Розробка системи менеджменту в організації

Процес, пов'язаний зі складанням документів, їх обробкою, походженням, зберіганням тощо, називають діловодством. Його функції полягають у попередньому розгляді і обліку документів, довідково-інформаційному обслуговуванні, контролі за виконанням, удосконаленні документообігу та ін.

В процесі діяльності підприємство отримує і створює велику кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для рішення поточних питань на перше місце постає така функція документа як накопичення і зберігання інформації. Документи зберігають інформацію, необхідність в якій може виникнути знову через деякий час, тобто вони виступають в ролі пам’яті підприємства.

В даній організації існують спеціальні служби, які призначені для роботи з документацією, - канцелярія, архів. Відбір документів на зберігання або на знищення являється результатом проведення експертизи цінності документів. Такі експертизи проводяться в декілька етапів, починаючи з поточного діловодства і закінчуючи в державному архіві. Експертиза цінності документів на підприємстві проводиться під керівництвом експертної комісії, яка діє постійно і проводиться систематично. На даному підприємстві постійно проводиться систематичний опис документів. І в результаті експертизи цінності документів описи справ постійного, тимчасового строків зберігання, а також визначаються документи на знищення.

Здача справ із структурного підрозділу в архів підприємства проводиться по графіку, узгодженим з керівництвом структурних підрозділів і затвердженому керівником підприємства. Ця робота проводиться кожен рік. Справи приймаються працівниками архіву в присутності працівника структурного підрозділу.

Графіки – це способи наочного зображення стану й ходу виробничо-господарської діяльності за допомогою умовних позначень (точок, ліній, фігур тощо). Графік складається з двох елементів:

-         графічний образ, або система накреслень;

-         легенда (експлікація), тобто умовні позначення на графіку.

Удосконалення комунікацій і ліквідація перепон в організації здійснюється за допомогою:

-         раціоналізації структури комунікаційного процесу;

-         регулювання інформаційних процесів;

-         удосконалення документообігу;

-         ефективного застосування графічних засобів;

-         поліпшення виконання функцій менеджменту;

-         поліпшення зворотного зв’язку;

-         введення системи збору пропозицій працівників;

-         застосування сучасних інформаційних технологій: ПК, електронної пошти тощо.

Можливо, найбільш очевидним компонентом комунікацій на підприємстві є відносини між керівником та підлеглими. Хоча вони слугують прикладом обміну інформації по вертикалі, розглядати цей вид комунікацій необхідно окремо, оскільки він складає основну частину комунікативної діяльності керівника. Дослідження показали, що 2/3 цієї діяльності реалізується між керівниками і керованими.

Деякі з багаточисельних різновидів обміну інформацією між керівником і підлеглими пов’язана з виясненням завдань, задач і очікуваних результатів, із забезпеченням причетності у вирішенні задач відділу, з обговоренням проблем ефективності роботи, досягнення визнання та винагороди з ціллю мотивації, вдосконаленням та розвитком здібностей підлеглих, а також з отриманням даних про ідеї удосконалення та пропозиції.

                                             Розділ 7

Розробка механізмів прийняття управлінських рішень

в організації

В науковій літературі процес прийняття рішень розглядається у двох аспектах. У розширеному розумінні прийняття рішень ототожнюється із усім процесом управління. У вузькому розумінні прийняття рішень трактується, як вибір найкращого рішення із багатьох альтернатив. Кожне з поданих визначень має свої недоліки: у першому – поняття “прийняття рішень” охоплює процес його виконання і контролю результатів; у другому – звужується до вибору найкращої альтернативи, хоча процес прийняття рішень розуміє також і встановлення критеріїв оцінки, і вибір способів оцінки, і таке інше.

Отже, визначимо поняття “прийняття рішень” наступним чином:
Прийняття рішень являє собою процес, який починається з виникнення проблемної ситуації і закінчується вибором рішення, тобто вибором дій по усуванню проблемної ситуації.

