Розробка системи менеджменту у ТОВ "Твій стиль"

5.2 Розробка посадових  інструкцій службовців

      Посадова інструкція – документ, що визначає організаційно-правове   становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці. Посадова інструкція - це обов'язковий кадровий документ.

      Посадові інструкції складаються з розділів: "Загальні положення", "Завдання та обов'язки", "Права", "Відповідальність", "Повинен знати", "Кваліфікаційні вимоги" та "Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою". У робочих інструкціях розділи "Загальні положення", "Взаємовідносини (зв'язки) за професією" можуть бути відсутні.

    1. У розділі "Загальні положення" наводяться дані про сутність, особливості і мету робіт, порядок укладення та припинення трудового договору, класифікаційні критерії, визначальні ознаки спеціальності й спеціалізації, додаткові відомості про посаду, професію або роботи працівника тощо.

    2. Розділ "Завдання та обов'язки" розкриває зміст робіт, які має виконувати працівник. У робочій інструкції цей розділ повинен містити характеристики робочого місця.

     3. У розділі "Права" визначаються і наводяться делеговані працівникові правові засоби, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на нього завдань та обов'язків.

     4. Розділ "Відповідальність" містить показники особистої відповідальності за виконання робіт, а також переліки результатів, яких необхідно досягти працівникові в процесі професійної діяльності за вказаною посадою, професією або роботою.

     5. У розділі "Повинен знати" подаються додаткові порівняно з кваліфікаційною характеристикою вимоги до знань, умінь, майстерності працівника, викликані реальними умовами виробництва, особливостями устаткування, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт.

     6. Розділ "Кваліфікаційні вимоги" містить норми, які стосуються рівнів освіти, кваліфікації, досвіду, спеціалізації, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою або на робочому місці.

     7. Розділ "Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою" розкриває взаємовідносини та зв'язки з іншими працівниками в підрозділі і за його межами, умови заміщення в разі відсутності тощо.

      У зв'язку із тим, що окремі кваліфікаційні характеристики працівників містять тільки основні або типові завдання та обов'язки, роботодавець може доповнювати посадові (робочі) інструкції роботами, які входять до складу статутів, регламентів, технологічних карт, інструкцій та інших нормативних документів, установлених адміністрацією за погодженням з профспілковим або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом

       Приклад посадової інструкції закрійника наведений у додатку Е.

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 6. ОРГАНІЗАЦІЯ КОМУНІКАЦІЙНОГО ПРОЦЕСУ В ТОВ “ТВІЙ СТИЛЬ”

      Комунікації  — це складні процеси, що  охоплюють кілька взаємозалежних  етапів, кожен з яких є важливим  для розуміння адресатом суті надісланого йому повідомлення [11,c.211].

     Комунікаційний  процес здійснюється в кілька  етапів:

1. Зародження ідеї
2. Кодування інформації і вибір каналу передавання
3. Передавання ідеї
4. Декодування (розшифровування символів відправника мовою одержувача)
5. Здійснення зворотного зв’язку (відправник і одержувач міняються комунікаційними ролями) [11,c.215].

     Рівні комунікацій:

• Між організацією і зовнішнім середовищем.
• Міжрівневі комунікації в організації.
• Між різними підрозділами.
• Між окремими працівниками.
• Між менеджером і його робочою групою [11,c.218].

Види графіків:

     Органіграма  – графічна модель, що зв'язує етапи (складові частини) роботи, їхні вхідні та вихідні параметри, відображає розподіл операцій за виконавцями, дозволяє поєднати організаційну схему взаємодії з технологічною схемою обробки інформації. Використовується також як інструмент формування структури апарату управління, оскільки в зображуваних з їхньою допомогою схемах процесів управління одночасно фіксуються обов'язки управлінських працівників.

     Хронограма  – діаграма, що ілюструє перебіг подій у часі.

     Діаграма – графічне зображення, що наочно у вигляді певних геометричних фігур показує співвідношення між різними величинами, які порівнюються.

