Организация как информационная система

Чтобы проследить выполнение заказа сделаем следующее:

• Произвольно выберем направление информационных потоков (токов) во всех участках цепи;
• Для m сотрудников (узлов цепи) запишем m-1 независимых уравнений правила узлов;
• Выделим произвольные замкнутые контуры так, чтобы каждый новый контур содержал хотя бы один участок цепи, не входящий в уже рассмотренные контуры. В разветвленной цепи, состоящей из p ветвей (участков цепи между соседними узлами) и m узлов, число независимых уравнений правила контуров равно: p-m+1. 

Следовательно, имея некоторые  данные о системе информационных взаимодействий внутри организации  и о новом сотруднике, можно спрогнозировать какая деятельность должна быть реализована в руках нового работника.

 

4. Организация как информационная система.

Любая организация может быть описана как информационная система. Такой анализ необходим для определения четкой структурированности, иерархичности, взаимосвязанности и других, не менее важных свойств и признаков. Формализация всех главнейших процессов внутри и вне группы компаний нужна для принятия организационных решений и предусматривает качественное улучшение организации управления, функционирования в рамках совершенствования информационных технологий.

В мире существует большое  количество определений понятия «система», выделим наиболее часто встречающиеся:

• система есть средство достижения цели;
• система есть совокупность взаимосвязанных компонентов, образующих единое целое;
• любая система является подсистемой более крупной системы и в то же время сама состоит из подсистем.

Для более конкретного  представления системы целесообразно  рассматривать её основные свойства.

 

1.  Свойства информационной системы.
1. Структурированность.

Она предполагает, что  модель состоит из совокупности взаимосвязанных  элементов, т.е. обладает составом:

S={ S S …S_n },

где S₁,S₂, S_n  - части системы, т.е подсистемы. В некоторых случаях подсистемами являются элементы системы. Подсистемы имеют все свойства системы, а элементы – это части системы, которые не имеют структуры. Между элементами существуют связи:         L=

Множество связей и компонентов  системы образуют её структуру:

 G = {S, L}.

Структурированность –  базовое свойство, на котором и  основана вся информационная модель, важнейший признак снятия неопределённости.

Структурированность представлена в  виде организационной схемы (рис. 1) и в пункте 3 «Информационные связи в организации».

2. Целенаправленность.

 Система, как уже было сказано,– это средство достижения цели. Целенаправленная система S, состоящая из подсистем S , связанных структурой S , достигает цели Z. В процессе функционирования системы возникает потребность , которая может быть выражена в виде проблемы  . Проблема в свою очередь формирует цель . Для достижения формируется система .

Представим схему сформированной системы.

P – результат действия системы

:  ®  

                       ¯

                                 

                       ¯

                     

                       ¯

       

                                       ® P

Совокупность состояний  системы во времени и пространстве определяется понятием функции, функция- средство достижения цели:

     S: Z F

Рассматриваемая система: Консалтинговый центр «Соколова  и партнёры. «СОТА» является целенаправленной системой, их миссия (главная цель) –  стать первыми в области комплексного консультативного обслуживания, услуг в сфере бизнесс-консалтинга и политических технологий.

3. Иерархичность.

Это свойство системы, при  котором она рассматривается, как  система, состоящая из подсистем, но в то же время входящая в более  крупную систему. При построении структурной иерархии системы не менее важным обстоятельством является «очерчивание зоны ответственности», в которой субъект управления системой может принимать решения

При рассмотрении внутренней иерархии необходимо учесть не только вертикальные ( от директоров к сотрудникам), но и  совокупность горизонтальных связей (между подразделениями и должностными лицами).

                                                                                        

                                      

                      

                                                      

 

 

Структура горизонтальных и вертикальных связей в иерархии

организационной структуры.

S^j, Sj⁺¹…-элементы организационной структуры.

Во внешней среде  компания «Соколова и партнёры. «СОТА»  относится к множеству консалтинговых центров S , действующих в различных регионах страны, выделим некоторые из них и представим иерархию в виде дерева, S={S1, S2, S3, S4, S5, S6, S7}.

       

   

 

 

 

   

S1 - ООО Региональный консалтинговый центр "СОТА" Ивановская область

S2 - Консалтинговый центр "Контент" Воронежская область

S3 - ООО "Консультационное бюро "КОМКОН и Партнеры" Калининградская область

S4 - АОНО "Центр консалтинга и обучения "ИНТЕРКОНСАЛТ" Кемеровская область

S5 -  ЗАО "Консультационная компания "ПАКК" Москва

S6 - ООО "ИМА - Консалтинг"  Москва

S7 - Республиканский Центр маркетинговых исследований, консалтинга и обучения   Республика Татарстан

S – корень дерева;

S1, S2,…,S7 - вершины дерева.

Пичем, S1ÍS, S2ÍS… S7ÍS

4. Целостность.  

Свойство модели, при  которой вся система в совокупности реализует поставленные задачи. Т.е., для достижения выявленных ранее целей организации необходимо эффективное функционирование всех её подразделений. Информационная  система рассматривается  как целое, состоящее из подсистем, элементов. Необходимость взгляда на всю информационную систему как целостность обусловлена не только аксиоматическими аспектами, но еще и характером системы, неформализованностью и нематериальностью ее объекта. Целостность является одним из главных качеств состояния системы. Без него  информационная сфера как система существовать не может. Система ведет себя как целая, если изменение одного параметра вызывает изменение всех остальных параметров.

