Проблемы внедрения средств автоматизации в документационном обеспечении управления (на примере ООО «МЕДРЕМСТРОЙ»)

      Бумажные документы могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п.

    Система «Дело» позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров. Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров. Сотрудник экспедиции или секретарь может в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты. Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.

7. Движение документов внутри организации

    Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.

     Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе.  Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.

     При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения. На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации. Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом. Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих  журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.  

8. Формирование дел

      В течение текущего года исполненные документы «списываются в дело», и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов).

Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию  основных задач оперативного хранения документов и дел:

• поддержка принятой в организации номенклатуры дел;
• механизм списания документа в дело;
• просмотр перечня документов, списанных в дело;
• поддержка работы с многотомными делами;
• автоматический пересчет страниц в деле;
• возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.

   Для облегчения работы исполнителей и сотрудников служб ДОУ по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело – достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов. 

   Система «Дело» обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.  

9. Информационно-справочная работа 

     Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.

     Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый запрос может быть сформирован как «с нуля», так и на основе ранее созданного шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др. Для удобства доступа, отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня. Механизмы рубрикации документов (отнесения к определенной теме) и их связывания между собой позволяют быстро, точно и без дополнительных усилий находить все документы по определенной тематике или вопросу и при необходимости легко разбираться в истории проблемы.

      Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности.

       В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму). Эта функция позволяет мгновенно получать  интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает  данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.

Пользователям  доступно получение следующих отчетных форм:

Сведения  о документообороте.

Сводка  об исполнении.

Справка-напоминание  об исполнении поручений.

Сведения  о документообороте по корреспондентам и гражданам.

Сведения  о работе должностных лиц/подразделений  с документами.

Полученная  таким образом информация служит для оценки эффективности работы как всего управленческого аппарата, так и конкретных должностных  лиц (исполнителей) и дальнейшего принятия мер совершенствования исполнительской дисциплины. Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой. 

10. Удаленный доступ к данным и функциям

В системе  «Дело» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «Дело -WEB»), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения. «Дело-WEB» предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:

  

регистрация документов (с автоматическим заполнением  некоторых полей РК);

регистрация связанных документов;

прикрепление  файлов к РК;

заверение и проверка ЭЦП прикрепленных  к РК файлов;

вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;

ввод  отчетов об исполнении поручений;

работа  в папках кабинета (просмотр поступивших  в кабинет документов);

согласование (визирование) и подписание проектов документов;

поиск документов и поручений по значениям  их реквизитов;

полнотекстовый поиск документов;

использование разнообразных встроенных поисковых  запросов;

разграничение прав доступа к данным и функциям.

     Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе «Дело» стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Опция «Дело-WEB» – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым возможностям, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.    
     Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле. Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу.

    Перечень совершенствований системы «Дело»:

1. Появилась новая опция «Подсистема управления процессами». Опция предоставляет платформу и инструментарий для разработки и выполнения процессов, автоматизирующих работу с документами в системе «Дело» в соответствии с требованиями и регламентами конкретной организации. Процессы позволяют задавать маршруты движения документов, реализовывать дополнительные правила регистрации документов, управлять процессом согласования проектов документов, осуществлять взаимодействие с другими системами.

    Вместе с «Подсистемой управления процессами» поставляется один разработанный процесс «Процесс работы с РКПД», предназначенный для автоматизации некоторых операций, выполняемых при работе с проектами документов. «Подсистема управления процессами» образует одно приложение с «Подсистемой оповещений и уведомлений». В связи с этим главная страница приложения содержит ссылки на функции обеих этих подсистем. При конфигурации процесса определяется способ его запуска: только автоматически или с возможностью запуска процесса вручную пользователем системы. Во втором варианте процесс можно запустить вручную на определенном для него типе объекта (например, «РКПД»).

2. Появилась возможность динамической печати результатов поиска в MS Excel  -  перечня результатов поиска с тем набором реквизитов, который настроил пользователь.

3. Появилась возможность выбирать вид отображения поручений в окне «Перечень поручений»: показывать все поручения или отображать их покартотечно.

4. Добавился новый шаблон печати РК, который печатает поручения покартотечно.

5. Обеспечена возможность автоматического занесения в журнал передачи документов информации о новых фигурантах поручений, добавленных при редактировании поручений.

6. С помощью операции группового удаления РК появилась возможность удалять только прикрепленные к РК файлы, без удаления самих РК.

7. В окне множественного реквизита «Адресаты» добавлены команды подготовки и отправки по  E-mail.

8. Появилась возможность скрыть команду «Отправить E-mail» в меню «Действия» РК документа и в окне множественно реквизита «Адресаты».

9. Появилась возможность при отправке по электронной почте нескольким адресатам РК с прикрепленными файлами формировать для каждого адресата отдельный список прикрепленных файлов.

10. Управление форматом отправляемых электронных сообщений перенесено в модуль «Справочники» и задается на адресатах (элементах справочников «Граждане» и «Список организаций») (68). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Внедрение средств автоматизации на примере ООО «Медремстрой» 

         3.1 Общая характеристика документооборота организации

     Общество с ограниченной ответственностью «Медремстрой», создано и действует в соответствии с Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью и Гражданским кодексом РФ. Общество приобретает права юридического лица с момента государственной регистрации и строит свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства РФ.