Корпоративность как механизм работы автоматизированных библиотечно-информационных систем  

 

Внедрение ИС СРО включало такие этапы как:


1. Тестирование доработанного  программного продукта;


2. Заполнение новых форм  в дополнение к уже существующим;


3.Обучение персонала;


4. Поддержка работоспособности  системы.

В результате такого подхода  был выработан собственный метод  формализации предметной области саморегулирования. Полученная модель полностью отображает функционал и структуру объекта автоматизации. Также авторский метод формализации отвечает главному требованию к проектированию ИС – модель адекватна исследуемой области (в данном случае СРО).

Сложный момент возник при  формализации финансовых отношений  между головным офисом, представительством в Новосибирске и самими членами  НП СРО «Объединение». Схематические принципы взаимодействия трех составляющих представлены на рисунке 3.

Рисунок 3 - Схематические принципы взаимодействия трех финансовых отделов

 

Проблема состояла в том, что финансовая отчетность для московской бухгалтерии и параметры, по которым  можно получить агентское вознаграждение, достаточно специфичны. Также достаточно специфична система контроля оплаты членских взносов. Далее рассмотрим эти две проблемы подробнее:

1. Как уже было сказано,  изначально уже была приобретена  CRM система, в этой системе отображение и учет платежных поручений (поступлений) велся по принципу LIFO, то есть если имеется план поступлений на период, например год, то все платежные поручения будут в хронологическом порядке закрывать этот план как показано в таблице

2. Но дело в том, что  членские взносы оплачиваются  не по порядку, и при их  разнесении очень важна привязка  платежки именно к тому месяцу, за который была произведена  оплата, как показано в таблице  3.

По той причине, что  представительство не имеет доступа  к «Клиент -Банку» головного СРО  настройка собственной системы  учета платежей является для него приоритетной задачей, а следовательно  потребовалось изменить систему  учета платежей LIFO на точечный учет платежей, то как это выглядит в обоих случаях показано в таблице 2 и таблице 3.

Таблица 2 – Метод разнесения платежей по принципу LIFO

План	Факт
-	-
05.02.2010	05.02.2010
05.03.2010	03.03.2010
05.04.2010	04.05.2010
…….

 

Таблица 3 – Метод разнесения платежей для СРО

План	Факт
-	-
05.03.2010	03.03.2010
05.04.2010	-
05.05.2010	04.05.2010
05.06.2010	04.10.2010
…….

Данная проблема была решена с помощью изменения кода CRM системы, а именно было добавлено поле «Дата разнесения», позволяющее привязывать дату платежного поручения к дате оплаты. Добавленная функция дала возможность разнесения платежей (оплата -месяц), что позволило разносить платежи, совершенные последующими периодами за предыдущие в хаотическом порядке. Также была добавлена возможность вывода данных по платежным поручениям в единую сводную таблицу.

После формирования единой базы платежей, возникает задача извлечения из нее данных для формирования отчетов (в соответствии с требованиями головного  СРО) и контроля над уплатой членских взносов.

Рассмотрим суть логики формирования отчетов для головного офиса  в Москве. В реальной ситуации, как  уже было обозначено, существует множество  платежных поручений, оплаченных разными  датами за различные периоды с  пропусками оплат и оплатой вразнобой (не по месяцам, а хаотично). При формировании отчетности существует два основных правила:

1. В отчет для Москвы  можно включать только платежи  за текущий месяц и за предыдущие  месяцы, оплаченные в этом месяце (эти месяцы должны попадать  строго в период с 20.05.2010 по  текущий месяц).

2. Платежи контрагента  включаются в отчет только  в том случае, если есть план  и факт оплаты с даты выставления  плана (план может быть выставлен  раньше, чем задан период) по месяц  и год заданного диапазона.  Это означает, что в отчет можно  включить только членов СРО  оплативших все месяца предыдущего  периода.

Проблема формирования финансовой отчетности была решена за счет надстройки фильтра, реализованного в CRM, позволяющего осуществляющий выборку данных. Далее рассмотрим подробнее логику работы фильтра.

Основная функция фильтра  в том, чтоб включить платежку, удовлетворяющую  заданному условию, в отчет, рассмотрим на условном примере:


- Необходимо включить все  платежи за период  с 01.01.2010 - 31.06.2010.
- В отчет включаем платежи за сентябрь месяц, оплаченные в период (факт) с 20.05.2010 по 31.06.2010.


- Также в отчет включаем платежиза месяцы январь-август, оплаченные сентябрем (то есть должны быть просмотрены все месяца заданного диапазона и выбраны в них платежи с датой 01.06.2010 по 31.06.2010).


- Платежи контрагента  включаются в отчет только в том  случае, если есть план и факт оплаты с даты выставления плана (план может  быть выставлен раньше, чем задан период, например с 01.12.2009) по месяц и год заданного диапазона (с 01.01.2010-31.06.2010) не пустое множество.

