Розробка системи менеджменту в організації

Посадова інструкція регламентує діяльність особи, яка займає ту чи іншу посаду. Даний документ містить детальний опис прав, обов’язків і відповідальності працівника, вказується кому він підпорядковується і хто знаходиться у його безпосередньому підпорядкуванні.

5.1. Проектування функціональних служб

         Для відділу головного технолога побудована детальна виробничо-управлінська структура і вказані усі зв’язки лінійного та функціонального підпорядкування. Положення відносяться до організаційних документів.

Положення – це правовий акт, який визначає порядок утворення, права і обов’язки, організацію роботи на підприємстві в цілому та в його структурних підрозділах і функціональних службах. Положення можуть бути типовими та індивідуальними. Типові положення розробляються та затверджуються вищестоящими органами управління, тобто керівником підприємства. Індивідуальні положення розробляються на основі типових і затверджуються керівником підприємства. Текст положення можна поділити на розділи, які включають загальну частину, власність і кошти підприємства, виробничо-господарську діяльність, права та обов’язки, структуру управління, реорганізацію і ліквідацію підприємства.

В положенні по відділу по розрахункам визначаються основні завдання та функції, які покладені на працівників даного відділу, права та відповідальність цих працівників, а також визначені взаємовідносини з іншими відділами підприємства та зв’язки з ними. Щодо основних завдань та обов’язків відділу, то вони полягають у нарахуванні та проведенні розрахунків із споживачами за надані їм послуги, зокрема за водопостачання та водовідведення.

Успішна робота відділу пов’язана з професіоналізмом та високою кваліфікацією головного економіста, який досконало виконує свої зобов’язання, керує працівниками відділу, координує і направляє діяльність підрозділів підприємства. Головний економіст також ефективно організовує роботу з підвищення кваліфікації працівників відділу. Має вищу освіту відповідного напряму підготовки і післядипломна освіта в галузі управління.

5.2. Розробка посадових інструкцій службовців

Згідно зі статтею 29 Кодексу законів про працю України, до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний, зокрема:

1.            роз’яснити працівникові його права й обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці, його права на пільги та компенсації відповідно до чинного законодавства і колективного договору;

2.            ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором.

Конкретний перелік посадових обов’язків визначається посадовими інструкціями керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців, що їх розробляють і затверджують роботодавці на основі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (враховуючи конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність працівників цих груп та особливості штатного розпису підприємства). У посадовій інструкції також закріплюються права працівника та його відповідальність. Інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов’язків, повноважень і відповідальності, у разі потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни — чіткі визначення.

Наказом Мінпраці України від 29.12.2004 р. №336 затверджено новий Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників. Даний Довідник є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності.

Відповідно до пункту 6 Загальних положень Довідника, посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, зазначених у штатному розписі. Виняток можуть становити окремі керівники, правове положення яких визначено у статуті (положенні) підприємства, установи, організації або відповідного підрозділу, де зазначено основні завдання, обов’язки, права і відповідальність за виконання покладених на них обов’язків.

Посадові інструкції містять основні або типові положення. Роботодавець може доповнювати інструкції роботами, які входять до складу статутів, регламентів, технологічних карт та інших нормативних документів, установлених адміністрацією за погодженням з профспілковим або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Відсутність нумерації сторінок зумовлена пристосованістю видання для копіювання.

                      Посадова інструкція економіста

1. Загальні положення

         1.1.Посада  економіста входить до складу відділу по розрахункам із споживачами  і введена відповідно до штатного розкладу КП Клевань „Комунсервіс”.  Економіст призначається на посаду або звільняється з посади наказом директора за письмовою згодою начальника відділу і діє згідно до цієї Інструкції.

         1.2. Керівництво роботою економіста здійснює безпосередньо головний бухгалтер. У випадку необхідності  економіст виконує окремі доручення старших посадових осіб з відома та за погодженням головного бухгалтера або його заступників.

         1.3 У своїй діяльності  економіст керується Конституцією України, нормативно-правовими і законодавчими актами України, Статутом КП Клевань „Комунсервіс”,  іншими нормативними актами та цією посадовою інструкцією.

                                           2. Завдання та обов”язки

         2.1. Метою діяльності економіста  є своєчасне та якісне виконання обов’язків, виходячи із функцій, покладених на відділ.

         2.2. Економіст

1.      Забезпечує правильну постановку і достовірність бухгалтерського обліку, контролює дотримання інструктивних вказівок з цих питань.

