Организация как информационная система

 

1. Генеральный директор
2. Зам. директора по общим вопросам
3. Зам. директора по маркетингу
4. Информационно-аналитический отдел
5. Отдел исследования рынка
6. Секретарь
7. Юрист
8. Бухгалтерия
9. Отдел психологии делового общения
10. Интервьюеры

Для того, чтобы оценить долю каждого структурного подразделения и должностного лица в выполнении поставленных функции, построим, так называемую, функциональную матрицу - это прямоугольная таблица, состоящая из  строк и  столбцов (n=10, m=6).

 

 

 

 

 

 

 

где а_ij - элемент матрицы, находящийся в i-ой строке и j-ом столбце - функция j-го работника в выполнении i-ой функции предприятия.

Сведем функциональную матрицу  к матрице размером 10×6 , состоящей из  0, 1.

Правила составления  матрицы:

1. Если а_ij= «+» , то в матрице в i-ой строке и j-ом столбце записывается 1 (i=1..10, j=1..6);
2. Если а_ij = «-», то в матрице в i-ой строке и j-ом столбце записывается 0 (i=1..10,  j=1..6).

Получаем:

 

 

По данным составленной матрицы можно проанализировать следующие моменты:

1) количество должностных  лиц, которые участвуют в выполнении  каждой функции;

2) количество функций,  возлагаемое на каждое должностное  лицо или структурное подразделение.

Для более четкого  представления данных матрицы составим 2 таблицы, из которых можно будет увидеть ответы на 2 поставленные выше задачи.

Правила составления  первой таблицы:

1. N - количество элементов а_ij= 1 в i-ой строке (i=1…10)

2. M_j - количество элементов а_ij=1 в j-ой строке (j=1…6)

Сделав следующие расчеты, получим таблицу 1:

№ функции	1	2	3	4	5	6
Ni	4	4	7	2	2	4

 

По данным таблицы  можно сказать, что самой трудоемкой функцией является 3-я функция – обеспечение организации необходимыми ресурсами. В ее выполнении участвуют 7 должностных лиц. А в процесс проведения исследований, участвует всего 2 структурных подразделения.

Получим таблицу 2:

 

№ должностного лица или структурного подразделения	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Mj	2	4	2	1	2	3	3	2	2	2

 

По данным этой таблицы  можно увидеть загруженность  каждого должностного лица или отдела. Чем больше функций ему приходится выполнять, тем больше его занятость в процессе выполнении основных функций организации. Следовательно, можно сказать, что зам. директора по общим вопросам является самым занятым в осуществлении основных функций организации.

Все 10 должностных лиц и подразделений можно представить как элементы множества должностных лиц в организации.

 M={M1, M2, ..., M10}, где M_j – должностное лицо или структурное подразделение (j=1..10).

Также мы можем обозначить множество F - множество всех выделенных нами функций должностных лиц. F={1,2,3,4,5,6}.

Между этими двумя  множествами можно поставить  соответствие GÍM´F.

Будем говорить, что (M_i, F_j)ÎG, т.е. элемент M_i соответствует элементу f_j  при соответствии G, если M_i выполняет функцию f_j хотя бы 1 раз.

Например, (M1, F1)ÎG

                    (M1, F6)ÎG

 

Построим данное соответствие:

Это соответствие обладает следующими свойствами:

1) всюдуопределенное,  т.к. D(G)=M, т.е. область определения соответствия G состоит из всех элементов M.

2) сюръективное, (Е (G)=F), т.е. область значений соответствия G - все множество F.

3) нефункциональное, неинъективное,  т.к. M_i  имеет несколько образов в F, а F_j имеет несколько прообразов в M, т.е. один сотрудник или структурное подразделение может выполнять несколько функций и в реализации одной функции участвует несколько должностных лиц.

 

Мы определили загруженность  каждого работника и  структурного подразделения в выполнении основных функций организации. При этом заметим, что все сотрудники взаимосвязаны между собой, рассмотрим тесноту их связей.

