Розробка системи менеджменту в ТОВ "Смакота"

• формування або вибір ідеї (зародження ідеї);
• кодування (перетворення ідеї на повідомлення з допомогою слів, жестів, інтонації);
• вибір каналу (вибір способу передавання з допомогою телефонного, електронного зв’язку);
• передавання ідеї (повідомлення);
• декодування (трансформація символів відправника в думки отримувача);
• оцінювання та уточнення повідомлень;
• здійснення зворотнього зв’язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями).

     При функціонуванні підприємства виникає одночасно декілька видів комунікацій: між організацією і зовнішнім середовищем, між рівнями управління та підрозділами, неформальні і між особові комунікації. Процес менеджменту повинен гармонічно об’єднувати регулювання усіх цих видів комунікацій[3, с. 154].

  Неформальні комунікації - не передбачені організаційною структурою. Практика свідчить, що значна частина комунікацій здійснюється неформально, за допомогою незапланованих керівництвом способів. Особливо слід підкреслити, що неформальними каналами комунікацій передається значна частина достовірної інформації. Неформальна інформація буває досить корисною для доповнення інформації, отриманої через формальні канали комунікації. Ця інформація є цінною для керівника, однак не можна допускати, щоб система розповсюдження чуток виступала замінником формальних каналів комунікації. Кожен працівник апарату управління повинен пам’ятати, що він теж частково бере участь у розповсюдженні чуток (наприклад, мовчання у відповідь на запитання підлеглого - це теж реакція, яка відповідно інтерпретується підлеглими).

Міжособові комунікації. Люди постійно обмінюються інформацією незалежно від того, чи знаходяться вони в організації, чи ні. Тому в загальному випадку процес комунікації стосується взаємодії поміж людьми взагалі. Для характеристики процесів комунікації між двома або більше особами застосовують термін “міжособові комунікації”.

Вирізняють 3 основні методи міжособових комунікацій:

• усна комунікація;
• письмова комунікація;
• невербальна комунікація.

Організаційні комунікації. В середені організації її співробітники  грають певні ролі, діють в умовах ієрархії влади. Все це зрештою вносить  суттєві зміни в характер комунікації, ускладнює їх. Тому для позначення процесів комунікації в межах  організації використовують поняття «організаційні комунікації».

     Графічні засоби поділяються на кілька груп:

     Органіграма  – графічна модель, що зв'язує етапи (складові частини) роботи, їхні вхідні та вихідні параметри, відображає розподіл операцій за виконавцями, дозволяє поєднати організаційну схему взаємодії з технологічною схемою обробки інформації. Використовується також як інструмент формування структури апарату управління, оскільки в зображуваних з їхньою допомогою схемах процесів управління одночасно фіксуються обов'язки управлінських працівників.

     Топограми – графіки, що відображають явища у просторі, це: маршрутні схеми руху предметів праці на робочих місцях; планування виробничих дільниць, робочих місць; схеми змащування обладнання; маршрут руху багатоверстатника.

    Хронограма – графіки, які характеризують зміну явища у часі (циклограми, планово-контрольні графіки).

    Діаграма – графічне зображення, що наочно у вигляді певних геометричних фігур показує співвідношення між різними величинами, які порівнюються[13б с. 176].

                      формулює                                   

                      і вибирає                                         вибирає

 

                          

          

           зворотній            

           зв‘язок                                

                                                       декодування                        передача

 

Рис. 6.1. Схематична модель комунікаційного  процесу в ТОВ «Смакота» між  начальником з виробничих питань та головним технологом

   На шляху комунікаційного процесу в ТОВ «Смакота» виникає багато перешкод, які спричинюють викривлення інформації чи зменшення швидкості її надходження, а саме:

• Конкуренція між повідомленнями. Виникає, коли до начальників цехів одночасно надходить інформація від шоколадників цеху із виробництва шоколаду і цукерників цеху із виробництва шоколадних цукерок ;
• Неповне сприйняття інформації працівниками;
• Несприйняття  інформації між генеральним директором і працівниками;
• Перепони, викликані нерозумінням способів використання слів і словесних знаків (семантичні бар’єри);
• Шуми при передачі інформації.
• Опір змінам. Виникає у випадку нововведень у виробництві шоколаду і шоколадних цукерок.

Усунути ці перепони в ТОВ «Смакота» можна шляхом вдосконалення спілкування, для цього необхідно:

• регулювання інформаційних потоків від технолога, начальників цеху і маркетолога;
• поступове донесення інформації до начальників цехів по виробництву шоколаду і шоколадних цукерок про майбутні нововведення;
• пояснювати та обговорювати ідеї генерального директора до початку їх передавання на нижчі рівні;
• бути уважним до почуттів інших працівників підприємства;
• враховувати соціально-психологічний клімат в колективі працівників цехів;
• налагоджувати якісний зворотний зв’язок між генеральним директором і працівниками.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 7. ОРГАНІЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ПРАЦІ НА ТОВ «СМАКОТА»

