Проблемы внедрения средств автоматизации в документационном обеспечении управления (на примере ООО «МЕДРЕМСТРОЙ»)

    Три основных довода в пользу автоматизации документооборота:

1. В  результате внедрения системы  электронного документооборота  удается достичь:

• повышения исполнительской дисциплины;
• повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и подразделений в целом;
• сокращения времени исполнения поручений;
• оптимизации маршрутов прохождения документов;
• повышения оперативности получения необходимой информации;
• качественного улучшения контроля различных направлений деятельности предприятия;
• повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.

2. Затраты  на внедрение электронного документооборота  окупаются менее чем за год  работы.

3. Данные  исследований Gartner Group.

    По результатам западных исследований (данные Gartner Group), при обычном "бумажном" документообороте цена одного документа варьируется от 16 до 120 долларов за счет затрат на выпуск документов. После внедрения систем автоматизации электронного документооборота уже в течение первого года эксплуатации суммарная цена одного документа падает, даже с учетом стоимости внедрения, больше чем на 10 долларов. При массовом переходе на электронный документооборот цена одного документа становится еще меньше за счет сокращения расходов на выпуск документов, ускорения их обработки, освобождения рабочего времени и уменьшения объемов хранения (68).

Основные  проблемы внедрения  системы:

    Для успешного внедрения СЭД на предприятии необходимо избегать некоторых типичных ошибок: невнимания к организационным вопросам, ставки только на собственные силы при разработке системы, экономии на "пилотном" проекте. Недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД и низкий уровень обучения сотрудников также могут помешать эффективному внедрению.

    Электронный документооборот или более широко – автоматизация процессов подготовки и согласования документов – находит все большее применение в различных сферах деятельности бизнеса и государства.

     Все проблемы по реализации проектов можно разделить на три основных блока: организационные, экономические и технические. Первые связаны с человеческим фактором – недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы – это, в первую очередь, необходимость вложения значительных средств, при том, что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложности интеграции с уже существующими системами. Попробуем разобраться с указанными трудностями более подробно:

1. На первом месте при подготовке к внедрению электронного документооборота в компании находятся организационные вопросы. Одной из типичных ошибок, совершаемых при переходе к электронному документообороту, является их недостаточная проработка, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти мелочи становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время. Для привлечения "административного ресурса" поддержки СЭД необходимо продемонстрировать все преимущества, которые предоставляет новая система, и обучать руководство практической работе с ней.

С точки  зрения организационного аспекта разработка и утверждение                        концепции развития документационного обеспечения предприятия, плана внедрения СЭД, выбор руководителя проекта и формирование рабочей группы заслуживает самого пристального внимания. Избежать организационных трудностей поможет четкое определение конечных целей проекта. Наиболее типичные задачи СЭД формулируются таким образом: сократить непроизводительные затрат рабочего времени сотрудников, повысить эффективность документооборота, автоматизировать и упорядочить все этапы подготовки документов.  
После того, как цели заданы, не менее серьезное внимание следует уделить формированию рабочей группы проекта. Успех во многом зависит от того, насколько тесно сотрудничают специалисты ИТ-службы и подразделения-заказчика. Необходимо четко распределить обязанности и сферы ответственности между сотрудниками всех отделов, привлеченных к внедрению.

2. Другим распространенным препятствием является способ построения СЭД. Самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы. Такой путь оказывается и самым невыгодным с точки зрения финансовых затрат на внедрение. По словам Сергея Кузнецова, руководителя научно-информационного центра "Горбачев-фонда", разработка СЭД своими силами может привести к тому, что текущая ситуация с документооборотом будет законсервирована. "Опору необходимо делать на уже готовые решения от производителей" – сказал в своем сообщении на форуме Сергей Кузнецов. Однако выбор ПО затруднен отсутствием объективных общепринятых требований к СЭД. Не в последнюю очередь это обусловлено недостаточной подготовленностью нормативно-методической базы со стороны государства. Во-первых, в системе должны быть предусмотрены средства поддержки территориально распределенной сети, т.е. возможность обмена документами с удаленными филиалами. Кроме того, делая выбор между различными решениями, предпочтение следует отдавать промышленным платформам, которые также должны обладать достаточной гибкостью и возможностями настройки под требования пользователя (45). Для того чтобы уменьшить "сопротивление внедрению" нового ПО со стороны сотрудников, необходима опора на уже привычную, стандартную среду. Например, если в компании используется Lotus Notes/Domino, то желательно, чтобы интерфейс СЭД был похож на интерфейс Lotus. Существенными оказываются также вопросы взаимодействия с уже существующими АИС компании, в том числе с базами нормативно-справочной информации, поэтому очень важно наличие встроенных в решение или готовых внешних модулей интеграции. Так, внедрение СЭД на уже базе развернутой сети Lotus позволяет снизить затраты на проект и быстрее осуществить установку мест  сотрудников. Система должна поддерживать работу механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП), желательно, чтобы в ней уже были встроены средства ЭЦП. Не менее существенны возможности обучения пользователей, в том числе дистанционного, встроенные или подключаемые в виде отдельного модуля. Сотрудникам также должна быть доступна удобная справка, позволяющая наглядно, на примерах разрешить возникающие в процессе повседневной работы трудности, что стимулирует работу пользователей с системой. При этом функциональные возможности решения не должны быть избыточными, поскольку в этом случае неэффективно расходуются средства на внедрение СЭД и усложняется работа с ней для персонала. Кроме того, очень важно избегать еще одной распространенной ошибки – когда к системе подключается слишком мало сотрудников, она не используется повсеместно и ее окупаемость оказывается низкой. 
   Согласно распространенному среди экспертов мнению, большинство организаций, затратив приличные деньги на хорошие коммуникации, надежно аппаратное обеспечение и подготовку персонала, устанавливают решение всего на 15-20 рабочих мест. В этом случае на них распределяется вся стоимость системы как таковой, что приводит к низкой окупаемости, поскольку другие сотрудники организации не подключены к этой информационной магистрали и не работают с ней.
3. После выбора продукта необходимо отработать те бизнес-процессы, которые собираются автоматизировать, провести тестирование решение в работе, выявить все недостатки и т.д. Все эти задачи решаются на этапе пилотного проекта, в ходе которого выбирается небольшое число рабочих мест, от 10-15 и до 50, в зависимости от масштаба организации, на которые внедрятся СЭД. Пилотный проект позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам, и если оно не удовлетворяет всем требованиям, отказаться от внедрения, не теряя при этом значительных средств. Поэтому еще одной ошибкой при внедрении является экономия финансов на предварительное выполнение "пилота". Крайне важна первоначальная реализация пилотного проекта, – отмечает Максим Чернов, заместитель руководителя управления внедрения банковских программных комплексов "Газпромбанка". – При этом и в процессе разработки комплекса и во время опытной эксплуатации необходима отлаженная совместная работа ИТ-подразделения и конечных пользователей. Иначе система может не заработать из-за того, что у заказчика и у ИТ-специалистов будут разные представления о том, какие функции должны быть реализованы, каким требованиям она должна удовлетворять". Согласно мнению разработчиков, пилот представляет ключевой этап, поскольку в его ходе можно получить ту информацию, которую не выявили в ходе предпроектного, информационного обследования. Он позволяет точнее провести расчет стоимости владения системой на всю компанию в целом. Это самый сложный, самый тяжелый, но вместе с тем один из важнейших этапов. 
   После окончания пилотного проекта и при переходе к опытной эксплуатации системы, приблизительно через 3-6 мес., необходимо продемонстрировать руководству первые положительные результаты. Таковыми могут быть, например, снижение непроизводительных потерь времени на обработку документов сотрудниками или сокращение затрат на приобретение бумаги и т.д. (69).
4. Еще несколько трудностей возможны на следующих этапах внедрения СЭД. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей. Подготовка нормативных правил по процессам электронного документооборота должна вестись параллельно с опытной эксплуатацией и предполагает разработку подробных инструкций по делопроизводству для сотрудников, соответствующих приказов и положений. Вопросам обучения сотрудников также должно уделяться самое пристальное внимание при развертывании СЭД. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения. Необходимо четкое понимание со стороны руководства организации, что создание СЭД достаточно длительный проект и ее развитие и поддержка будет требовать постоянного вложения средств. На обучении персонала часто экономят, считая, что достаточно обучить одного человека, а он обучит всех остальных. По мнению Сергея Иванова, достаточно сложно обучить даже 50% сотрудников без отрыва от производства, однако выходом из сложившейся ситуации будет организация дистанционного обучения непосредственно на рабочих местах. При ее создании и развертывании опору необходимо делать на интуитивно удобный и понятный интерфейс, описание и разбор типичных рабочих ситуаций на конкретных примерах, поскольку из-за высокой загруженности сотрудников по основной деятельности у них нет времени долго изучать различные справочные материалы (69).

3. Автоматизированная  система «Дело»

         Система «Дело», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Первая версия системы «Дело» выпущена в 1996 году. «Дело» – первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ. В настоящее время «Дело» используют 2000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «Дело».

       Сегодня программа документооборота «Дело» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией.

Эффективность автоматизации документооборота:

• Поддержка любой технологии работы с документами
• Система «Дело» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.    
• В зависимости от потребностей заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать:
• Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;  
  Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий); Смешанный бумажно-электронный документооборот.

        Программа документооборота «Дело» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации. Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и  передачу полномочий и др.

 Благодаря этому обеспечивается:

1. Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления  делопроизводством и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота;
2. Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.
3. Масштабируемость;  
   Автоматизированный документооборот «Дело» обладает практически неограниченной масштабируемостью – возможностью «увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей.
4. Система  позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности;
5. Работа в Интернет/ Интранет сетях;

Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный  доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).

6. Поддержка распределенного электронного документооборота;  
   Электронное делопроизводство позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.
7. Работа с большими объемами документов;

Система хранения данных позволяет работать множеству  пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.

     В системе документооборота предприятия «Дело» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке: для корпоративных приложений;

• Microsoft и Oracle – поставщики наиболее популярных платформ для корпоративных приложений; Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.

• ABBYY – ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм;

• КриптоПро, СигналКом, Aladdin – разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности.

Наличие открытого API-интерфейса делает возможной  интеграцию системы документооборота предприятия «Дело» с любыми используемыми  в организации информационными  системами и бизнес-приложениями.

           Например:

• «1С:Предприятие» ;
• продукты компании «ЭОС» ;
• другие используемые в организации системы и бизнес-приложения.

Кроме того, использование API позволяет расширить свойства системы современного делопроизводства компании для решения различных задач.

Например:

• для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;
• для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;
• для доступа к данным системы через Internet (Intranet);  
  для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т.д.

     Простота внедрения и использования:

Система «Дело» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшей работы пользователей обеспечиваются благодаря уникальным эксплуатационным качествам системы:

1. Легкость и быстрота установки и настройки программы делопроизводства (в том числе силами заказчика),  короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию;
2. Простой и интуитивно понятный интерфейс системы учёта делопроизводства, предоставляющий максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователей;
3. Многократно проверенная на практике технология внедрения системы электронного документооборота фирмы и обучения работе с ней пользователей и администраторов;
4. Квалифицированные и опытные специалисты по внедрению, и консультанты ;
5. Служба технической поддержки клиентов ;