Проблемы внедрения средств автоматизации в документационном обеспечении управления (на примере ООО «МЕДРЕМСТРОЙ»)

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Проблемы  внедрения средств автоматизации в документационном обеспечении управления

(на  примере ООО «МЕДРЕМСТРОЙ») 
 
 
 
 

                                                                          

                                                 

 

  СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение………………………………………………………………………3

Глава 1. Этапы развития автоматизированных систем

в документационном обеспечении управления…………………………….8

1. Истоки возникновения информационных технологий…………………8

1.2 Этапы развития автоматизированных технологий…………………….12

1.3 Признаки  деления автоматизированных систем……………………….15

Глава 2. Современные системы автоматизации в делопроизводстве…….19

2.1 Принципы автоматизации делопроизводства………………………….19

2.2 Автоматизированная система «Ефрат-Документооборот»……………27

2.3 Автоматизированная система «Дело»…………………………………..40

Глава 3. Внедрение средств автоматизации на примере

ООО «Медремстрой»………………………………………………………...62 

3.1 Общая характеристика документооборота

организации…………………………………………………………………...62

3.2 Основные проблемы внедрения автоматизированных систем………..66

3.3 Расчет  эффективности внедрения автоматизированных

систем………………………………………………………………………….71

Заключение……………………………………………………………………81

Список  источников и литературы…………………………………………...85

Приложения…………………………………………………………………...92

Приложение 1…………………………………………………………………92

Приложение 2…………………………………………………………………93

Приложение 3…………………………………………………………………94

Приложение 4…………………………………………………………………95

Приложение 5…………………………………………………………………96

Приложение 6…………………………………………………………………97 

                                                        Введение 
 

         Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть, а также разнообразные технические средства управления.

          Документационное обеспечение управления реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документирования информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами и повышения качества работы с документной информацией достигаются различными путями, наиболее эффективный путь – это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств, информационных технологий и средств автоматизации. При этом необходимо иметь ввиду, что применение автоматизированных средств при работе с документированной информацией приводит к возникновению новых, более качественных данных, зафиксированных в той или иной форме, максимально подготовленных для последующего использования в ходе реализации управленческих процедур офисной деятельности (46).

          При современном уровне развития вычислительной техники и средств связи автоматизация процесса управления позволяет быстро и эффективно решать поставленные управленческие задачи, для чего создаются комплексные автоматизированные системы управления. Происходит врастание автоматизированных технологий в традиционные системы управления, использование в современных организациях всего набора наиболее рациональных технологических приемов обработки управленческой документной информации и официальных документов.

       Актуальность темы дипломной работы связана с тем, что использование современных информационных технологий, а также средств механизации и автоматизации, при подготовке документов в организациях позволяет не только уменьшить документооборот организации, повысить скорость и качество принятия управленческих решений, сэкономить время руководителей, улучшить качество и оперативность составления документов, но также существуют определенные трудности и проблемы связанные с внедрением автоматизированных средств в документационном обеспечении управления. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

     Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

     Проблемы  документирования деятельности организаций  и управления документацией являются столь же древними, как сами документы  и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.

     Для современного документоведения важны  исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

       Наличие большого количества функционирующих баз данных, содержащих информацию практически по всем видам деятельности общества, создание технологий, обеспечивающих доступ массового пользования к этим информационным ресурсам, расширение функциональных возможностей информационных систем не отменяет проверенных временем технологий документационного обеспечения управления, а модернизирует их, заставляя более ответственно относиться к их четкому соблюдению.

       Кузнецов С.Л. отмечает, что очень важно продумать перспективы внедрения систем автоматизации в документационном обеспечении управления. Так как не редкость ситуации, когда автоматизация начинается с установки системы на 3-4 компьютера канцелярии, затем приходят к выводу о целесообразности установки системы секретарям структурных подразделений и только потом, как говорится, "пощупав" систему руками в эксплуатации, понимают, что современная система автоматизации документационного обеспечения управления должна быть на компьютере каждого сотрудника, работающего с документами. Следовательно, очень важно, чтобы система была хорошо масштабируемой, с возможностью переноса на различные аппаратно-программные платформы (45).

     По определению «автоматизированные технологии» включают в себя методы обработки информации как результат  сочетания технических возможностей вычислительной техники,  электросвязи, информатики, направленных на сбор, накопление, анализ, доставку информации потребителям независимо от расстояния и объемов на автоматизацию рутинных операций и подготовку аналитической информации для принятия управленческих решений. Современные автоматизированные технологии — это обработка документов и информации с помощью персонального компьютера (ПК) и современного программного обеспечения.                                                                                                                                                                                                                                                        Документы многообразны, и каждый вид документа - приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. - имеет свои особенности и свои правила работы с ним. Вот почему составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности документов выделено в специальное направление (13).

      Выбор темы настоящей работы обусловлен несколькими факторами:

• во-первых, наличием необходимости упорядочения документальной среды как средства повышения эффективности управления,
• во-вторых, возрастающими темпами информатизации России и актуальными задачами вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

        Цель дипломной работы – выявить основные проблемы внедрения автоматизированных технологий в документационном обеспечении управления.

      В связи с этим мы ставим следующие задачи:

• рассмотреть этапы развития автоматизации в документационном обеспечении управления;
• рассмотреть современные автоматизированные программы в документационном обеспечении управления; 
• выявить основные проблемы автоматизации и способы их решения;
• оценить экономическую эффективность внедрения автоматизированных программ.        

       Объектом исследования дипломной работы является автоматизация делопроизводства.

       Предметом исследования являются проблемы внедрения средств автоматизации в документационное обеспечение управления.

         Данной темой занимаются ученые и специалисты в области документоведения. Т.Р. Белая отмечает, что необходимость автоматизации делопроизводства обусловлена стремительным совершенствованием технологии производства персональных ЭВМ, программных средств, повсеместному внедрению информационных технологий, поэтому современные системы автоматизации делопроизводства позволяют построить полноценную систему управления процессами обработки документов и контроля за их выполнением (21). По мнению Серовой Г. на сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым. Система автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения (59).

                   Глава 1. Этапы развития автоматизированных систем

1. Истоки и этапы развития информационных технологий

   Информационная технология–совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, накопление, хранение, актуализацию, поиск и распространение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности (1).