В результате фильтрации, должен выводится отчет в формат Microsoft World. Также данный фильтр применяется для выборки и отслеживания должников по членским взносам.

В результате проведения преобразований в CRM системе, разработчиком был получен инструмент, позволяющий автоматизировано формировать финансовую отчетность организации.

Результатом формализации бизнес - модели СРО и ее отражения в  CRM системе, стало восприятие этого программного продукта как функционально развитой программы - помощника  в управлении взаимоотношениями с клиентами, сотрудниками, поставщиками и головным СРО. Постановка бизнес-процессов позволила оперативно реагировать на изменения в технологии обработки документарного потока, а также позволила автоматизировать процесс финансовых взаимоотношений с головным СРО.

В результате автоматизации  ИС СРО с полной адаптацией CRM «Клиент-Коммуникатор» к предметной области саморегулирования был достигнут следующий экономический эффект:

1. До 80% раз сократилось  время на получение актуальной  и точной информации о текущем  состоянии бизнеса. Руководителю  стали доступны опережающие данные, что позволило своевременно принимать адекватные и обоснованные решения.

2. До 50% сократились временные  затраты на рутинные операции: формирование документов, передачу  данных в другие подразделения,  планирование рабочего времени  и т.д. за счет богатого набора  функциональных возможностей данного  решения.

3. В среднем в два  раза повысилась производительность  каждого менеджера по работе  с клиентами (CRM) за счет возможности уделять время общению с клиентами, а не тратить его на оформление документов и поиск вспомогательной информации.

4. Внедрение ИС СРО  позволило реализовать автоматическое  формирование финансовой отчетности, что сократило время на ее  подготовку, повысило достоверность  информации и дало возможность  своевременно получать доход  от членских взносов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Итак, в данной работе были рассмотрены как принципы создания информационных ресурсов на государственном  уровне, так и аспекты создания информационных систем экономического сектора. Можно с уверенность  говорить о том, что Россия сегодня  входит в фазу активной информатизации, начинает формироваться база информационных ресурсов, подкрепленных созданием  информационныз систем, укрепляется  правовая база, которая более успешно  регулирует эти процессы.

Еще недавно основным инвесторов в развитие этого направления  являлся крупный бизнесс, но теперь государство осознало важность управления информационными потоками в стране, поэтому реализуются проекты, которые  работаю не только на уровне чиновников и государственного аппарата, но и  на уровне обычных жителей. Благодаря  создающимся информационным системам государственного уровня жители могут  намного проще и прозрачней взаимодействовать  с государственным аппаратом, минуя  многие бюрократические этапы.

Бизнес тоже заинтересован  в повышении производительности, а следовательно и увелечению своих активов, доходов, поэтому  все чаще инвестирует деньги в  создание информационной системы с  нуля, чтобы получить такую систему, которая бы полностью отражала информационные потоки, происходящие именно внутри этой компании или сферы деятельности. На реальном практическом примере было продемонстрировано, что эффект от внедрения информационной системы в деятельность предприятия может оказаться впечатляющим. В данном случае это выразилось во временных затратах на многие процессы, на эффективность работы менеджеров, а так же на качество принятия управленческих решений, ведь имея на руках актуальную информацию можно более динамично принимать правильно оперативные решения.

Список использованных источников

 

1) Бюро экономического  анализа. Разработка принципов  и процедур оценки целесообразности  сохранения или дополнительного  введения функций федеральных  органов исполнительной власти  и мер государственного регулирования./ Аналитический доклад. М., 2004. – 17с.

2) Вендров А.М., Проектирование  программного обеспечения экономических  информационных систем/А.М. Вендров  Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп.  — М.: Финансы и статистика, 2006. – 544 с.

3) Геркулов. В.И., Денищенко.  Г.Н., Коровкина. Н.Л. Проектирование  Информационных систем/ В.И. Геркулов., Г.Н Денищенко., Н.Л. Коровкина.–  М.:Интернет-Ун-т, Информ. технологии, 2005. – 304с.

Гринберг. А.С., Король. И.А. Информационный Менеджмент/ А.С.

4) Гринберг. И.А Король.. – Учебное пособие для вузов  – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. –415с.

5) Андреева И. Рынок финансовой информатизации в России //Фин. бизнесс. – 1996, №2. - С. 37-43.

6) “Об информации, информатизации и защите информации”.  Федеральный закон от 20.02.95 №24-Ф3.

7) Указ Президента  РФ "О совершенствовании информационно  - телекоммуникационного обеспечения  органов государственной власти  и порядке их взаимодействия  при реализации государственной  политики в сфере информатизации", от 1 июля 1994г. п. 1390.

8) Бугаенко Д.  Рынок финансовой информатизации: состояние и перспективы //Фин.  бизнес. – 1994, №6. – С. 50-52

9) Концепция формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов [Электронный ресурс].

URL: http://www-sbras.nsc.ru/win/laws/russ_kon.htm (дата обращения: 12.10.2012 )