Проблемы внедрения средств автоматизации в документационном обеспечении управления (на примере ООО «МЕДРЕМСТРОЙ»)

Финансовый  фактор

    Следующей проблемой внедрения автоматизированных средств является  то, что сложность задачи не сочетается с финансовыми возможностями организации. Нужны недорогие, но при этом достаточно функциональные системы. Поэтому проводятся различные расчеты эффективности внедрения автоматизированных систем (70). 
 
 
 
 

   3.3 Расчет эффективности внедрения автоматизированных систем

   Изучая различные автоматизированные системы документационного обеспечения управления я посоветовала внедрить в данную организацию автоматизированную программу «Дело» или «Ефрат-документооборот», так как они наиболее популярны на рынке автоматизированных систем (см. Приложение 1). Чтобы решить какую систему лучше внедрить рассчитаем экономическую эффективность внедрения этих систем.

   Как для любой автоматизированной системы, эффект от внедрения делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает автоматизированная система (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

«Рис. 1 Эффект от внедрения автоматизированной системы».

1. Прямой  эффект от внедрения автоматизированной  системы, поддающийся количественным  подсчетам. К первой группе  эффектов относятся: 

Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на  расходные материалы (бумагу); на оборудование (копировально-множительную технику и др.),  
на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).

Экономия  рабочего времени  сотрудников: на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на прохождение документов; поиск нужных документов; на повторное использование документов.

2. Косвенный эффект, обусловленный улучшением управленческих процессов и не поддающийся количественным подсчетам:

Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения); 
Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления;

Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступной более широкая область применения информации документов, возрастает  востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации;  
Формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры;  
Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей (удаленное взаимодействие, поддержка деятельности рабочих групп и др.) (36).

     Сравним прямой эффект от внедрения двух систем.

     В ООО «Медремстрой» работает около 50 работников различного ранга. Рассчитаем прямой эффект внедрения автоматизированных систем «Дело» и «Ефрат-документооборот».

    Внедрение автоматизированных систем экономит трудовые ресурсы в диапазоне от 25% до 33% (40). Возьмем среднее значение 30%. Проведем расчет численности работников после внедрения автоматизированной системы:

                                              Ч = Чо – (Чо × 0,3), где

    Ч – численность работников после внедрения автоматизированной системы;

    Чо – численность работников организации до внедрения системы.

     Тогда получаем:

                                              Ч = 50 – (50 × 0,3) = 35 чел. 

   Таким образом, получается, что внедрение автоматизированных систем сокращает численность работников ООО «Медремстрой» до 35 человек. Сокращено 15 человек.

   Далее проведем расчет экономии заработной платы от внедрения автоматизированных систем:

                                                      Е = Z  × Чс, где

     Е – экономия заработной платы;

     Z – средняя заработная плата работников организации;

     Чс – численность сокращенных работников.

   Получаем:

                                                 Е = 12 000 × 15 = 180 000 тыс.

   Таким образом, экономия заработной платы в месяц составит 180 000 тыс. Стоимость лицензии программного обеспечения «Дело» до внедрения в пересчете на рабочее место, получаем:

                                                         K = L × V, где

      К – затраты на программное обеспечение;

      L – стоимость программного обеспечения автоматизированной системы «Дело» на одного человека;

      V – количество работников до внедрения системы.

  Получаем:

                                                К = 4000 × 50 = 200 000 тыс.

    Стоимость лицензии программного  обеспечения автоматизированной  системы «Ефрат-документооборот»  до внедрения:

                                                         К = L × V, где                                             

     К – затраты на программное обеспечение;

     L – стоимость программного обеспечения на одного человека;

     V – количество работников до внедрения системы.

  Получаем:

                                             К = 6000 × 50 = 300 000 тыс.

     Стоимость лицензии программного обеспечения «Дело» после внедрения в пересчете на рабочее место. Тогда получаем:

                                                         K = L × Vэ, где

      К – затраты на программное  обеспечение;

      L – стоимость программного обеспечения автоматизированной системы «Дело» на одного человека;

      Vэ – количество работников после внедрения системы.

  Получаем:

                                               К = 4000 × 35 = 140 000 тыс.

    Стоимость лицензии программного обеспечения автоматизированной системы «Ефрат-документооборот» после внедрения: 

                                                     К = L × Vэ, где                                                                                 

     К – затраты на программное обеспечение;

     L – стоимость программного обеспечения на одного человека;

     Vэ – количество работников в организации после внедрения системы

   Получаем:

                                                 К = 6000 × 35 = 210 000 тыс.

     Таким образом затраты на внедрение автоматизированной системы «Дело» до и после внедрения меньше, чем затраты на внедрение автоматизированной системы «Ефрат-документооборот».

    Теперь рассчитаем срок окупаемости автоматизированной системы «Дело» и «Ефрат-документооборот» за год:

                                               Э = (Чо – Ч) × Z × 12, где

      Э – годовой экономический  эффект от экономии при использовании  автоматизированной системы;

     Чо – численность работников организации до внедрения;

     Ч – численность работников  после внедрения автоматизированной  системы;

     Z – средняя заработная плата работников организации;

    12 – месяцы.

    Получаем:

                                 Э = (50 – 35) × 12 000 × 12 = 2 160 000 тыс.

     Рассчитаем затраты на внедрение автоматизированной системы «Дело»:

                                    К = Кс + Кв + Кэ + Ку + Ка + Кма, где

          

     К – затраты на программное обеспечение;

     Кс – стоимость автоматизированной системы «Дело»;

     Кв – стоимость вспомогательного оборудования (25% от стоимости системы);

     Кэ – эксплуатационные расходы (10% от стоимости системы);

     Ку – затраты на текущие и профилактические работы (20% от стоимости системы);

     Ка – амортизационные расходы (13% от стоимости системы);

     Кма – стоимость программных средств.

  Тогда  получаем:

          К = 140 000 + 35 000 + 14 000 + 28 000 + 18 200 + 80 000 = 315 200 руб.

    Далее рассчитываем по формуле:

                                                   Е = Э / К × 0,1

     Получаем:

                                   Е = 2 160 000 / 315 200 × 0,1 = 0,6

     Рассчитаем срок окупаемости  автоматизированной системы «Дело»:

                                               Т = 1 / 0,6 = 1,5 года

      Таким образом, срок окупаемости автоматизированной системы «Дело» составит 1,5 года.

     Рассчитаем затраты на внедрение  автоматизированной системы «Ефрат-документооборот»:

                               К = Кс + Кв + Кэ + Ку + Ка + Кма, где 

     К – затраты на программное обеспечение;

     Кс – стоимость автоматизированной системы «Ефрат-документооборот»;