Розробка системи менеджменту в ТОВ "Смакота"

Фінансові ресурси. Найважливішим  засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет (річний фінансовий план), який дозволяє також здійснювати  функцію планування.

Поточний контроль. Поточний контроль здійснюється безпосередньо  в ході виконання робіт. Частіше  всього його об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього  керівника. Регулярна перевірка  роботи підлеглих, обговорення проблем, що виникають і пропозицій щодо удосконалення  роботи дозволять запобігти відхиленням  від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням  розвиватися, вони можуть перетворитися  в серйозні труднощі для всієї  організації. 
Поточний контроль не проводиться одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірюванні фактичних результатів, одержаних після проведення роботи.

Кінцевий контроль. У рамках кінцевого контролю зворотний зв'язок використовується після того, як робота виконана. Хоча кінцевий контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, все-таки він має дві важливі функції. Кінцевий контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи мають проводитися в майбутньому. Сприяє мотивації. Якщо керівництво організації пов'язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то, вочевидь, фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точно і об'єктивно[5, c.76].

На даний момент ТОВ  «Смакота» контроль якості здійснює головний технолог.  Він організовує розробку і впровадження прогресивних, економічно обґрунтованих, ресурсо- і природозберігаючих технологічних процесів і режимів виробництва шоколаду і шоколадних цукерок і виконання робіт, що забезпечують підвищення рівня технологічної підготовки і технічного переозброєння виробництва, скорочення витрат сировини, матеріалів, витрат праці, поліпшення якості продукції, робіт і зростання продуктивності праці. Також забезпечує вдосконалення технології виготовлення виробництва і бере участь у розробці проектів реконструкції підприємства, заходів щодо скорочення термінів освоєння нової техніки і технології . Але в майбутньому планується створення виробничої лабораторії. Ця лабораторія на підприємстві «Смакота» включатиме відслідковування конкретних результатів за виробничим процесом шоколаду і шоколадних цукерок для встановлення того, чи відповідають вони стандартам і вимогам щодо якості, а також для визначення шляхів усунення причин незадовільного виконання робіт. Контроль  буде здійснюватися упродовж усього часу виробництва продукції. Він  включає роботи, пов’язані з відбором проб, нормативною документацією, методиками досліджень, аналізом, організацією та управлінням системою гарантування і посвідчення якості на підприємстві.

Основні завдання і функції  виробничої лабораторії на підприємстві «Смакота» будуть такі :

–     перевірка та контроль якості сировини для виробництва шоколаду і шоколадних цукерок, тари, основних та допоміжних матеріалів;

–     контроль технологічних процесів оброблення шоколадної маси і виробництва шоколадної продукції;

–     контроль якості готової продукції, тари, упаковки, маркування та порядку випуску продукції з підприємства;

–     контроль умов, режимів та термінів зберігання сировини, матеріалів та готової продукції в камерах зберігання та складах;

–     контроль реактивів, що використовуються для проведення лабораторних аналізів;

–     розгляд претензій на продукцію підприємства, з’ясування причин випуску недоброякісного шоколаду і шоколадних цукерок, виявлення винуватців;

–     участь у розробці та здійсненні заходів для підвищення якості кондитерських виробів, запобігання та усунення причин випуску недоброякісних продуктів;

–     розробка разом із спеціалістами підприємств нових, сучасніших способів оброблення сировини для виробництва шоколаду і шоколадних цукерок, параметрів і режимів технологічних процесів, нових видів продуктів тощо;

–     видача на підставі результатів приймання і лабораторних аналізів висновку про придатність сировини, напівфабрикатів, для подальшого перероблення;

–     оформлення у встановленому порядку документації на прийняту й забраковану продукцію, актів, інших документів та претензій на недоброякісну сировину та матеріали, що надходять на підприємство;

–     контроль норм витрат і виходу готової продукції.

Виробнича лабораторія надає такі дані генеральному директору:

• висновки про відповідність матеріальних ресурсів (сировини, матеріалів, напівфабрикатів, ін.) для виробництва шоколадних виробів;
• висновки про можливість застосування матеріальних ресурсів у виробництві;
• відомості про якість шоколаду і шоколадних цукерок, що випускається;
• повідомлення про порушення технологічних процесів;
• звіт про кількість і технічні характеристики браку;

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис 4.3. Структура виробничої лабораторії

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 5. ОРГАНІЗАЦІЯ  ТА ПРОЕКТУВАНЯ ОПЕРАЦІЙНИХ СИСТЕМ ТОВ «СМАКОТА»

Операційний менеджмент – це управління виробничими процесами, які спрямовані на перетворення ресурсів на товари й послуги. Процес перетворення вимагає організації. Завдяки взаємозв’язку з виробництвом операційний менеджмент часто називають менеджментом виробничих операцій [12, с. 45].

Операційна система – це повна система виробничої діяльності будь-якої організації (об’єкта), яка становить собою сукупність трьох взаємозалежних підсистем:

• переробної — виконує продуктивну роботу, безпосередньо пов'язану з перетворенням вхідних ресурсів у вихідні результати;
• забезпечення — не пов'язана безпосередньо з виробництвом виходу, але виконує необхідні функції забезпечення переробної системи;
• планування та контролю — отримує інформацію із зовнішнього і внутрішнього середовищ про стан переробної підсистеми та підсистеми забезпечення, опрацьовує цю інформацію й видає рішення про те, як має працювати переробна підсистема [12, с. 85].

