Документационное обеспечение управления

1. Документальное обеспечение управления.

Значение  документирования при управлении организацией

Делопроизводство  или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами –  является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.

Документирование – это процесс создания и оформления документа; по ГОСТу – «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Именно документы  обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.

Решение проблем  управления документацией в современный  период прошло в развитых странах  два основных этапа. Первый этап 1970-1980 гг. В это время большинство  авторов считали, что «бумажное  управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (InternationalStandardsOrganization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время  рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации  делопроизводственных процессов, которые  увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и  вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации  труда. Всякий процесс организации  работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию сводится к набору одних  и тех же операций. Только в одних  организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение  управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с  тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность  работников делопроизводственных служб.

Информация  фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

 

2. Реквизит "Адресат". Правила оформления.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление. Состав и правила оформления реквизитов определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Реквизит 15 – «Адресат». 
В качестве Адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее в примерах наименования организаций и их справочные данные являются условными): 
 
Минюст России  
Департамент информатизации  
 
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например: 
 
Генеральному директору  
ОАО «Полет»  
В.А. Николаеву  
 
Если документ отправляют нескольким однородным организациям или структурным подразделениям одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

 

Администрации районов 

Московской  области

Документ не должен содержать более четырех  адресатов. Слово «копия» перед  вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. 
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. В соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях: 
 
- наименование адресата (наименование организации — юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); 
 
- название улицы, номер дома, номер квартиры; 
 
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.); 
 
- название области, края, автономного округа (области), республики; 
 
- страна (для международных почтовых отправлений); 
 
- почтовый индекс. 
 
В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные  или физические лица.

Например:                                                                      Администрация

Новосибирской области

Контрольно-правовое управление

Должность лица,  которому адресован документ, указывают  в дательном падеже, инициалы перед  фамилией.

Например:                        Администрация

Новосибирской области

Контрольно-правовое управление

    А.С.Сидорову

или

Президенту

АОЗТ «Сиблитмаш»

И. И. Иванову

В состав реквизита  «адресат» при необходимости  может включаться почтовый адрес.

Документ не должен содержать более четырех  адресатов. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Редакция журнала  «Новый мир»

Малый Путенковский переулок, 1/2,

ГСП, Москва, 103806

При адресовании  документа физическому лицу указывают  фамилию и инициалы получателя, затем  почтовый адрес.

Например:

Гуляеву А.И.

ул. Мира, д. 11, кв.12,

Новосибирск, 630102

Допускается центрировать каждую строку реквизита адресат по отношению к самой длинной строке.

Например:                                      Председателю ЗАО «Сиблитмаш»

В. А. Григорьеву

3. Организационно - распорядительные документы. Виды, назначение, правила составления и оформления.

Организационно-распорядительные документы  – письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Виды  организационно-распорядительных документов.

Устав - правовой акты, являющийся одним из учредительных документов и определяющий правовой статус организаций, необходимый для её государственной регистрации.

Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) – это приказы о приеме, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, о командировании, присвоении разрядов, вынесении взысканий и поощрении работников.

Положение о структурном подразделении - организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор WordforWindows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов TimesNewRomanCyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Документы в  организации должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации-авторе документа.

Бланки документов изготавливаются на стандартных  листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). Они обычно изготавливаются  типографским способом, с помощью  средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью  средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

 

Назначение  Организационно-распорядительных документов.

 

Основное назначение распорядительных документов - регулирование  и координация деятельности, позволяющие  органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации. 
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. 
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.