Информационные системы организации коллективной работы

 

На тему: «Информационные системы организации коллективной работы»

 

Содержание

	Введение	3
1.	Структура информационной системы организации коллективной работы	4
2.	Информационное  обследование	5
3.	Архитектура	6
4.	Выбор СУБД	6
5.	Выбор системы  автоматизации документооборота	7
6.	Выбор программных  средств для управления документами	9
7.	Выбор специализированных прикладных программных средств.	12
8.	Систем поддержки принятия решений	13
	Заключение	15
	Литература	16

 

 

Введение

Перефразируя  знаменитого классика, можно сказать, что с точки зрения системного аналитика все организации весьма похожи друг на друга. В структуру каждой из них, независимо от рода деятельности, входят многочисленные подразделения, непосредственно осуществляющие тот или иной вид деятельности компании, а также дирекция, бухгалтерия, канцелярия и т.д. Подразделения компании пронизаны вертикальными и горизонтальными связями, они обмениваются между собой информацией, а также выполняют отдельные части одной "большой работы". При этом некоторые из подразделений, например, дирекция, финансовые и снабженческие службы взаимодействуют с внешними партнерами (банк, налоговая инспекция, поставщики и т.д.), а также филиалами самой компании.

Таким образом, любая организация - это совокупность взаимодействующих элементов (подразделений), каждый из которых может иметь свою структуру. Элементы связаны между собой функционально, т.е. они выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса, а также информационно, обмениваясь документами, факсами, письменными и устными распоряжениями и т.д. Кроме того, эти элементы взаимодействуют с внешними системами, причем их взаимодействие также может быть как информационным, так и функциональным. И эта ситуация справедлива практически для всех организаций, каким бы видом деятельности они не занимались - для правительственного учреждения, банка, промышленного предприятия, коммерческой фирмы и т.д.

Такой общий  взгляд на организацию позволяет  сформулировать некоторые общие  принципы построения информационных систем организации коллективной работы, т.е. информационных систем в масштабе всей организации.

Как известно, все  великие достижения человечества создавались  коллективным (от латинского collectivus - собирательный) трудом. Каким бы продолжительным ни был спор о роли личности в истории, непреложным остается тот факт, что без коллективной деятельности эти личности вряд ли бы состоялись. Весь мир устроен так, что люди должны (стремятся, вынуждены) находиться в коллективах (группах). Это относится и к животному миру, который очень часто и выживает только благодаря своему «коллективу».

 

1. Структура информационной системы организации

коллективной  работы

В данной работе рассмотрим принципы построения информационных систем коллективной работы на примере  фирмы «Метотехнология». Данная фирма существует с 2006 года, спектр ее деятельности программирование и разработка софта.

Выделим основные этапы процесса создания информационных систем организации коллективной работы:

1. Прежде всего необходимо провести информационное обследование организации.
2. По результатам обследования выбрать архитектуру системы и аппаратно-программные средства ее реализации.
3. Система управления базой данных коллективной работы;
4. Система автоматизации деловых операций и документооборота;
5. Система управления электронными документами;
6. Специальные программные средства;
7. Системы поддержки принятия решений.

Рассмотрим  последовательно каждый из перечисленных  этапов.

 

2. Информационное обследование

Информационная  система нужна организации для  того, чтобы обеспечивать информационно-коммуникационную поддержку ее основной и вспомогательной деятельности. Поэтому прежде, чем вести речь о структуре и функциональном наполнении информационной системы, необходимо разобраться в целях и задачах самой организации, чтобы понять, что же нужно автоматизировать.

Какова миссия компании, т.е. для чего компания создана, и к чему она стремится в своей деятельности? Каковы направления ее деятельности? Какова структура компании, какие функции выполняют ее подразделения и как они взаимодействуют между собой? Только ответив на все эти вопросы можно переходить к обсуждению того, какие функции должна выполнять информационные системы организации коллективной работы, какие аппаратные и программные средства должны быть включены в нее, чтобы автоматизировать функции, выполняемые подразделениями компании и т.д.

Ответы на поставленные вопросы можно получить только после  детального информационного обследования компании, целями которого являются:

• формулировка и описание функций каждого подразделения компании, а также решаемые ими задачи;
• описание технологии работы "как есть" каждого из подразделений компании и понимание, что необходимо автоматизировать и в какой последовательности;
• исходя из миссии и направлений деятельности компании, описание технологии работы "как надо" каждого из подразделений и связанных с ними информационных потоков;
• отображение технологии "как надо" на структуру компании, определение ее функционального состава и количества рабочих мест в каждом структурном подразделении компании, а также описание функций, которые выполняются (автоматизируются) на каждом рабочем месте;
• описание основных путей и алгоритмы прохождения входящих, внутренних и исходящих документов, а также технологии их обработки.

Результатом обследования являются модели деятельности компании и ее информационной инфраструктуры, на базе которых разрабатываются проект организации коллективной работы, требования к программно-аппаратным средствам и спецификации на разработку прикладного программного обеспечения, если в этом есть необходимость.

Важно правильно  выбрать инструментальные программные  средства для проведения обследования. Они должны базироваться на методологиях, которые позволяют строить модели деятельности компании, а также формально  описывать информационное пространство, в котором работает компания. На украинском рынке эти средства представлены, и среди них необходимо отметить Design/IDEF (MetaSoft), S-Designor (Powersoft Corp.), PB Win и ER Win (Logic Works), Designer/2000 (Oracle Corp).

Модели работы компании, построенные в процессе обследования, позволяют не только спроектировать информационную систему, но и провести анализ деятельности с организационной и структурной точек зрения.

При выборе описываемых  средств необходимо обратить внимание на то, чтобы работа с ними была бы доступна не только профессиональным финансистам и экономистам, но и более широкому классу аналитиков, менеджерам среднего и верхнего звена, т.к. именно они вырабатывают решения по рабочим вопросам, связанным с созданием проекта организацией коллективной работы и ее реализацией.

3. Архитектура

По результатам  обследования необходимо выбрать архитектуру системы. Для информационных систем организации коллективной работы рекомендуется архитектура клиент/сервер. Архитектура клиент/сервер предоставляет технологию доступа конечного пользователя к информации в масштабах предприятия. Таким образом, архитектура клиент/сервер позволяет создать единое информационное пространство, в котором конечный пользователь имеет своевременный и беспрепятственный (но санкционированный!) доступ к коллективной информации.

Информационное  обследование позволяет выбрать аппаратно-программную реализацию системы. Не затрагивая аппаратные средства, мы будем далее говорить о том, каким должно быть программное обеспечение в составе информационной системы организации коллективной работы. Касаясь операционной среды для серверной части системы, хотелось бы отметить, что с точки зрения автора статьи, UNIX - это именно та операционная система, на базе которой можно и нужно строить крупномасштабные информационные комплексы. На клиентских местах могут быть как алфавитно-цифровые и/или X-терминалы, так и PC в среде MS Windows.

4. Выбор СУБД

Выбор системы  управления для базы данных коллективной работы - один из ключевых моментов в разработке информационной системы. На украинском рынке присутствуют практически все СУБД, принадлежащие к элитному классу - Oracle, Informix, Sybase, Ingres. Вопрос, какую СУБД использовать, можно решить только по результатам предварительного обследования и получения информационных моделей деятельности компании.

На рынке  также представлен достаточно большой  набор средств разработки приложений, которые ориентированы как на конкретные СУБД (например, Developer/2000 для Oracle, NewEra для Informix и т.д.), так и  могут быть использованы в различных средах. В качестве примера таких универсальных инструментальных средств можно назвать PowerBuilder Enterprise (PowerSoft Corp.), Gupta SQLWindows (Gupta Corp.), Delphi (Borland Int.), Enterprise Developer (Symantec).

5. Выбор системы автоматизации документооборота

Неразбериха с  документами (их задержки, потери, дублирование, долгое перемещение от одного исполнителя  к другому и т.д.) - болезненная  проблема для любой компании. Поэтому  система автоматизации документооборота, которая позволяет автоматизировать ручные, рутинные операции, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов внутри корпорации, контролировать выполнение поручений, связанных с документами и т.д. - одна из важнейших составляющих информационной системы.

Можно выделить два класса подобных систем:

• системы workflow
• системы groupware

Основное назначение систем обоих классов - автоматизация  и поддержка коллективной работы в офисе, однако, имеются некоторые  различия в их идеологической направленности и, следовательно, в наборе реализуемых функций. В таблице 5.1 сопоставляются основные характеристики систем обоих классов.

Таким образом, системы класса groupware ориентированы  на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное разделение (т.е. совместное использование) информации группой пользователей. Системы класса workflow ориентированы на автоматизацию работы корпорации и поддерживают разделение работ, т.е. выполнение одной "большой" работы группой исполнителей.

Системы workflow и groupware не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга. Выбор  одной из них, а также использование  их в комбинации определяются задачами, решаемыми организацией коллективной работы. Если вы заботитесь о повышении эффективности работы каждого отдельного сотрудника в коллективе, предпочтение стоит отдать системам класса groupware. На рынке эти системы представлены программным продуктом Lotus Notes (Lotus Development). Если же вы более серьезно обеспокоены повышением эффективности работы всей организации в целом, то вам следует остановить свой выбор на системах класса workflow. На рынке представлены системы Staffware (Staffware plc) и Action Workflow (Action Technologies).

Основываясь на вышесказанном, мы будем рассматривать в качестве компонента, автоматизирующего документопотоки в корпорации, системы класса workflow.

Какие же функциональные возможности этих систем являются ключевыми  и на что необходимо обратить особое внимание при выборе соответствующих программных решений:

• Обеспечение высокой производительности и возможность масштабирования в рамках корпорации.
• Открытость, т.е. возможность интеграции с другими компонентами информационной системы - СУБД, системами управления электронными документами, коммуникационными программами и т.д.
• Гибкость, т.е. способность системы к настройке и перенастройке в зависимости от структуры и технологий обработки документов, принятых в организации.
• Простота в использовании, изучении и обслуживании.
• Возможность работы с локализованной версией и на русском языке.