 

3. Информационные связи в организации.

 

Организация – это  некоторая совокупность работников, связанных между собой. Любое  структурное подразделение не может  работать изолировано. Оно связано с другими не только в организационном, но и в информационном отношении. Каждый человек работает для достижения какой-то цели, которая может быть как глобальной, так и не очень значительной. Для достижения этой цели работнику требуется информация, исходящая от других должностных лиц. Основными носителями информации являются документы и магнитные носителях. Эффективность процесса обмена информацией между сотрудниками во многом определяет эффективность работы всей организации. Поэтому необходимо проанализировать информационные связи на предприятии.

Рассмотрим структурные  подразделения и отдельных должностных  лиц организации:

1. Генеральный директор
2. Зам. директора по общим вопросам
3. Зам. директора по маркетингу
4. Информационно-аналитический отдел
5. Отдел исследования рынка
6. Секретарь
7. Юрист
8. Бухгалтерия
9. Отдел психологии делового общения
10. Интервьюеры

Всех сотрудников и  структурные подразделения можно  объединить в одно множество A={a₁, a₂,…a₁₀},

Зададим на множестве  А бинарное отношение ρÍА² , где ρ-«быть информационно связанным»

а_irа_j - работник а_i информационно связан с а_j

Такую связь можно определить двумя  способами:

1) с помощью потока устных переговоров;

2) с помощью потока документов, направленного от одного работника к другому.

Если объединить эти данные, то мы получим следующую совокупность пар элементов, информационно связанных.

r={(a₁,a₂),(a₁,a₃),(a₁,a₆),(a₁,a₇),(a₁,a₈),(a₁,a₉),(a_2,,a₁),(a₂a₃),(a₂a₃),(a₂a₆),(a₂a₇),(a₂a₈),(a₂a₉), (a₃,a₁),(a₃,a₄),(a₃,a₅),(a₃,a₆),(a₃,a₇),(a₃,a₈),(a₃,a₉),(a₄,a₃),(a₄,a₅),(a₅,a₃),(a₅,a₄),(a₅,a₆),(a₆,a₁),(a₆,a₂), (a₆,a₃),(a₆,a₇),(a₆,a₈),(a₆,a₉),(a₇,a₁),(a₇,a₂),(a₇,a₃),(a₇,a₆),(a₇,a₈),(a₈,a₁),(a₈,a₂),(a₈,a₃),(a₈,a₆),(a₈,a₇), (a₈,a₉),(a₉,a₁),(a₉,a₂),(a₉,a₃),(a₉,a₄),(a₉,a₅),(a₉,a₆),(a₉,a₇),(a₉,a₈),(a₉,a₁₀),(a₁₀,a₄),(a₁₀,a₉)}

Бинарное отношение представляют собой множество векторов длины 2 (упорядоченных пар).

Отношение r обладает следующими свойствами:

1) r - антирефлексивное, т.к. " аÎA(а,а)Ï r;

2) r - несимметричное, т.к. оно не является ни симметричным ("a_ia_jÎA(a_ira_jÞa_jra_i)), ни антисимметричным  ("a_i,a_jÎA(a_ira_jÙa_jra_i)Þa_i=a_j)_. То есть, существуют пары элементов a_i и a_j,которые находятся в отношении r друг с другом (a_ira_j  Ù a_jra_i = 1), и существуют пары элементов, для которых это неверно.

3) r-нетранзитивное т.к. в данном отношении свойство транзитивности не выполняется (если первый элемент подчиняется второму и второй подчиняется третьему, то первый подчиняется третьему ("a_i,a_j,a_kÎA(a_ira_j Ù a_jra_kÞa_ira_k))

Для построения графа  на основе бинарного отношения r возьмем только третий уровень иерархии, т.е. такие отделы и должностные лица, как:

1. Информационно-аналитический отдел;
2. Отдел исследования рынка;
3. Юрист;
4. Бухгалтерия;
5. Отдел психологии делового общения.