 Компоненты нашей системы имеют свои качества, но система в целом имеет собственные качества, отличные от качеств ее компонентов. Функции отдельных компонентов отличаются от функции всей системы в целом.

5. Обособленность.

Данная система является открытой, так как все реальные системы являются открытыми, т.е. они  обмениваются энергией и веществом с окружающей средой и не находятся в состоянии термодинамического равновесия. Организация постоянно обменивается веществом, в данном случае информацией, полученной в результате различного рода исследованиях.

 

6. Форма представления (репрезентативность).

Информация об объекте  или процессе должна излагаться кратко, точно и понятно. Потребителю  не должна быть представлена лишняя информация. При соблюдении свойства полноты  надо стремиться, чтобы в представлении  информации не было расплывчатых фраз и неточных формулировок.

 

7. Доступность

Даже самая точная, полная и актуальная информация теряет свою ценность, если она недоступна для тех, кому она предназначена. Доступность - необходимый атрибут  информации, т.к. она собирается и  обрабатывается для того, чтобы удовлетворить потребность пользователя.

 

2.  Процессы, протекающие в информационной системе.

 

После определения свойств  информационной системы, нужно структурировать  процессы, происходящие в ней. В этом случае подойдет такое определение: информационная система – это хранилище информации, снабженное процедурами ввода, поиска, размещения и выдачи информации.

Если рассмотреть информационную систему как единое целое, а не как совокупность подсистем, то о  процессах, происходящих внутри системы, мы не сможем узнать. Поэтому информацию о ее строении получим путем анализа потока входной и выходной информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Покажем процесс обработки  входной информации в выходную.

ИИ - источники информации.

ПИ - потребители информации.

 Входную информацию объединим в множество

X={x₁, x₂,...,x_n}, где элемент x_i множества X - первоначальная информация от конкретного заказчика.

Выходную информацию объединим в множество Y={y₁,y₂, ...,y_k}, где элемент y_i  множества Y- конечная, обработанная  информация о каком-либо исследовании.

 Установим между  множествами X и Y соответствие GÍC×U, которое означает, что существует такой элемент x_iÎX, который имеет непустые образы y_j Î Y.

Пусть это соответствие устанавливает  функция f, которая элементам множества X ставит в соответствие элементы множества Y.

Функция  f имеет тип: X®Y, т.е. получается, что Y функционально зависит от X. Вид функции можно определить по способу ее задания.

Функции можно задать с помощью таблицы, формулы, графика, алгоритма или рекурсивной процедуры. В данном случае функцию f удобнее задать с помощью алгоритма, т.е. процедуры, которая, получая на вход некоторые данные, приводит после выполнения конечного числа шагов к некоторым результатам.

 

 

 

 

 

Принятые обозначения:

СПИ - система получения  информации

СХИ - система хранения информации

ССИ - система сбора информации

СПерИ - система передачи информации

СОИ - система обработки  информации

СПрИ - система представления  информации

 

4.2.1. Система получения информации.

Этот процесс является первичной стадией работы всей информационной системы. От того, какая информация будет получена и какого качества, зависит не только качество выходной информации, но и достижение поставленной цели.

В качестве СПИ выступает генеральный директор и секретарь , которые получают исходные данные от клиента и заносят их в СХИ.

Входной для данной системы  является следующая информация:

1. название организации;
2. справочные данные;
3. цель исследований (в зависимости от этого определяется метод исследования);
4. сроки выполнения заказа;
5. способ оплаты.

Эти данные исходят от источника информации, при изменении  которого соответственно изменяется и  входная информация. Поэтому данную СПИ можно отнести к рецептивным. Секретарь заносит полученную информацию (5 пунктов + номер заказа-6 ) в компьютер, где хранятся данные о всех заказчиках.

  Составим блок-схему заключения договора с заказчиком (см Приложение 1)

 В ССИ поступает не вся информация, а только часть ее. На схеме это можно изобразить так:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Т.о. элемент X_i множества X( множества входной информации) также является множеством. Оно включает в себя элементы 1,2,3,4,5,6, где 1-5 - информация о заказе и заказчике, 6 - номер заказа (внутри организации).

X_i = {1,2,3,4,5,6}, X_iÎC

Для автоматизации системы получения  информации создадим в Visual Basic программу, с помощью которой заказчик будет самостоятельно вносить необходимые данные. (см. Приложение 2).

Из схемы видно, что заказчик и генеральный директор находятся в непосредственном взаимодействии. Рассматривая в масштабе организации, генерального директора и заказчика можно представить как элементарные частицы. Если считать каждого сотрудника только как штатную единицу без учета его значимости, то данные частицы имеют очень маленькие размеры, которыми можно пренебречь по сравнению с расстоянием до других заряженных частиц. Электрический заряд характеризует способность частиц вступать в электромагнитное взаимодействие. Тогда будем считать зарядам:   q₁ - заинтересованность заказчика в удовлетворении своего заказа; q₂ - заинтересованность генерального директора в получении заказа. Знак заряда определяется для каждого класса: для заказчиков - (-q), для генерального директора - (+q₀). Тогда будет выполняться основное свойство зарядов: отталкивание одноименных зарядов и притяжение разноименных. Например, два заказчика (+q₁, +q₂) не будут вступать во взаимодействие, т.к. они не смогут удовлетворять свои потребности относительно заказа. Поэтому притягиваться будут только противоположные заряды, например, заказчик +q₁ и генеральный директор -q₀. Величину силы взаимодействия двух неподвижных точечных зарядов можно определить по закону Кулона.