7.1. Організація робочого місця менеджера

Робоче місце — це зона трудової діяльності працівника, оснащена всім необхідним для успішного здійснення роботи. Виділення і планування робочого місця робочим місцем менеджера є окремий кабінет чи частина загального приміщення, де здійснюється його трудова діяльність і маються необхідні засоби праці відповідно до змісту робіт, що виконуються. 
Якщо менеджер на своєму робочому місці приймає відвідувачів і своїх працівників з службових і особистих питань, одержує і передає конфіденційну інформацію, проводить наради і бесіди, то він повинен, як правило, займати окреме приміщення (кабінет чи офіс).  Кабінет рекомендуються кімнати прямокутної форми зі співвідношенням сторін від 1:1 до 1:1,5, із природним освітленням. Мінімальна висота кімнати — 3,25 м, а мінімальна ширина — 2,5 м. Площа кабінету визначається функціями менеджера, його положенням і може коливатися в межах від 12 до 40 м. Кабінет менеджера рекомендується поділяти на три функціональні зони: робочу, нарад і відпочинку. Кожній з них повинна відповідати обстановка. У набір меблів робочої зони входять: двотумбовий стіл, підйомно-поворотне крісло, шафа для книг чи кабінетна стінка, стіл-приставка, бокс для документів, технічні засоби, які використовуються в процесі роботи. Зона нарад у залежності від площі кабінету і звичайної чисельності учасників сполучається з робочою чи створюється як самостійна. Зону відпочинку рекомендується розташовувати в частині кабінету, протилежній робочій зоні. її обладнують кріслами для відпочинку, журнальним столиком, телевізором, локальним освітленням.

 Робочі місця менеджерів  можуть бути оснащені засобами  адміністративного зв'язку і сигналізації, складання, копіювання, збереження  і пошуку текстових документів, виконання креслярських робіт  і відображення аудіовізуальної  інформації, обчислювальної техніки,  іншими технічними засобами і  пристроями, настільною оргтехнікою  і канцелярськими пристосуваннями. Найважливішим елементом устаткування робочого місця менеджера є засоби адміністративного зв'язку і сигналізації. До них відносяться телефонна апаратура, візуальні й акустичні засоби пошуку і виклику. Робоче місце менеджера повинно бути укомплектоване також необхідними засобами настільної оргтехніки і канцелярських приладів. Меблі і все устаткування кабінету можуть бути різної конструкції, розмірів, форми і кольору. Але вони повинні відповідати санітарним нормам, розміщатися з урахуванням взаємозв'язків з підлеглими, послідовності робіт, що виконуються, бути підібраними зі смаком, забезпечувати комфортні умови праці, виключати втрати часу, зв'язані з нераціональним переміщенням[8, с. 231].

Механізація  ¾ це заміна фізичної праці людини машиною.

Автоматизація — один з напрямів науково-технічного прогресу, спрямований на застосування саморегульованих технічних засобів, економіко-математичних методів і систем керування, що звільняють людину від участі в процесах отримання, перетворення, передачі і використання енергії, матеріалів чи інформації, істотно зменшують міру цієї участі чи трудомісткість виконуваних операцій.

      Наукова організація управлінської праці — це комплекс заходів, які вміщують:

• організаційне закріплення процесів і кооперації управлінської праці, забезпечення необхідної кваліфікації працівників;
• розподіл і розстановку кадрів за ланками системи управління;
• регламентування діяльності та стосунків;
• вибір систем і методів роботи;
• раціональну організацію робочих місць і створення оптимальних умов праці та відпочинку;
• нормування управлінської праці;
• матеріальне і моральне стимулювання управлінської праці.

Наукова організація управлінської праці здійснюється з урахуванням 
принципів спеціалізації, пропорційності, безперервності, ритмічності, паралельності, прямо точності[8, с.236].

 

7.2. Забезпечення умов техніки безпеки та охорони праці на робочому місці

        Гігієнічні вимоги визначають умови життєдіяльності і працездатності людини у процесі взаємодії з технікою і середовищем; показниками є рівень освітлення, температура, вологість, шум, вібрація, токсичність, загазованість тощо.

       Антропометричні вимоги визначають відповідність конструкцій техніки антропометричним характеристикам людини (зріст, розміри тіла та окремі рухові ланки). Показниками є раціональна робоча поза, оптимальні зони досягнення, раціональні трудові рухи. Для того, щоб робоче місце було зручним, воно має відповідати антропометричним даним працюючого. Середні антропометричні дані обчислюють за великою кількістю вимірювань основних антропометричних показників різних груп населення. Вони використовуються при конструюванні робочих місць на виробництві. За антропометричними даними виділяють дві основні зони виконання трудових операцій — оптимальну і зону досяжності. Фізіологічні та психологічні вимоги визначають відповідність техніки і середовища можливостям працівника щодо сприйняття, переробки інформації, прийняття і реалізації рішень. Фізіологічними особливостям праці менеджера найбільшою мірою відповідає природне світло. Тому бажано, щоб кабінети менеджерів мали максимальну площу віконних прорізів. При орієнтації вікон на південну сторону на вікнах повинні бути штори чи жалюзі.

     Застосовуючи штучне освітлення, варто враховувати такі вимоги:

• достатність освітлення за рівнем і рівномірністю;
• правильний набір джерел;
• раціональний розподіл світла в приміщенні;
• відсутність прямих променів і відбитих відблисків;
• поєднання загальних і місцевих джерел світла.

    Несприятливий вплив на роботу менеджерів роблять шумові перешкоди. Вони стомлюють центральну нервову систему, знижують увагу і працездатність. Нормальними умовами праці вважаються такі, при яких рівень шуму не перевищує 50 децибел.

   Організація робочого місця – це створення певного комплексу організаційно-технічних умов для високопродуктивної і безпечної праці.

        Організація робочого місця передбачає:

— правильне розміщення робочого місця у виробничому приміщенні;

— вибір ергономічно обґрунтованого робочого положення, виробничих меблів з урахуванням антропометричних характеристик людини;