Топограма – графік, що відображає явища у просторі, це: маршрутні схеми руху предметів праці на робочих місцях; планування виробничих дільниць, робочих місць; схеми змащування обладнання; маршрут руху багатоверстатника.

     Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома або більше людьми [11,c.220].

     Зобразимо схематичну  модель комунікаційного процесу  у ТОВ “Твій стиль”.

 Формує                            Повідо-

                          та обирає                            мляє

                            ідею                               

 

 

 

   Зворотній зв’язок                                                              Передає

 

Рис.6.1 Схематична модель комунікаційного процесу у ТОВ “Твій стиль”.

До комунікаційних перешкод належать:

1. Конкуренція між повідомленнями. У ситуаціях, коли на отримувача одночасно діє кілька джерел інформації, адресат надає перевагу тому повідомленню, яке в даний момент є для нього найбільш важливим. Тому відправник інформації повинен пам’ятати про необхідність забезпечення уваги адресата та використовувати найефективніші канали і засоби комунікацій. 
2. Сприйняття повідомлення адресатом. Сприйняття в теорії комунікації розглядається як погляд індивідума на реальність. Управлінська практика свідчить, що проблеми комунікації найчастіше пов’язані із сприйняттям. Немає двох однакових людей, які б сприймали речі ідентично. Те, що надсилається відправником, і те, як інформація інтерпретується адресатом, не збігається за окремими позиціями і не повинно збігатися. Відправник повинен досягти розуміння адресатом суті повідомлення; з точки зору відправника розуміння повідомлення адресатом повинно бути достатнім.
3. Мова, логіка, абстракція. Мова є основою для більшості комунікацій. Практика управління підтверджує, що менеджер повинен пристосовувати свої повідомлення до рівня аудиторії, вміло добирати словник, конструкцію своїх повідомлень і пропозицій.
4. Статус особи, яка надсилає повідомлення. Статус - це сукупність ознак, які рангують і співвідносять членів організації. Управлінська практика підтверджує, що статус особи - відправника інформації впливає на сприйняття повідомлення адресатом. Багаторічний досвід діяльності менеджерів різних рівнів свідчить, що особа, яка має вищий статус порівняно з адресатом, оцінюється останнім як така, що заслуговує довіри. З іншого боку, повідомлення осіб з нижчим статусом вважається менш достовірним.
5. Опір змінам. Практикою доведено, що люди, як правило, чинять опір змінам. Персонал організації може різними шляхами протидіяти змінам, боячись реорганізації, звільнення (ухилення та відмова від виконання вказівок, свідоме перекручення повідомлення тощо). Менеджери повинні знати, що опір змінам неминучий, і завданням кожного керівника є його подолання шляхом пояснення працівникам організації доцільності запланованих змін. Розриви комунікацій посилюються при просуванні інформації (повідомлення) зверху вниз по ієрархії: проблеми комунікацій існують між керівництвом фірми та керівниками середньої ланки, але ще більш серйозні проблеми виникають між керівництвом середньої ланки та робітниками. Тому одна з найбільш поширених рекомендацій менеджерам передбачає завчасність підготовки змін в організації.
6. Мовний бар’єр Найбільш серйозним бар´єром на шляху ефективних комунікацій є використання мови не зрозумілої одержувачу.

В суспільстві з такою великою  кількістю спеціальностей, як у нас, існують сотні різних спеціалізованих  мов: те, що зрозуміло будь-якому  лікарю, може бути зовсім незрозумілим водію і навпаки. Запас слів, які  вживають люди, невеликий, часто слова, якими користуються всі, означають  різні поняття.

Визначення міри мовних труднощів. Нині існують способи виміру рівня труднощів розуміння письмової інформації і визначення того, на яку аудиторію вона розрахована [11,c.232].

