Проблемы внедрения средств автоматизации в документационном обеспечении управления (на примере ООО «МЕДРЕМСТРОЙ»)

21. Настройка системы - специализированный инструментарий позволяет в автоматизированном режиме спроектировать систему, сгенерировать отчетные формы и связи между ними, настроить механизмы репликации, настроить механизмы доступа к данным.

22. Открытость системы -  система может обеспечивать COM-интерфейс, при этом сторонние разработчики могут наращивать возможности системы собственными дополнениями. Возможен вариант приобретения генеральной лицензии, позволяющей вносить модификации в исходные тексты. Предоставляется необходимая документация на систему.

23. Регламентация прав доступа - права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.

24. масштабирование системы - работоспособность системы не должна зависеть от числа пользователей, от уровня вложенности структур.

25. Делегирование права подписи - в системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.

26. Защита информации -  каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя.

27. Соответствие требованиям действующих делопроизводственных стандартов. Система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству (52). 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Автоматизированная система «ЕФРАТ-Документооборот»

      Автоматизированная система управления (АСУ) — система управления, в которой применяются современные электронные средства обработки данных и экономико-математические методы для решения основных задач управления производственно-хозяйственной деятельностью. Это человеко-машинная система: в ней ряд операций и действий передается для исполнения машинам и другим устройствам (особенно это относится к т. н. рутинным, повторяющимся, стандартным операциям и расчетам), но главное решение всегда остается за человеком (2).

     Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

     Таким образом, учреждения остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками.

     К сожалению, применение компьютерных программ в сфере работы с управленческой (организационно-распорядительной) документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, что существенно снижает эффект от применения даже самых многофункциональных специализированных (и соответственно дорогостоящих) программных комплексов. Нередки ситуации, когда внедрение компьютерных систем носит формальный характер и не сопровождается сколь-нибудь существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов.

     В большинстве учреждений со сложной  структурой важное значение имеет уровень  организации взаимодействия подразделений  и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе.

         Следует также отметить, что на протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через современные учреждения. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем.

     Работа  по автоматизации делопроизводственных процессов началась в России ещё в начале 90-х годов. Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией стало внедрение в 1997 году Системы автоматизации документооборота и делопроизводства - САДД. Программный комплекс был разработан по заказу Банка России на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизации работы с документами.

     Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов (11).

     Эффективное управление документацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы:

• технология (на основе современных компьютерных комплексов).
• корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).
• психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

     В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в СЭД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.

     СЭД обеспечивает контроль за движением  и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

     Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и “мягкого” контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).

     Создание  СЭД связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией. В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД и её полноценное использование.

     Современный  рынок программных средств предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией. Среди них DocsVision 3.6 компании DocsVision, «Ефрат-Документооборот», «Дело», «DIREKTUM», «Кадры», «eDocLib» и многие другие. Остановимся подробно на двух самых распространенных системах - «Ефрат-Документооборот», «Дело».

       Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «Ефрат-Документооборот» - комплексное решение по организации электронного документооборота на предприятии. «Ефрат-Документооборот» позволяет автоматизировать работу с документами как в соответствии с требованиями традиционного делопроизводства, так и с современными тенденциями управления (технология workflow). Система используется для автоматизации документооборота в органах государственной власти, организациях малого и среднего бизнеса, промышленных предприятиях, научных и образовательных учреждениях.

        Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства «Ефрат-Документооборот» обеспечивает:

• регистрацию, учет и хранение документов (делопроизводство);
• оперативный доступ к документам и отчетной информации;
• эффективное управление процессами движения и обработки документов;
• сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;
• повышение исполнительской дисциплины;
• сокращение непроизводственных затрат рабочего времени сотрудников;
• минимизацию финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

        Функциональные возможности и логика работы системы «Ефрат-Документооборот» позволяют реализовать различные схемы автоматизации работы с документами. Так, внедренная система может поддерживать работу, как по правилам традиционного делопроизводства, так и в соответствии с западными стандартами управления.

           Наличие в системе «Ефрат-Документооборот» гибкого инструментария позволяет осуществить настройку и запуск системы в эксплуатацию силами собственных IT-специалистов, а в дальнейшем развивать и модифицировать ее. Задачи, наиболее часто решаемые сегодня с помощью системы это:

• автоматизация канцелярии;
• электронный архив документов;
• корпоративный электронный документооборот (workflow).

          Кроме этого внедрение системы «Ефрат-Документооборот» успешно решает и частные задачи автоматизации документооборота. В государственных учреждениях и коммерческих структурах сегодня наиболее популярными из них являются:

• управление договорным процессом;
• автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества);
• автоматизация обращений граждан.

        «Ефрат-Документооборот» — первое в России решение корпоративного уровня в сфере автоматизации документооборота, совмещающее в себе отлаженность и готовность к внедрению коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает, что, с одной стороны, система «Ефрат-Документооборот» готова к быстрому вводу в эксплуатацию и обеспечивает, соответственно, быструю отдачу от инвестиций в СЭД, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.

     Преимущества системы «Ефрат-Документооборот» как коробочного решения:

• Полнота комплекта поставки
• Отлаженность и стабильность работы
• Готовность к внедрению «по клику» (установка «Ефрат-Документооборот» занимает менее 10 минут)
• Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения

     Преимущества системы «Ефрат-Документооборот» как проектного решения:

• Встроенные инструменты настройки и адаптации системы без программирования («Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов» и др.);
• Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия
• Возможность создания индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест под требования заказчика.

     Кроме этого, система «Ефрат-Документооборот» это:

• Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, требованиям стандарта ISO 9000 и рекомендациям WfMC (Workflow Management Coalition);
• Дружественный и интуитивно-понятный интерфейс, облегчающий обучение и работу в системе;
• Конкурентные лицензии (нет ограничений на количество установленных рабочих мест системы);
• Поддержка технологии workflow (управление деловыми процессами, коллективная работа, поддержка версионности документов, разграничение прав доступа к информации, подсистема напоминаний и уведомлений);
• Наличие модуля «Монитор безопасности» (протоколирование, криптографическое шифрование);
• Встроенные средства взаимодействия удаленных серверов (возможность децентрализованного хранения документов);
• Полнофункциональный защищенный доступ к системе через Интернет;
• Интеграция с продуктами и технологиями Microsoft, OpenOffice, 1С.