 

5.1. Проектування  функціональних служб

    Виробничий відділ ТОВ виконує розпорядження генерального директора і складається з двох цехів:

• цех по виготовленню шоколадних цукерок;
• цех по виготовленню шоколаду;

 Цей відділ аналізує виконання плану випуску шоколаду і шоколадних цукерок за обсягом та асортиментом, ритмічність роботи, підвищення якості продукції, запровадження нової техніки та технологій, комплексної механізації та автоматизації виробництва, роботу обладнання, витрачання матеріальних ресурсів, тривалість технологічного циклу, комплектність випуску продукції, загальний технічний та організаційний рівень виробництва, вивчає стан запасів шоколаду і шоколадних цукерок. Виробничий відділ складає план на 2 роки. Ця робота є продовженням четвертого етапу. Дворічний план складається з урахуванням зміни технології, умов ринку.

Виробничо – управлінська структура виробничого відділу  зображена на рис. 5.1.

 

 

 

 

 

Рис. 5.1 Виробничо – управлінська структура виробничого відділу

• лінійні зв’язки;
• функціональні зв’язки;

Виробничий відділ ТОВ  «Смакота» має задовільний рівень функціонування.

Для того щоб підвищити ефективність  роботи виробничого відділу потрібно вдосконалити систему менеджменту за допомогою наступних заходів:

• потрібно ефективно використовувати ресурси – тобто всі види ресурсів підприємства повинні використовуватися лише в тих цілях, які вони принесуть найбільшу користь для досягнення організацією своєї мети;
• доплата працівникам підприємства за поза нормований час роботи;
• проведення виховної роботи щодо техніки безпеки та охорони праці, а також проведення інструктажів для уникнення  травматизму працівників;
• зменшити брак продукції, зокрема шоколаду і шоколадних цукерок,  шляхом вдосконалення процесу виробництва;

 

5.2. Розробка  посадових інструкцій службовців

Посадова інструкція – це організаційно-розподільчий документ, що регламентує роботу виконавця й визначає його компетенцію. Посадові інструкції розробляються по всіх управлінських посадах та спеціальностях. У розробці її використовують такі документи:

• положення про структурний підрозділ;
• кваліфікаційні характеристики;
• технологічні схеми виконання управлінських робіт;
• інформація, отримана під час аналізу змісту робіт.

   Посадові інструкції дають можливість:

• раціонально розподіляти функціональні обов’язки між працівниками;
• підвищити своєчасність і надійність виконання задач;
• покращити соціально-психологічний клімат у колективі;
• чітко визначити функціональні зв’язки робітника;
• конкретизувати права працівника;

Посадові інструкції складаються  з таких розділів:

1. У  розділі «Загальні положення» наводяться дані про сутність, особливості і мету робіт, порядок укладення та припинення трудового договору, класифікаційні критерії, визначальні ознаки спеціальності й спеціалізації, додаткові відомості про посаду, професію або роботи працівника тощо.

2. Розділ  «Завдання та обов'язки» розкриває зміст робіт, які має виконувати працівник. У робочій інструкції цей розділ повинен містити характеристики робочого місця.

3. У  розділі «Права» визначаються і наводяться делеговані працівникові правові засоби, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на нього завдань та обов'язків.

4. Розділ  «Відповідальність» містить показники особистої відповідальності за виконання робіт, а також переліки результатів, яких необхідно досягти працівникові в процесі професійної діяльності за вказаною посадою, професією або роботою.

5. У  розділі «Повинен знати» подаються додаткові порівняно з кваліфікаційною характеристикою вимоги до знань, умінь, майстерності працівника, викликані реальними умовами виробництва, особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт.

6. Розділ "Кваліфікаційні вимоги" містить  норми, які стосуються рівнів  освіти, кваліфікації, досвіду, спеціалізації,  достатніх для повного і якісного  виконання робіт за посадою  або на робочому місці.

7. Розділ  «Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою» розкриває взаємовідносини та зв'язки з іншими працівниками в підрозділі і за його межами, умови заміщення в разі відсутності тощо.

       У зв'язку із тим, що окремі кваліфікаційні характеристики працівників містять тільки основні або типові завдання та обов'язки, роботодавець може доповнювати посадові (робочі) інструкції роботами, які входять до складу статутів, регламентів, технологічних карт, інструкцій та інших нормативних документів, установлених адміністрацією за погодженням з профспілковим або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом [4, c.276-277].

      Посадова інструкція  головного технолога наведена в додатку Г.

 

 

 

 

РОЗДІЛ 6. ОРГАНІЗАЦІЯ  КОМУНІКАЦІЙНОГО ПРОЦЕСУ В ТОВ  «СМАКОТА»

      Комунікації - це спілкування, передача інформації від однієї людини до іншої в процесі діяльності. Комунікації є процесами зв’язку працівників, підрозділів, організацій[13, c. 264].

     Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома або більшим числом осіб. Основні функції комунікаційного процесу полягають у досягненні соціальної спільності при збереженні індивідуальності кожного з елементів. У комунікаціях реалізуються управлінська, інформативна, емотивна (така, що викликає емоції) й контактна (пов'язана із встановленням контактів) функції.

Етапами комунікаційного  процесу є: