Розробка системи менеджменту в організації

         Планування і організація на підприємстві  здійснюється на високому рівні, тому що існує чіткий розподіл відповідальності та високий рівень контролю. Працівники забезпечені новітніми комп`ютерами та сучасним програмним забезпеченням. В разі наявності поломки комп`ютера або збою в прогамі, висококваліфіковані працівники швидко усувають причини неполадки.

              Інформаційна система – всі письмові й електронні форми передачі інформації, обробки даних і обміну ідеями.

Високоефективного інформаційного забезпечення керівництва сучасної фірми досягається шляхом створення управлінських інформаційних систем, які охоплюють всі рівні управління.  Склад і структура створюваних інформаційних систем значно залежать від розміру організації.

До найважливіших принципів сучасних інформаційних систем належать:

1. Принцип повноти інформаційного забезпечення керівника.

2. Будь-яка інформаційна система повинна мати властивість адаптації до стилю і методів, які застосовує конкретний керівник.

3. Інформаційна система повинна давати змогу керівникам верхніх рівнів користуватися інформацією нижчих рівнів.

4. Їх слід створювати, враховуючи можливість забезпечення максимуму зручностей і можливостей для безпосередніх користувачів.

5. Принцип прямої участі керівників усіх рівнів ієрархічної структури управління при створення інформаційної системи.

6. Принцип створення при будь – якій ситуації інформаційної незалежності керівників різних рівнів.

7. Принцип інформаційної рівноправності.

         Сьогоднішня революція в інформаційних технологіях – глобальний процес, що створює повсюдно нові, небачені раніше можливості для підвищення ефективності управління.

        2.2. Зовнішнє середовище: вплив та можливості

Межі між організацією як системою та навколишнім середовищем визначаються сукупністю організаційних можливостей її діяльності. Навколишнє середовище має надзвичайно важливе значення для організації, оскільки значною мірою визначає ефективність діяльності.

Зовнішнє середовище - це економічні, соціальні, технологічні, політичні й етичні елементи (чинники), які перебувають поза межами організації.

Зовнішнє середовище підприємства поділяється на середовище прямого та опосередкованого впливу.

Середовище прямого впливу, тобто таке, що активно, реально та негайно впливає або може вплинути на діяльність організації, містить у собі такі сили, як конкуренти, покупці та постачальники, ор­гани державного регулювання, власники підприємств і ділові партне­ри, інвестори, маркетингові посередники, контактні аудиторії, проф­спілки, масс медіа, аудитори та ін.

Неконтрольовані фактори розвитку підприємства впливають на поведінку виробника на ринку. Такі фактори відстежуються і вив­чається динаміка їх розвитку з метою пристосування до умов, спричи­нених неконтрольованими факторами.

Слід відзначити, що в науковій літературі по-різному визнача­ються неконтрольовані фактори, існують розбіжності в їх кількості та назві. Відомо, що різні автори однозначно назива­ють лише два неконтрольованих чинники - споживачів і конкурентів, далі йдуть такі фактори, як споживачі і держава (у трьох авторів), нові то­вари, потенційні конкуренти та стан економіки (у двох авторів), а решта факторів поодинці зустрічається в ок­ремих авторів. Розбіжність у кількості неконтрольованих факторів конку­рентного середовища свідчить про складність аналізу такого явища і не­однозначність поглядів дослідників на проблему його вирішення.

Середовище непрямого впливу лише формує загальні перспек­тиви розвитку, сприятливі чи не зовсім тенденції, проблеми, пастки, кон'юнктуру ринку тощо; його вплив відчувається згодом, з плином часу, воно лише визначає напрями процесів у економіці, формує за­гальні тенденції розвитку галузі на віддалену перспективу. Сюди на­лежать політичні та соціокультурні фактори впливу, стан економіки, НТП, технологічні зміни та законодавчий вплив уряду, міжнародні відносини та стосунки з місцевим населенням, вплив групових інтересів, деякі макроекономічні явища (зокрема інфляцію, кризу над­виробництва, безробіття та ін.). Існують також інші сили, що вимага­ють врахування їх впливу на діяльність фірми.

Для ефективності діяльності в організації створено центр зв’язків із зовнішнім середовищем, який займається різноманітними питаннями, що стосуються різних сфер навколишнього середовища. Функціонує він залежно від претензій зовнішніх і внутрішніх груп, може вирішувати і ринкові, і внутрішні господарські проблеми. При необхідності управління товариства вдається до послуг зовнішніх консультантів.

Управлінські процеси впливу на зовнішнє середовище здійснюються в широкому і вузькому розумінні. У широкому розумінні орієнтовані на зв’язки з навколишнім середовищем управлінські процеси охоплюють окремі елементи, пов’язані з різноманітними аспектами цього середовища (інвестиційні процеси, методи  планування та ін.). У вузькому – до них зараховують проблемний менеджмент, політику й стратегію організації, управління комунікаціями.

Основою формування системи зв’язків із навколишнім середовищем є політика нашої організації, яка охоплює:

-         систему (організація, економіка, суспільство, екосистема);

-         інститути (внутрішні, загальногосподарські, суспільні групи претензій, організація захисту прав споживачів);

-         тематику (внутрішньоорганізаційні, загальногосподарські, суспільні, екологічні питання).

Система зв’язку гарантує надходження найважливішої інформації про навколишнє середовище, необхідної для планування і прийняття рішень. Для адаптації до зовнішнього середовища товариство знає і має чітку класифікацію чинників соціально-економічного середовища, які зумовлюють його життєздатність на даний момент і розвиток у майбутньому. До таких чинників відносять розмір і структуру потреб населення, рівень його доходів і нагромаджень, рівень цін на ринку, можливість одержання споживчого кредиту, політична стабільність і спрямованість внутрішньої політики держави, розвиток науки і техніки, рівень культури населення, вплив постачальників, технології, законодавства, соціальні та культурні зміни в суспільстві.

Аналіз зовнішнього середовища проведено за факторами, розміщеними у таблиці 2.6, де визначається позиція підприємства КП Клевань „Комунсервіс”.

Таблиця 2.6

Аналіз факторів зовнішнього середовища

Оцінювання факторів внутрішнього і зовнішнього середовища, які визначають напрям діяльності та успіх організації зводимо до підсумкової таблиці 2.7, де визначені сильні і слабкі сторони діяльності організації і розташовані за рангом. Тобто за вагою або значимістю та впливом на діяльність товариства.

Таблиця 2.7

Сильні та слабкі сторони діяльності КП Клевань „Комунсервіс”

                                                Розділ 3

                  Формування функцій менеджменту в

                           КП Клевань ”Комунсервіс”

         3.1. Обґрунтування стратегії підприємства та стратегічних цілей його підрозділів

Важливою умовою ефективної діяльності всієї організації та кожного індивіда зокрема, які спільно працюють у групах всередині організації, є усвідомлення кожним цілей, завдань і методів їх здійснення, тобто чіткі та зрозумілі плани діяльності. Це забезпечує реалізація функції планування, яка є однією з основних в управлінні кожною організацією. Тобто, це конкретизація цілей через систему соціально-господарських показників організації, розроблення стратегії й тактики виробничої та управлінської діяльності, орієнтованих на досягнення цілей менеджменту і виконання планів.

Місія організації – це завдання, природа бізнесу, головна мета існування та глобальна причина, що спонукає займатися саме цим видом діяльності. У вузькому змісті – це вибір галузі, визначення номенклатури та асортименту продукції, робіт чи послуг, вибір ринку та шляхів товаропросування, напрямки інвестиційної діяльності, розподіл прибутку.

Якщо місія задає загальні орієнтири, напрями функціонування організації, які виражають суть її існування, то конкретні кінцеві положення, до яких прямує організація, фіксуються у вигляді її цілей, тобто, кажучи інакше, цілі - це конкретний стан окремих характеристик організації, досягнення яких являється для неї бажаним та на досягнення котрих направлена її діяльність.

Неможливо переоцінити значимість цілей для організації. Вони являються вихідною точкою планування; цілі лежать в основі побудови організаційних відносин; на цілях базується система мотивування, яка використовується в організації; на кінець, цілі являються точкою відліку у процесі контролю і оцінки результатів праці окремих робітників, підрозділів та організації в цілому.

Процес встановлення цілей в організації носить проміжний між повною централізацією і повною децентралізацією характер. Так, у випадку централізації при встановленні цілей всі цілі визначаються найвищим рівнем керівництва організації. У випадку децентралізації в процесі встановлення цілей приймають участь наряду з верхнім рівнем й низькі рівні організації. Процес встановлення цілей проходить зверху вниз. Декомпозиція цілей відбувається наступним чином: кожний з нижчестоящих рівнів в організації визначає свої цілі, виходячи з того, які цілі були встановлені для більш високого рівня. Загальною вимогою до встановлення цілей є те, що вирішальна роль у всіх випадках повинна належати вищому керівництву.