятках крупнейших организации, на тысячах рабочих мест и с миллионами зарегистрированных документов. Система автоматизации и документооборота «Дело» - одно из наиболее конкурентоспособных предложений на рынке, как по набору функциональных возможностей, так и по стоимости решения. Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.  На примере ООО «Медремстрой» видно, насколько в настоящее время важна и нужна автоматизация организаций в целом, насколько это упрощает и ускоряет работу с информационными массивами. Автоматизация традиционного делопроизводства позволяет решить целый ряд важнейших проблем контроля за документационной деятельностью предприятия и его подразделений. Однако сегодня для создания современной системы автоматизации работы с документами совершенно недостаточно просто перенести отработанные стереотипы канцелярско-бумажного делопроизводства в систему электронного документооборота. На первый план выдвигаются уже не технические учетно-контрольные функции, а целый ряд проблем работы с собственно электронными документами. В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.       Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.  Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений. 
 
 
 
 
 
 

                                    Список источников и литературы

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
2. Федеральный Закон от 10.01.2003 №20 – ФЗ «О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 20.12.2002).
3. Закон г. Москвы от 09.07.2003 №47 «О Городской целевой программе «Электронная Москва».
4. Федеральный закон от 04.07.1996 № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» (в ред. От 30.06.2003)
5. Федеральный закон от 10.01.2002 №1 – ФЗ (ред. От 08.11.2007) «Об электронной цифровой подписи» (принят ГД ФС РФ 13.12.2001).
6. Закон РФ от 23.09.1992 №3523 – 1 (ред. от 02.11.2004) «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных».
7. Постановление Правительства РФ от 28.02.1996 №226 (ред.от 02.03.2005) «О Государственном учете и регистрации баз и банков данных».
8. ГОСТ ИСО 15489 – 1 – 2007 «Управление документами. Общие требования».
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. (Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст. — М.: Изд-во стандартов, 2003).
10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.-7с.
11. ГОСТ 34.003-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. 
    Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1991.-22 с.
12. ГОСТ 34.601-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания. М.: Издательство стандартов, 1991.-17 с.
13. ГОСТ 34.003-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1991.-34 с.   
14. ГОСТ 34.201-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. М.: Издательство стандартов, 1989.-28 с.             
15. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. — М.: ГлавархивСССР, 1991.
16. Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления. – М.: Гильдия Управляющих Документацией, 2003.
17. Абрамов С.А. Экономическое обоснование автоматизации обработки информации. М.: 2004. – 320 с.
18. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы / А.В. Бадьина // Делопроизводство. – 2006. - №1. – С. 9 – 13.
19. Баласанян, В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления для повышения эффективности управления : [докл. на VIII междунар. науч.-практ. конф. "Документация в информационном обществе"] /В.Э. Баласанян// Делопроизводство. – 2006. – № 2. – С. 27 – 29.
20. Баласанян В.Э. Как управлять предприятием: от традиционного делопроизводства к электронному документообороту / В.Э. Баласанян //Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2004. - №8. – C.23 – 29.
21. Белая, Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ/ Т.Р. Белая // Секретарское дело. – 2007. - №8. – С. 40 – 49.
22. Бибер, Е. Жизнь документа в системе электронного документооборота / Е. Бибер // Секретарское дело. – 2007. - №11. – C. 24 – 28.
23. Благодатских В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 205 с.
24. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2005. - №1. - C. 10-12.
25. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2006. - №1. - С. 36-41.
26.     Бройдо В.Л. Офисная техника для делопроизводства и управления. – М.: Филинъ, 2007. – 550 с.
27. Быкова, Т.А. Современные программные средства в системе управления документацией предприятия / Т.А. Быкова, И.Б. Толстова //Делопроизводство. – 2006. – № 2. – С. 41 – 44.
28. Бурлак Г.Н. Безопасность работы на компьютере: Организация труда на предприятиях информационного обслуживания. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 468 с.
29. Вислый А.И. Вступаем в электронную эру /А.И. Вислый// Мир библиографии.-2007.- № 6,-С. 14-19
30. Гуро Е.Н. Работать с новыми технологиями /Е.Н.Гуро // Мир библиографии.-2005.-№ 2. -  С. 50-51
31. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов / В.А. Еремченко // Секретарское дело. – 2007. - №3. – С. 23-26.
32. Елизаветина Т., Денисова М. Делопроизводство на компьютере. Издательство «Питер», СПб. 2004. – 255 с.
33. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства / О.А. Ефимова // Секретарское дело. – 2007. - №3. – С. 24-29.
34. Исаев, Г.Н. Информационные системы в экономике: учеб.пособие / Г.Н. Исаев. – М.: Омега – Л, 2006. – 462с.
35. Казуто, А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства / А. Казуто // Делопроизводство. – 2005. – № 1. – С. 82 – 87.
36. Калаев Д.В. Окупаемость внедрения электронного документооборота – возможно ли её рассчитать? / Д.В. Калаев // Делопроизводство и документооборот предприятия. – 2005. - № 3. – C.12 – 18.
37. Козырев, А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: учебник / А.А. Козырев. – 4-е изд., перераб. и доп. – СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2006. – 448с.
38. Комин К.К. Информационная цивилизация:  будущее или реальность? /К.К. Комин//Библиотековедение.-2005.-№ 6.-С. 34-43.
39. Компьютерные технологии обработки информации: Учебное пособие / С.В. Назаров, В.И. Першиков, В.А. Тафинцев и др. / Под ред. С.В. Назарова. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 500с.
40. Кондракова Л.М. Информационные технологии в библиотечной деятельности: учебное пособие для студентов специальности 071201 «Библиотечно-информационная деятельность» - Орел: ОГИИК, 2005. – 101 с.
41. Корнеев И.К., Година Т.А. Информационные технологии в управлении. Учеб. пособие для ВУЗОВ/ГУУ. М.: ЗАО «Финстатинформ», 2005. – 220 с.
42. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота / С. Короткий // Компьютерный еженедельник "Компьютерра". – 2006. - № 3. – С. 13-19.
43. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2004.- 544 с
44. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.- 3-е изд., перераб. и доп.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Кº», 2006.- 520 с.
45. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства (Компьютерные технологии в делопроизводстве). — М.: ЗАО «Бизнес-школа», «Интел-Синтез», 2006.-580 с.
46. Кузнецов, С.Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать? / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2003. – № 1. – С. 53 – 57.
47. Кузнецов, С.Л. Программы автоматизации делопроизводства. Общий обзор / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2005. – № 1. – С. 73 – 77.
48. Кузнецов, С.Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2006. - №3. – C. 63 – 69.
49. Кузнецов, С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2007. - №11. – С. 30 – 39.
50.     Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство.-2005.-№1.-С.53-57.
51.    Кузнецов С.Л. Автоматизация работы с документами. Новая техника для офиса / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство.-2004.-№1.-С.53-56.
52. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М.В. Ларин // Экономика и жизнь. - 2003. - №8. - С.18
53. Макарова, Н. В. Компьютерное делопроизводство: учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. – 2-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 410 с.: ил.
54. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства / Г.Ю. Максимович, А.М. Андреев // Секретарское дело. - 2004. - №5. – C. 21 – 26.
55. Милютина И.А. Технические средства компьютерных информационных технологий.- М: АО "Московские учебники и Картометография", 2006. – 210 с.
56.     Павлова Л.П. Эволюция технологических процессов /Л.П. Павлова // НТБ.-2001.-№ 4.-С.117-123.
57. Подолина, О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. - №8. – C. 87 – 91.
58. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / А.В. Пшенко. – 6-е изд., стер. – М.: Академия, 2007. – 176c.
59. Серова, Г.А. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. – 2008. - №1. – C. 30 – 43.
60. Серова Г.А. Применение компьютерных технологий / Г.А. Серова // Секретарское дело. - 2006. - № 2. - С. 52-61.
61. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве / А.Н. Сокова // Делопроизводство. – 2006. -№1. – С. 29-34.
62. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2006. – 240с.
63. Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере. – М.: Приор, 2005 . – 433 с.
64. Степанова, Е.Е. Информационное обеспечение управленческой деятельности: учеб. Пособие / Е.Е Степанова, Н.В. Хмелевская. – М.: Форум: Инфра – М, 2007. – 154с.
65. Усманова И.В., Вишнякова И.Н. Автоматизация подготовки документов/И.В. Усманова, И.Н. Вишнякова // Делопроизводство.-2004.- №7.- С.53-60.
66. Филенко, Е.Н. Появление персональных компьютеров и начало формирования новой «компьютерной» технологии (1980 – начало 1990-х гг.) / Е.Н. Филенко // Делопроизводство. – 2008. - №3. – С.19 – 24.
67. Фионова, Л.Р. Современные технологии ДОУ-путь к повышению эффективности управления / Л.Р. Фионова // Секретарское дело. – 2008.-№1.-С.30-43.
68. http.//www.eos.ru/ - Электронные офисные системы – Системы документационного обеспечения.
69. http://www.evfrat.ru/efficiency/
70. Пахчанян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения. -  http://www.naudoc.ru/service/vnedrenie/ 
71. http://www.ecm-journal.ru/category/Osnovy-ehlektronnogo-dokumentooborota.aspx/ - Основы электронного документооборота.