Учет и анализ оплаты труда и расчетов с персоналом в организации на примере ООО «ЮртКомХоз»

     3.2. Необходимость совершенствования учетных операций, связанных с расчетами по оплате труда

     Способ  обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета операций, связанных с расчетами по оплате труда оказывает существенное влияние на финансовые результаты деятельности предприятия.

     Основными направления в области совершенствования  учета операций по расчетам с персоналом по оплате труда являются:

     - повышение точности и достоверности учетно-вычислительных работ;

     - снижение трудоемкости и повышение оперативности учетно-вычислительных работ;

     - упорядочение первичной документации;

     - обеспечение своевременности отражения в бухгалтерском учете всех хозяйственных операций предприятия;

     Некоторые из направлений совершенствования  учета могут обеспечиваться принятием управленческих решений в области системы внутреннего контроля предприятия без применения специализированных бухгалтерских программ. Например, задача обеспечения контроля над полнотой и правильностью оформления и реквизирования документов по учету труда и заработной платы решается ограничением количества лиц, которым предоставлено право подписывать документы.

     Но  так как, процесс совершенствование  учета на предприятии должен охватывать весь комплекс поставленных задач бухгалтерской  службе предприятия не обойтись без применения автоматизированных средств учета бухгалтерских программ, интегрированных бухгалтерских комплекс, которые повышают точность и оперативность учетных работ.

     В неавтоматизированной системе ведения  бухгалтерского учета обработка  первичных данных и хозяйственных операций предприятия по выпуску и реализации готовой продукции легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации распоряжениями, счетами, журналами-ордерами.

     Компьютерная  обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появление случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.

     Кроме того, компьютерные системы дают в  руки администрации широкий выбор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность предприятия. Наличие дополнительных инструментов обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических затрат с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации.

     Рассмотрим  подробнее все достоинства компьютерных систем бухгалтерского учета, присущие большинству из них:

     1) Так как весь бухгалтерский  и налоговый учет ведется на  основании первичных документов, первая задача любой программы  – автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы  создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить налог на добавленную стоимость, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.

     2) Если вручную обработанные данные синтетического и аналитического учета могут расходиться, то при программной обработке этого не может быть. На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создается журнал операций на основе введенных документов.

     Однако  некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее  бухгалтерская программа и чем  лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

     Каждая  хозяйственная операция порождает  одну или несколько проводок, которые  помещаются в журнал корреспонденции счетов. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить корреспонденции в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок. В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует, и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.

     3) Кроме первичных документов, журнала хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников. Справочники нужны не только для быстрого ввода документов, но и необходимы при автоматических расчетах.

     Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом в программах имеется возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Также в бухгалтерских программах предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

     4) Конечная цель работы любой  бухгалтерии - составление отчетов  по результатам финансово-хозяйственной  деятельности предприятия. Важно  иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала корреспонденции счетов. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ - автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит отчет абсолютно безошибочно, при условии правильности ввода информации в журнал хозяйственных операций.

     5) Практически все бухгалтерские программы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют облегчить ведение производственного, складского учета и учет взаимоотношений с контрагентами.

     Таким образом, бухгалтерские системы  на основе компьютерной обработки вне  зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости  должны обеспечивать качественное ведение  бухгалтерского учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

     Поскольку деятельность предприятия характеризуются  множеством хозяйственных операций, различных в своей функциональности, то в процессе совершенствования бухгалтерского учета необходимо выбрать такую компьютерную бухгалтерскую систему, которая бы обеспечивала ведение всех основных учетных функций и разделов предприятия. К таким программам, объединяющим и поддерживающим все функции и разделы предприятия, относятся интегрированные бухгалтерские системы. Реализуются они обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Также характерной чертой их является расширение традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и др.

     Например, программа «1C: Предприятие, кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации документооборота.

     Состав  модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету производства, учету основных средств и учету товарно-материальных запасов на складах, учету заработной платы.

     Последовательность  обработки учетных задач в  интегрированных системах заключается  в следующем. Сначала обрабатываются отдельные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление аналитических  сводок.

     После окончания обработки участка учета (или в ходе обработки) бухгалтерские проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач.

     Следовательно, программа должна подходить к  существующей на предприятии системе  бухгалтерского учете, соответствовать  современным его требованиям  и обеспечивать получение всей необходимой для целей управления информации. Необходимо обратить внимание на наличие в программе функций, отвечающих профилю предприятия, специфику его работы. Программа должна иметь достаточный уровень аналитического учета, т.е. возможность более углубленного, детального учета на отдельных участках производства и организации в целом, обеспечивать автоматизацию формирования проводок и выполнения расчетов, составление сводок, отчетов, а также формирование первичных документов, что намного повышает эффективность ведения первичного учета и облегчает труд бухгалтерской службы.

     Программный комплекс «Лука.Pro» представляет собой проблемно-ориентированную систему управления базами данных (СУБД), которая с помощью средств встроенного непроцедурного языка манипулирования данными поддерживает работу с информационными объектами общего и специфического типов (план счетов, главный журнал и пр.). Программа оснащена мощным генератором отчетов и визуальным конструктором экранных форм.

     Компьютерная  бухгалтерия «Лука.Pro» подразделяется на две группы: «Лука.Бизнес» - для небюджетной сферы и «Лука.Бюджет» для бюджетных учреждений и организаций.

     Программа «Лука.Бизнес» предназначена для  комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях различных  отраслей и поддерживает оформление всего необходимого множества хозяйственных операций. Алгоритмы работы типизированы и соответствуют текущему законодательству для небюджетной сферы. Типизированы также распределение прав и обязанностей по категориям персонала, участвующего в учетной работе. Все категории персонала используют совместно одну общую информационную базу, благодаря чему достигается высокая эффективность коллективной работы.

     Главное меню программы имеет одинаковый состав опций для всех участков учета:

     база  данных

     объекты

     картотеки

     НСИ

     Операции

     Отчеты

     Сервис

     Участок учета «Зарплата» в «Лука.Бизнес»  позволяет автоматизировать следующие  функции бухгалтера:

     Вести лицевые счета персонала.  

     Производить расчет, корректировку начислений, удержаний по заработной плате, расчеты  с персоналом,

     Распределять  заработную плату,

     Производить отчисления в социальные и пенсионные фонды.

     «Лука. Бизнес» представляет собой законченное, готовое к применению сразу после установки на компьютере приложение для автоматизации всех участков учета на промышленных и торговых предприятиях.

     От  других распространенных пакетов программ «Лука-бизнес» отличается следующими свойствами:

     в одной программе доступны средства для работы со всеми участками бухгалтерского учета на общей базе данных на одном или на нескольких компьютерах в локальной сети. Это комплексное решение и если все хозяйственные операции зарегистрированы, то никаких дополнительных действий (расчетов, сводов, экспорта записей и пр.) для получения всей бухгалтерской, налоговой и управленческой от четности больше не требуется;

     в полном объеме поддерживаются операции налогового учета в соответствии с текущим законодательством;

     для каждого вида документов (хозяйственных операций) существует отдельный журнал и свое меню управления программой. Это позволяет организовать на каждом рабочем месте работу только со своими первичными документами, разделяя между сотрудниками права доступа, ответственность и обязанности. Во всех случаях оформления операций требующих данных более чем из одного документа, легко открыть любой дополнительный журнал. Например, приходуя импортный товар и работая с журналом накладных прихода сослаться на запись журнала таможенных деклараций;