В этом случае: r={(a₁,a₂),(a₂,a₁),(a₃,a₂),(a₃,a₄),(a₄,a₃),(a₄,a₅),(a₅,a₁),(a₅,a₂),(a₅,a₃),(a₅,a₄)}

 

 

Элементы множества А={а₁,…а₅} представлены в виде вершин орграфа "a_i,a_jÎA(a_ira_j)  изображены дугой (a_i,a_j)ÎE (Е-множество дуг орграфа А)

Представим граф в матричном  виде для определения характеристик  элементов множества:

1. Матрица смежности орграфа D=(A,E) показывает, какие пары элементов множества находятся в отношении r, а какие - нет.

 Правила составления матрицы:

       

c_ij=    1, если (a_i,a_j)ÎE

         0, если (a_i,a_j)ÏE     

 

E - множество дуг орграфа

А - множество вершин

C(D) - квадратная матрица порядка 5 с диагональными элементами равными 0.

По данной матрице  можно проследить тесноту отделов  в информационном плане.

2. Матрица инцидентности орграфа D определяет векторы, принадлежащие отношению r. Для построения матрицы, пронумеруем все дуги орграфа произвольным образом и определим правила построения:

-1, если а_i-начальная вершина e_j

b_i,j=   1, если a_i- конечная вершина e_j

  0, если a_i неинцидентна e_j

 

По матрице инцидентности можно проследить движение информационных потоков от одного отдела или работника к другому. По данным матрицы можно сказать, что отдел психологии делового общения более информационно загружен.

Рассматривая  информационные связи в организации, можно прогнозировать некоторые данные. При появлении нового сотрудника в организации, зная возможности его работы в той или иной области, можно определить в какой информационный поток включить для начала поступившего работника. Для этого представим штат организации как сложную (разветвленную) цепь постоянного тока, в которой

I (электрический ток) - информационный поток;

R (сопротивление) - сотрудники фирмы;

x (электродвижущая сила тока) - деятельность работников.

Используем правила Кирхгофа, которые применяются для расчёта сложных цепей постоянного тока и заключаются в отыскании по заданным сопротивлениям участков цепи и приложения к ним электродвижущих  сил токов в каждом участке. Структурные подразделения и отдельные должностные лица являются объектами, обменивающимися друг с другом информацией по средствам документооборота.

Узлом в разветвленной цепи называется точка, в которой имеется более двух возможных направлений тока. В узле сходиться более двух проводников.

В нашем случае секретарь будет являться узловым информационным центром, через которого проходит весь поток документации. Информационные потоки (токи) образуют свои цепи, которые непосредственно связаны с секретарем. К примеру, I1 может являться поток информации, содержащий необходимые требования о предстоящем исследовании, а I2-поток информации с полученными, обработанными данными об исследовании, т.е. какая-то форма отчета.

 

Первое правило  Кирхгофа (правило узлов): алгебраическая сумма токов I_k, сходящихся в узле, равна нулю:

где n-число проводников, сходящихся в узле. Проводником является документооборот организации. Положительными считаются токи, подходящие к узлу, отрицательными – токи, отходящие от него.

Второе правило  Кирхгофа(правило контуров): в любом замкнутом контуре, произвольно выбранном в  разветвленной электрической цепи, алгебраическая сумма произведений сил токов I_k на сопротивления R_k соответствующих участков электрического контура равна алгебраической сумме приложенных в нем э.д.с. x_k :

При использовании второго правила Кирхгофа выбирается определенное направление обхода контура; токи I_k , совпадающие по направлению с направлением обхода, считаются положительными. Э.д.с. x_k  источников тока считаются положительными, если они создают токи, направленные в сторону обхода контура. Чтобы применить данное правило к нашей организации, необходимо выделить контур: выполнение заказа, начиная с деятельности директора, пройдя все стадии обработки, возвратясь опять же к генеральному директору фирмы.