2.      Забезпечує нарахування оплати за послуги.

3.      Забезпечує збереження інформації, що становить службову таємницю або носить конфіденційний характер;

4.      Забезпечує контроль за додержанням персоналом правил і норм охорони праці та протипожежного захисту.

                                                       3.  Права

         3.1. Приймати рішення і діяти у відповідності з покладеними функціональними обов’язками.

         3.2. Діяти від імені відділу (у межах, що обумовлені функціональними обов’язками).

         3.3. Вносити на розгляд своєму керівництву пропозиції та зауваження.

                                                  4. Відповідальність

         4.1. Економіст несе відповідальність за:

      якісне і своєчаснісне виконання ним покладених цією посадовою інструкцією обов”язків;

      достовірність подання звітності, що входить до його посадових обов”язків;

      порушення чинного законодавства та нормативних документів;

      дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, збереження підприємницької таємниці;

      дотримання інструктивних матеріалів з охорони праці, протипожежної та техніки безпеки

                                            5.Кваліфікаційні вимоги

         5.1. повна вища освіта за спеціальністю “Економіка підприємства” . Стаж роботи не менше 2-х років

                                Розділ 6

     Організація комунікаційного процесу на підприємстві

Здійснення комунікацій  - це процес, необхідний для будь-якої управлінської дії. Комунікація — це обмін інформацією, її змістом між двома або декількома людьми. Комунікації є процесами зв'язку працівників, підрозділів,
організацій тощо. Згідно дослідів, керівництво від 50 до 90% всього часу витрачає на комунікації. Це здається невірогідним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим щоб реалізувати свої ролі в між особових відносинах, інформаційному обміні і процесах прийняття рішень, не кажучи про управлінські функції планування, організації, мотивації й контролю. Саме тому, що обмін інформацією лежить в основі всіх видів управлінських дій, комунікації є об’єднуючим елементом. Для успіху працівників і організації необхідні ефективні комунікації.

         Неефективні комунікації є однією з основних сфер виникнення проблем. Необхідно навчитися знижувати частоту випадків неефективних комунікацій. Ефективні менеджери володіють вмінням усного та письмового спілкування і розуміють, як середовище впливає на обмін інформацією.             

Мескон, Адьберт та Хедоурі підкреслюють, що комунікації вини­кають:

1. між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією зі споживачами йде через рекламу, з державою — через
звіти, з політичною системою — шляхом створення лобі в парламенті.
Під дією зовнішньою оточення відбуваються наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відеострічки, звіти
та ін.;

2.      між рівнями, підрозділами та працівниками організації Комунікації можуть здійснюватись:

— від вищих рівнів управління до нижчих, тобто «зверху донизу».
Наприклад, начальник сповіщає підлеглим про додаткові завдання,
зміну технології роботи, нові пріоритети та ін.;

—  від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходиш» інформація про недоліки, покращення, страйкову ситуацію та ін., тобто спрацьовує принцип «знизу доверху»;

3.  між різними підрозділами (відділами, цехами тощо);

4.        між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом) ;

5.      через неформальні комунікації (здебільшого шляхом розповсюд­ження чуток).

Комунікаційний процес – це процес обміну інформацією між двома і декількома людьми, працівниками з метою розв’язання певної проблеми. Основна ціль комунікаційного процесу полягає в забезпеченні розуміння інформації, яка являється предметом обміну, тобто повідомленням.  Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування між людьми. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією і умови його ефективності, необхідно мати уявлення про стадії процесу, в якому приймають участь двоє або більше людей. В процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи:

-   відправник – той, хто генерує ідеї, збирає інформацію, передає її;

-   повідомлення – інформаційна ідея;

-   канал – засіб передачі інформації;

-   отримувач (споживач) – особа, для якої призначена інформація.

При обміні інформацією відправник та отримувач проходять декілька взаємопов’язаних етапів. Їх задача – скласти повідомлення і використати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли його ідею. Це важко, оскільки кожен етап є одночасно пунктом, в якому зміст може бути змінений або й зовсім втраченим.

Інформація - це сукупність повідомлень, які відображають конкретний стан явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Носіями інформації є документи, електронні носії, перфокарти, касети, диски, плакати, схеми і т. ін. Інформація може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемою.

              Документація— це письмове подання інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є. Швидкий пошук та використання документів можливий лише при чіткій їх класифікації. Документи можна класифікувати за різноманітними ознаками: