Проблемы внедрения средств автоматизации в документационном обеспечении управления (на примере ООО «МЕДРЕМСТРОЙ»)

       На основе стандартной «коробочной версии» может быть также реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности.

Функциональные  возможности системы «ДЕЛО»:

1. Регистрация документов  
2. Работа с файлами (электронными документами)  
3. Работа с поручениями  
4. Кабинеты  
5. Работа с проектами документов  
6. Прием и внешняя рассылка документов  
7. Движение документов внутри организации  
8. Формирование дел 
9. Информационно-справочная работа  
10. Удаленный доступ

    Рассмотрим подробнее каждую функцию системы:

1. Регистрация  документов 

Прежде  чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и  созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее. Рассмотрим подробнее каждую функцию системы:

При регистрации  формируется регистрационно-контрольная  карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.

Для отражения  ведомственной или отраслевой специфики  состав полей РК может быть расширен за счет создания дополнительных реквизитов.

     Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.

     Для облегчения и ускорения процедуры регистрации используются следующие инструменты:

• задание автоматически заполняемых значений реквизитов (по умолчанию);
• заполнение реквизитов путем выбора нужного значения из заранее настроенного справочника;
• перечень наиболее часто используемых стандартных текстов;
• установление ссылок на другие документы;
• отнесение документа к тематическим рубрикам и др.

2. Работа с файлами (электронными  документами) 

    К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «Дело», гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами:  просмотр,  редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа). Перевод документов из бумажной в электронную форму. Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция «Сканирование»). Для организаций с большим документопотоком реализована возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту. (Опция «Поточное сканирование»). Технология поточного сканирования состоит в следующем. При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.  В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и  обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим РК. Система предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования:

1. расположение штрих-кода на документе или чистом листе бумаги;
2. поддержка работы с двусторонним сканером;
3. способ обработки (создание графического изображения, текстового файла или комбинированный вариант);
4. форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);

Для реализации данной функции используется программное  обеспечение компании ABBYY – FineReader 6.0 или 7.0 Scripting Edition.

3. Работа  с поручениями (выдача, исполнение  и контроль)

Система обеспечивает работу с несколькими  видами поручений:

• резолюция – поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;
• пункт – поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;
• подчиненная резолюция – относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;
• проект резолюции – предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.

     Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов. После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе «Дело». Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее – исполнителям более низкого уровня. Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений. Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.

    4. Кабинеты

Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.

Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д.

     Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.

Папки кабинета:

«Поступившие»

«На исполнении» 

«На контроле» 

«У руководства»

«На рассмотрении» 

«В дело» 

«Управление проектами документов» 

«На визировании»

«На подписи».

   В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса. Благодаря понятному и максимально приближенному к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами работает должностное лицо и на какой стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы. Наличие собственных «рабочих мест» сотрудников позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.

     Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и «ролей» участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату – например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).  

5. Работа с проектами документов

     Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.

Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов. Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут  движения  проекта между ними (последовательное или параллельное). Должностные лица, которым направлен документ,  могут ознакомиться с его содержанием и внести  коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством  версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции. В случае если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.

Пройдя  все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим  или внутренним документом, который  должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.

6. Прием и внешняя рассылка документов

    Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения – экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.

     Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «Дело» поддерживает  работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:

1. прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;
2. автоматизированная регистрация поступивших документов;
3. подписание отправляемого сообщения  ЭЦП;
4. шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;
5. контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе «Дело», установленной в организации-адресате).