Организация как информационная система

Министерство  Образования РФ

Ивановский  Государственный Энергетический Университет

 

Кафедра Информационных Технологий

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Иваново 2011

 

Содержание:

Введение……………………………………………………………………3

1. Определение целей и задач организации……………………………..4
2. Организационная структура фирмы………………………………......6
3. Информационные связи в организации………………………………11
4. Организация как информационная система……………………….....16

4.1. Свойства информационной системы………………………….16

4.2. Процессы, протекающие в информационной системе………19

4.2.1. Система получения информации……………………..21

4.2.2. Система сбора информации…………………………...25

4.2.3. Система передачи информации……………………….28

4.2.4. Система обработки информации……………………...31

4.2.5. Система хранения информации……………………….36

4.2.6. Система представления информации…………….......38

4.3. Процесс прохождения  информации по основным этапам  в                                                                                                                                                     организации……………………………………………………..38

 Заключение…………………………………………………………………41

 Список литературы ………………………………………………………..42

 Приложения ………………………………………………………………..43

 

 Введение

Для написания любой  работы необходимо определить цель ее создания. Определим цель настоящей работы. Глобальной целью работы является применение следующих дисциплин:

• Документоведения;
• Основ менеджмента;
• Информатики;
• Программирования;
• Высшей математики;
• Дискретной математики;
• Теории вероятности и математической статистики;
• Физики

для описания какой-либо проблемной области. Проблемная область настоящей работы – консалтинговый центр «Соколова и партнеры «СОТА».

Творческий характер данной работы связан с общим анализом деятельности выбранной организации. Он предусматривает не только владение знаниями, которые являются основой общей теоретической подготовки, но и умением применять их на практике.

 Выбранная нами  организация Консалтинговый центр «Соколова и партнеры. «СОТА» - фирма, предлагающая своим клиентам  комплексное консультативное обслуживание, услуги в сфере бизнес-консалтинга (маркетинговые и рекламные исследования, бизнес психология, финансово-хозяйственная деятельность) и политических технологий. Опорные пункты и партнёры в регионах России позволяют Центру «СОТА» выполнять проекты для компаний практически в любом регионе Российской Федерации, а также на Украинце и в Казахстане. Штатные сотрудники Центра - социологи, маркетологи, экономисты. Ведущие консультанты Центра обучались в Академии народного хозяйства при Правительстве РФ, получив дипломы по маркетингу и менеджменту, прошли стажировку за границей, имеют ученые степени и/или 2-3 высших образования. Единственная в Иванове компания – член Российской Ассоциации Маркетинга.

Основными видами деятельности общества с 1995 года является различного рода исследовательские проекты:

• Медиа исследования (изучение рынка и аудитории СМИ, исследования рекламного рынка)
• Маркетинговые исследования (изучение рынка товаров и услуг, изучение потребителя и конкурентов)
• Социально-политические исследования (исследования общественно-политических проблем, в области политической рекламы, изучение электората).

 

 

1. Определение целей и задач организации

 

Главная цель организации - её миссия - стать первыми в области  комплексного консультативного обслуживания, услуг в сфере бизнес-консалтинга политических технологий.

Для достижения своей  миссии организация ставит перед  собой цели, интенсивно реализует их в своей деятельности.

Рассмотрим множество Z0-основная цель организации, состоящее из целей, благодаря которым реализуется миссия-главная цель.

Z1- Развитие правового обеспечения

Z2- Усовершенствование организационной деятельности

Z3- Проведение маркетинговой политики

Z4- Финансово-хозяйственная деятельность

Z5-Технология документационного обеспечения

Z6-Управление кадрами

Т.О. Z0={Z1, Z2, Z3, Z4, Z5, Z6}

 В свою очередь  каждая цель подразделяется и  реализуется за счёт выполнения целей более низкого уровня:

Z1={Z11, Z12, Z13, Z14, }

Z11-наличие квалифицированных работников в этой области - штат юристов

Z12- контроль за корректным составлением документов

Z13- соответствие уровню развития правового развития экономики

Z14- защита интересов фирмы

Z2={Z21, Z22, Z23, Z24, Z25}

Z21-привлечение специалистов с высшим образованием и опытом работы в сфере услуг бизнес-консалтинга

Z22- Стажировка в университетах и исследовательских центрах Европы и США

Z23-  участие сотрудников фирмы в работе конференций, семинаров    и курсов, организуемых WAPOR,ESOMAR, Gallup International

Z24- нормы, правила поведения, сложившиеся в организации - дух организации

Z25-формирование организационных структур

Z3={Z31, Z32, Z33,Z34}

Z31- маркетинговые исследования (изучение рынка товаров и услуг, изучение потребителя и конкурентов)

Z32-медиа исследования (изучение рынка и аудитории СМИ, исследования рекламного рынка)

Z33- социально-политические исследования (исследования общественно-политических проблем, в области политической рекламы, изучение электората).

Z34-стратегический менеджмент

Z4={Z41, Z42, Z43}

Z41-процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных  средств в организации

Z42-бухгалтерский учёт

Z43-отчётность

Z5={Z51, Z52, Z53}

Z51-своевременная качественная информация

Z52-внедрение своевременных компьютерных технологий

Z53-организация хранения документов

Z6={Z61, Z62, Z63,Z64}

Z61-контоль взаимодействия менеджеров и работников

Z62-наём, обучение и продвижение кадров

Z63-оценка результатов труда и стимулирование

Z64-создание и поддержание отношений между работниками

Исходя из полученных множеств, можно построить дерево целей.

Вершиной дерева является главная цель, а ветвями – локальные (обеспечивающие) цели, которых необходимо достичь для достижения главной. Поскольку достижение цели любого уровня требует определенных действий, то каждая цель фактически адекватна некоторой функции-задаче системы, и дерево целей представляет собой фактически дерево функций-задач.

Цели определяются задачей, а функция – это решение  этой задачи (способ достижение цели).

Т.О. мы имеем множество  функций, для достижения целей организации.

F_n={F₁, F₂,…,F_n}

Следовательно, для реализации какой-то цели мы должны осуществить определенные функции: Z_n→F_n(S&L) , где S-структура, L-связи.

Функция будет реализовываться  за счет структуры и связей, определяющих взаимоотношения между элементами структуры. Функции выполняется рабочим персоналом организации, который имеет некоторую структуру, т.е иерархическую зависимость.

 

 

 

 

2. Организационная структура фирмы.

 

Один из основных принципов  теории организации - принцип иерархической структуры - является также главным принципом общей теории систем.

Для четкой работы организации  необходимо следующее:

• цели должны быть понятны всем работникам фирмы;
• система целей должна реализовать глобальную цель;
• работники должны иметь четкие рабочие инструкции, регламентирующие их деятельность;
• удовлетворенность в работе должна обеспечиваться выбранной системой мотивации.

Можно сделать вывод, что управление фирмами реализуется  в рамках конкретного хозяйственного механизма, в котором различают статистику (его организационную структуру) и динамику (протекающие процессы).

Организационная структура «Соколова и партнеры «СОТА» представляет собой разветвленную, иерархическую сеть и относится к типу смешанных организационных структур, сочетающих  в себе  функциональные и линейные признаки, а так же наличие штаба. Для неё характерно:

• Четкая система взаимных связей, функций и подразделений;
• Ярко выраженная система единоналичия - один руководитель владеет всей совокупностью процессов, имеющих общую цель (взаимодействие «сверху вниз»);
• Ясно выраженная ответственность;
• Чёткое обеспечение согласованности действий исполнителей;
• Возможно взаимодействие между подразделениями и службами - реализация горизонтальных связей;
• Предполагается взаимодействие и «снизу вверх», т.е. от подчиненных к руководителю;
• Предусматривается создание специального подразделения –штаба, который  освобождает линейного руководителя от решения ряда специальных вопросов путем участия в формировании задач и в подготовке  управленческих решений, для рассматриваемой организации таким должностным лицом является секретарь.

Термин "организационная  структура" сразу же вызывает в  нашем воображении двумерную  древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих  их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения. Организационная структура фирмы представлена на рис.1

 

 

 

 

 

 

 

 

Рассмотрим компоненты организационной структуры и определим функции и обязанности каждого элемента схемы:

 

Должность	Функции и  обязанности
Генеральный директор	Управление работой фирмы, контроль за деятельностью и взаимодействием структурных подразделений, ведение переговоров с крупными поставщиками и клиентами
Зам. директора по общим вопросам	Решение вопросов организационного и  управленческого характера как  внутри фирмы, так и во внешней  среде, разработка организационных структур,  имеет право подписи (как и генеральный директор)
Зам. директора по маркетингу	Контроль продвижения товаров  и услуг на рынок, разработка плана ценовой стратегии, контроль и анализ финансового состояния фирмы
Информационно-аналитический отдел	Осуществляет статистическую обработку  данных о влиянии исследуемых  факторов
Отдел исследования рынка	Занимается дистанционным исследованием  рынка, выполняет работу информационной службы.
Секретарь	Работа с документами, участие в планировании организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления, разработка унифицированной системы документации, учет в отборе документов, обеспечение и обслуживание работы руководителя, разграничение функций структурных подразделений.
Юрист	Правовое обеспечение деятельности фирмы как внутри организации, так и во внешней среде деятельности фирмы, подготовка документов, носящих юридический характер
Бухгалтерия	Бухгалтерский учет денежных средств, финансовая отчетность, фиксация и реализация операций с денежными средствами, осуществляет разработку бизнес-планов
Отдел психологии делового общения	Ведет набор и подготовку кадрового  персонала, распределяет кадры внутри системы предприятия, ведет документацию по кадрам, занимается организационными вопросами внутри фирмы, решает проблемы взаимоотношений между сотрудниками
Интервьюеры	Проводят различного рода исследования

 

На основе функций  и обязанностей отделов и сотрудников  определим занятость должностных  лиц в процессе выполнения основных функций предприятия:

«+»-участвует в выполнении функции;

«-»-не участвует в  выполнении функции.

№	Функция	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Заключение договора с заказчиком	+	+	-	-	-	+	+	-	-	-
2	Планирование процесса организации  деятельности	-	+	+	-	-	-	-	+	+	-
3	Обеспечение организации необходимыми ресурсами	-	+	-	-	+	+	+	+	+	+
4	Процесс проведения исследований	-	-	-	-	+	-	-	-	-	+
5	Анализ и контроль информации, полученной в результате исследований	-	-	+	+	-	-	-	-	-	-
6	Предоставление информации заказчику	-	+	-	-	-	+	+	-	-	-