Існує безліч факторів, які впливають на процес прийняття рішення в організаціях. Серед найбільш важливих, слід визначити наступні:
Ступінь ризику – розуміється, що завжди існує вірогідність прийняття неправильного рішення, яке може неблагоприємно вплинути на організацію. Ризик – фактор, який менеджери враховують свідомо, або підсвідомо, при прийнятті рішення, так як він пов’язаний із зростанням відповідальності.
Час, що мається в розпорядженні для прийняття рішення – відбивається через те, що кількість часу, який менеджер може використати для прийняття рішення, часто обмежена. На практиці, більшість керівників не мають можливості проаналізувати усі можливі альтернативи, відчуваючи дефіцит часу.

Ступінь підтримки менеджера колективом – цей фактор враховує те, що нових менеджерів сприймають не зразу. Якщо порозуміння і підтримки інших менеджерів і підлеглих не вистачає, то проблему слід усувати за рахунок своїх особистих рис, які повинні сприяти виконанню прийнятих рішень.

Особисті здібності менеджера – один з найбільш важливих факторів. Незалежно від того, як менеджери приймають рішення і відповідають за них, вони повинні мати здібності до того, щоб приймати вірні рішення.

Політика організації – у даному випадку враховується суб’єктивний фактор при прийнятті рішення. Статус, влада, престиж, легкість виконання – усе це може вплинути на прийняття того, чи іншого рішення.
Кінцевим результатом прийняття рішення є саме рішення, яке постає, як первісний, базовий елемент процесу управління, що забезпечує функціонування господарської організації за рахунок взаємозв’язку формальних та неформальних, інтелектуальних та організаційно-практичних аспектів менеджменту.

Управлінське рішення є інструментом впливу на об’єкт управління та окремі його підсистеми, важливою ланкою формування та реалізації відношень управління в організації; містить у певному співвідношенні основні функції менеджменту.

В сучасних умовах практична підготовка і виконання рішень містить велику кількість неврахованих аспектів, або різного роду прорахунків на всіх рівнях управління зокрема економічної та виробничої діяльності. Причини такого стану справ досить різноманітні так як і багатогранне господарське життя, яке складається з множини простих і складних ситуацій, котрі потребують рішень, а відповідно і оптимальних методів рішення тієї чи іншої задачі.

Ефективність діяльності підприємства залежить від якості управлінських рішень. Це і визначає необхідність оволодіння кожним відповідальним працівником апарату управління, менеджерами, теоретичними знаннями і навиками розробки управлінських рішень.

Визначне місце в складі причин неефективних рішень займає незнання або недотримання технологій розробки і організації їх виконання через невмілий вибір та застосування методів прийняття управлінських рішень. Глибокі знання управлінського персоналу, практичний досвід, інтуїція, творчий підхід та розуміння розвитку господарських процесів в сучасних умовах є перевагою нашого підприємства.

В умовах ринкової економіки ступінь невизначеності економічної поведінки суб’єктів ринку досить великий. В зв’язку з цим більш практичне значення методи перспективного аналізу, коли необхідно приймати управлінські рішення, оцінюючи можливі ситуації і роблячи вибір з декількох альтернативних варіантів.

Наше підприємство займається наданням таких послуг, як водопостачання та водовідведення. На даному сегменті ринку немає подібних підприємств, тобто воно є монополістом. Як ми вже знаємо, основною проблемою підприємства є застарілість обладнання. Ця проблема тягне за собою ряд інших, таких як перебої у водопостачанні, несвоєчасність ремонту трубопроводів, недостатня якість води та ін.  Для вирішення даної проблеми необхідно розробити низку рішень, які зможуть виправити ситуацію, що склалася. По-перше, можна залучити інвесторів. По-друге, можна злегка підняти ціни на послуги, при цьому підвищуючи їх якість. По-третє, і я думаю саме основне, забезпечити 100%оплату за послуги та розрахунок по заборгованостях за попередні роки. Можна ввести стимулюючі призи добросовісним платникам у вигляді знижок по оплаті.

Виконавши всі необхідні перетворення та зміни на нашому підприємстві, застосувавши ефективні управлінські рішення, ми сподіваємося закупити нове обладнання, яке допоможе задовольнити всі вимоги наших клієнтів.

                                                Розділ 8

                 Організація управлінської праці

Управлінська праця – різновид розумової праці. Хоч вона безпосередньо і не виступає творцем матеріальних благ, але є невід’ємною частиною праці сукупного працівника, а отже, й продуктивною працею. Центральною фігурою в системі менеджменту організації є менеджер-керівник, який керує організацією, якимсь конкретним видом діяльності, функцією, підрозділом, службою, групою людей тощо. Предметом управлінської праці є людина та її діяльність.

Дослідження мети управління здійснюється шляхом вибору і реалізації сукупності управлінських впливів. Управлінський вплив на колективи людей, на їхню трудову діяльність – це і є специфічний продукт управлінської праці. Основною формою такого впливу є управлінське рішення.

У процесі управління його суб’єкти розв’язують різноманітні проблеми – організаційного, економічного, технічного, соціально-психологічного, правового характеру. Це різноманіття також є важливою особливістю управлінської праці.

Засобами управлінської праці є організаційна і обчислювальна техніка, а рівень і повнота її використання значною мірою визначають культуру й ефективність управління.

Ієрархічний поділ управлінської праці передбачає поділ комплексів робіт з реалізації функцій за рівнями ієрархії управління та закріплення їх за відповідними управлінськими працівниками і формування на цій основі їх повноважень.

Технологічний поділ передбачає диференціацію процесу управління на операції зі збору, передачі, збереження і перетворення інформації, виконувані визначеними категоріями працівників.

Професійний поділ пов'язаний з розподілом управлінських працівників відповідно до їхньої професійної підготовки.

Посадовий поділ передбачає розподіл управлінських працівників у системі управління організацією відповідно до їхньої компетенції (сукупність прав, обов’язків і відповідальності управлінського працівника за реалізацію конкретної функції управління).

Головну роль серед різних видів поділу управлінської праці відіграє функціональний поділ, який історично зумовив появу інших.

Безпосередньою метою управлінської праці є координація спільних зусиль колективу і забезпечення погоджених дій його членів, спрямованих на досягнення конкретних запланованих результатів. Знаряддям управлінської праці є засоби оргтехніки. Специфіка предмета управлінської праці, її безпосередня мета, засоби цієї праці зумовлюють її специфічний характер і зміст.

У процесі організації управлінської праці, відбору оптимальних варіантів, раціональних форм впливу на виробництво важливу роль відіграє її аналіз, визначення об’ємів аналізу, в тому числі структур затрат робочого часу, нормування праці, потоки і обсяги інформації тощо.

8.1. Організація робочого місця менеджера

Вихідним елементом будь-якого підприємства є робоче місце. В межах якого відбувається цілеспрямована діяльність конкретного працівника. Робочі місця надзвичайно різноманітні, тому їх можна класифікувати за різними ознаками.

За кількістю зайнятих робочі місця можуть бути індивіду­альними або колективними.

За ступенем спеціалізації розрізняють універсальні робочі місця, на яких виконуються різноманітні операції, та спеціа­лізовані, де здійснюється лише одна операція.

За рівнем механізації робочі місця поділяють на ручні, де результат праці визначається лише витратами фізичних та ду­ховних сил самого працівника; механізовані, де роль людини полягає в управлінні обладнанням, що здійснює відповідні опе­рації; автоматизовані, на яких роль працівника зводиться до контролю за функціонуючим обладнанням.

За кількістю обладнання, яке обслуговується, робочі місця можна розглядати як одноверстатні та багатоверстатні.

Залежно від кількості змін робочі місця можуть бути одно­змінними, багатозмінними.

Якщо на робочих місцях безпосередньо здійснюється ді­яльність, спрямована на досягнення мети діяльності підприєм­ства, вони належать до основних, у протилежному разі — до допоміжних.

За характером трудової діяльності розрізняють місця робіт­ників і службовців.

Крім цього, робочі місця можуть належати до найрізнома­нітніших сфер діяльності: виробництва, управління, постачан­ня, збуту, наукових досліджень тощо.