    Перешкоди при  здійснені комунікаційного процесу  у ТОВ “Твій стиль”:

• Конкуренція між повідомленнями. Виникає коли до керівників цехів ательє одночасно надходить інформація від швачок, закрійників чи модельєрів.
• Опір змінам. Виникає у випадку нововведень у дизайні верхнього та спіднього одягу, зміни стратегічних цілей ТОВ “Твій стиль”. 
• Cемантична проблема, викликана використанням одними робітниками таких символів і словесних знаків, які не зрозумілі іншим.
• Відсутність точності у передачі інформації.

     Шляхи усунення  перешкод під час комунікаційного  процесу у ТОВ “Твій стиль”:

• Регулювання інформаційних потоків від різних працівників.
• Поступове донесення інформації до працівників ательє про майбутні нововведення.
• Обговорення ідеї у ТОВ “Твій стиль” ще до початку її передавання.
• Застосування доступної та зрозумілої всім працівникам мови.

 

 

РОЗДІЛ 7. ОРГАНІЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ПРАЦІ

7.1 Організація  робочого місця менеджера

     Робоче місце менеджера — це просторова зона, яка устаткована необхідними матеріальними засобами і технікою і певним чином організована, у якій здійснюється трудова діяльність менеджера (тобто, це місце, де виконується робота менеджера)[12,c.68].

     Робоче місце менеджера має відповідати певним вимогам:

• площа робочого місця повинна відповідати санітарним нормам;
• меблі в кабінеті або іншому службовому приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємозв'язків менеджера з підлеглими та послідовності робіт, що виконуються;
• меблі, обладнання робочого місця, кількість і номенклатура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям виконуваної роботи (наприклад, прийом відвідувачів, проведення нарад, аналіз і обговорення графічних матеріалів, індивідуальна творча робота)[12,c.72].

     Механізація  - один з провідних методів підвищення продуктивності праці, який полягає в повній або частковій заміні машинами та механізмами ручної праці робітників.

    Автоматизація  - застосування автоматичних (самодіючих) технічних пристроїв з метою виконання функцій керування технологічними процесами (ТП) виготовлення продукції без безпосередньої участі людини. При автоматизації процеси отримання, перетворення та використання енергії,матеріалів або інформації виконуються автоматично (тобто, без участі людини).

     Наукова організація  управлінської праці – це комплекс  заходів, які вміщують:

• організаційне закріплення процесів і кооперації управлінської праці;
• забезпечення необхідної кваліфікації працівників;
• розподіл і розстановку кадрів за ланками системи управління;
• регламентування діяльності та стосунків;
• вибір систем і методів роботи;
• раціональну організацію робочих місць і створення оптимальних умов праці та відпочинку;
• нормування управлінської праці;
• матеріальне і моральне стимулювання управлінської праці.

7.2 Забезпечення умов техніки безпеки та охорони праці на робочому місці

     Робочим місцем  менеджера у ТОВ “Твій стиль” є окремий кабінет чи частина загального приміщення, де здійснюється його трудова діяльність і знаходяться засоби праці відповідно до змісту робіт, що виконуються.

    Якщо менеджер на своєму робочому місці приймає відвідувачів і своїх працівників з службових і особистих питань, одержує і передає конфіденційну інформацію, проводить наради і бесіди, то він повинен, як правило, займати окреме приміщення (кабінет чи офіс). Під кабінет рекомендуються кімнати прямокутної форми зі співвідношенням сторін від 1:1 до 1:1,5 (не більш 1:2), із природним освітленням. Мінімальна висота кімнати -- 3,25 м, а мінімальна ширина -- 2,5 м.

    Площа кабінету ательє “Твій стиль” визначається функціями менеджера, його положенням і може коливатися в межах від 12 до 40 м.

    Якщо робочу сферу менеджера потрібно ще збільшити, це досягається за рахунок повороту його на обертовому стільці вправо чи вліво. Відповідно до такої можливості конструюються напівкруглі пульти ЕОМ, диспетчерські пульти.