Документационное обеспечение управления

Документационное  обеспечение управления (ДОУ).

Состоит из решения следующих задач:

 документирование (составление и оформление документов) и организация работы с документами (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов, систематизация архивного хранения).

В результате документирования создается документ (или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать).

Реквизит документа – это обязательный элемент, присущий определенному виду документа (дата, вида, подпись, печать и другие).

Организация работы с документами  предполагает создание оптимальных  условий для всех видов работ  с документами, начиная с создания или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей  на архивное хранение.

Документооборот – это процесс прохождения документа по инстанциям (с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки). Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы – целые структурные подразделения (канцелярии, секретари, экспедиции).

Основные направления  совершенствования делопроизводства является унификация и стандартизация документа. Унификация предполагает сокращение неоправданного многообразия документа, приведения их к единообразным формам, единообразию языковых конструкций и операций по составлению и т.д. Стандартизация заключается в возведению нового, обязательного для применения, оптимальных правил, требований, выработанных в результате проведенной унификации документов.

 УСД (унифицированная система документа) – представляет собой систему документации, созданную на основе единых правил, требований, и содержащую информацию для управления в определенной сфере деятельности.

Наиболее широко используемой группой документа является организационно – распорядительные документы (ОРД).

Нормативно –  методическая база делопроизводства – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними (Комитет по архивам, Белорусский НИИ документоведения и архивного дела).

Нормативным документам, регулирующим вопросы делопроизводства, относятся: законы РБ, указы и распоряжения, государственные и отраслевые стандарты, общегосударственные классификаторы, государственные и отраслевые институты, инструкции по делопроизводству конкретного  предприятия. СТБ 6.38-2004. 19.01.2009 №4 ISO-148 13700 ISO 9000 Все документы можно классифицировать: По наименованию (приказы, протоколы, договоры). По способу фиксации информации (рукописные, звуковые, фотографированные, видео). По форме изложения. По степени сложности. По гласности. По месту составления. По срокам исполнения. По происхождению. По виду оформления. По срокам хранения. Основные документы управления: Организационные. Распорядительные. Информационно – справочные. Документы по личному составу. Плановые документы. Нормативные документы вышестоящих органов. Виды реквизитов – каждый вид нормативного акта имеет свой набор документа. Реквизиты: графические (герб, эмблема, печать) и текстовые (простые и сложные). Максимальный набор реквизитов используется в документах управления согласно стандарту СТБ 6.38 – 2004. Однако в конкретных документах применяется не весь набор, а гораздо меньшее число реквизитов. Требования к бланкам и тексту документа. Бланк – стандартный лист бумаги светлых тонов, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Бланки изготавливают типографическим способом. Бланки имеют установленный набор реквизитов и определенный порядок их расположения. Для бланков используются 2 формата бумаги: А4, А5, А3. Каждый лист документа, который оформлен на бланке, должен иметь поля: левое — 30 мм., правое – 10 мм., верхнее и нижнее – 20 мм. Существуют: Общий бланк (используется для всех видов документов, кроме письма). Бланк письма. Бланк конкретного вида документа (рекомендованы в организации, когда этих бланков за год издается около 200). Стандартно рекомендуются 2 варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. Продольное расположение реквизитов — в заголовочной части документа вдоль верхней части листа. Используется для общих бланков. Угловое расположение предполагает расположение реквизитов в верхней части листа, что особенно удобно для писем. В международной переписке на бланке письма с угловым расположением реквизитов слева на русском и белорусском языках, а справа на иностранном. При изготовлении документа на 2 и более страниц используется нумерация страниц вверху страницы. 1 пункт – 0,35 мм. Допускается шрифт 14 (Times New Roman). Длина строки – 64 знака, а максимальное количество строк для формата А4 – 41. Многостр. Реквизитов через один интервал, а максимальная длина строки – 28 знаков.