Проблемы внедрения средств автоматизации в документационном обеспечении управления (на примере ООО «МЕДРЕМСТРОЙ»)

   Основной целью деятельности Общества, т.к. оно является коммерческой организацией, является расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли и распределение полученной прибыли между его Участниками.

   Основными видами деятельности Общества является капитальное строительство, ремонтно-строительные, реставрационные и конструкторские работы.    

 Движение  документов в ООО «Медремстрой» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Документооборот разделяется на входящие, исходящие и внутренние потоки документов в организации.   

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работникам.  

   Основные виды документов, используемые в организации это – приказы, акты, сметы, письма, служебные записки, справки, телеграммы, телефонограммы. Основным нормативным документом организации является устав, который определяет цели, виды деятельности общества, ответственность общества, права и обязанности участников общества (см. Приложение 6).

   Количество документов обрабатываемых в организации за день в среднем ≈ 50, за месяц ≈ 100, за год ≈ 1200. Общее количество документов, обрабатываемых в организации ≈85.

    Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.  С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

      По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

      Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.  Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем организации. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

     Рассмотренные руководством документы возвращаются секретарю, где в регистрационно-контрольную форму (далее именуется - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

     Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем в журнале учета и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой и электрической связью.

     Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

С помощью  средств электрической связи  осуществляется передача информации в  виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

      При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

• объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
• документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
• ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
• факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
• запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
• подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
• поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
• факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

      Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.

Результаты  учета количества документов обобщаются секретарем и представляются руководству.

      За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

      Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

    При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      3.2 Основные проблемы внедрения автоматизированных систем.  

          В ООО «Медремстрой» ведется преимущественно традиционный документооборот, хотя данная организация оснащена современными компьютерами и средствами оргтехники, у них не используются автоматизированные системы документооборота. Я думаю, что ведение в ООО «Медремстрой» документооборота традиционным, без использования передовых технологий, методом приводит к неоправданному возрастанию количества выпускаемых документов, увеличению сроков их рассмотрения и исполнения, и снижению эффективности контроля над исполнением документов.

     Известно, что успех деятельности современной организации определяется множеством факторов, среди которых ключевое место в наш век компьютерных технологий, несомненно, занимает автоматизация и оптимизация. В настоящий момент существует множество программного обеспечения по автоматизации на предприятиях с любой организационной структурой, независимо от форм собственности и количества сотрудников. Эти программы способствуют облегчению трудовой деятельности работников, ускорению процесса поиска необходимой информации, упорядочиванию хранения данных и позволяют получать необходимые выходные формы. Но при этом возникают различные проблемы при внедрении автоматизированных систем в организацию.

  Общие проблемы внедрения автоматизированных систем в организациях:

 Обучение кадров

      Системы автоматизированного документооборота имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров. Как разрешить эту проблему? Работа с людьми – это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей — как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу работы, а им предлагают резко переключиться на другой, совершенно им непривычный, причем, не снижая нагрузку. Что можно сделать, чтобы облегчить людям этот переход и начать с простого?      Переход можно сделать постепенным. Начать можно с внедрения электронной почты. Модель работы электронной почты достаточно понятна, люди легко к ней привыкают. Затем можно построить несложную интранет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интранет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно), чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота. В этом смысле определенное преимущество предоставляет среда Lotus Notes, в которой указанные компоненты содержатся в базовой поставке. Если же установить, к примеру, почту на основе Outlook Express и SMTP/POP3-сервера, а потом — систему документооборота, в которой имеется интегрированный клиент, работающий по протоколу MAPI, то придется приучать людей к другому клиентскому ПО с его особенностями, переносить все существующие почтовые ящики из одной системы в другую и т. д. 

 Фактор руководства

   Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Обычно при этом система оказывается внедренной только в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе. Одной из подспудных причин двойственного отношения к внедрению автоматизированных систем руководителя организации и руководителей разных уровней в иерархии является боязнь прозрачности собственной деятельности, как для руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы. Есть еще так называемый фактор директора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. Руководители такого типа предпочитают иметь дело с живыми людьми, постоянно вызывая их к себе «на ковер», а не с документами, в содержание которых необходимо вникать.                                                                                                                                     Одним из сложных для преодоления факторов являются постоянные структурные изменения в организациях и, как внедренная система автоматизированного документооборота способна существенно упростить реализацию. Наличие автоматизированной системы позволит избежать сложностей, возникающих при передаче массивов информации на бумаге из одного подразделения в другое, например во вновь образованное, потери знаний, неизбежно сопровождающей любые структурные и кадровые перестановки и т. д. Однако сказанное не значит, что внедрение системы в таких случаях невозможно вообще. Просто необходимо внедрять только те компоненты, которые адекватны данному состоянию организации. Например, в ООО «Медремстрой» достаточно неформализованная структура, поэтому можно построить вполне эффективный электронный архив, который позволит упорядочить хранение документов, версий документов, доступ к ним различных сотрудников и создать дополнительные возможности, как то: удаленный доступ к документам, экономию дискового пространства за счет миграции устаревших документов на более дешевые носители и т. д.

Юридический фактор

   Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса (69). Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а соответственно и электронных документов внутри организаций. Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью». Надо понимать, что целью автоматизации является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать надо будет только конечные продукты работы – конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной копии, что приведет к существенному снижению объема бумажных документов. При внедрении системы автоматизированного документооборота может возникнуть вопрос организации взаимодействия с внешним «бумажным» миром. В особенности это касается обмена документами с параллельными организациями, с которыми идет постоянная работа. Чаще всего информация от них поступает на бумаге. Со временем, эта ситуация изменится, и обмен электронными документами станет нормой, но пока необходимо внедрять решения, учитывающие особенности текущей ситуации. Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира смогли попасть во внутреннюю систему автоматизированного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для этого в организации используются сканеры. Распознавание текстов входящих документов и хранение текста документа одновременно с изображением не является необходимым. Но наличие распознанного текста позволяет использовать одни и те же механизмы полнотекстового поиска, создания рефератов и автоматического выделения ключевых слов как для документов, созданных на компьютере, так и для тех, которые были отсканированы. Кроме того, распознавание изображений позволяет сразу конвертировать документы в формат PDF, который в последнее время стал очень популярен. Еще одна полезная возможность: пользователи могут использовать существующие документы для создания новых, вырезая из них части или просто модифицируя их.