Розробка системи менеджменту на підприємстві

    а) зародження ідеї;

    б) кодування і вибір каналу;

    в) передавання;

    г) декодування.

      Соціологічні  опитування показують, що неефективні  комунікації одна з головних причин виникнення виробничих проблем. Ці дослідження  підтверджують, що багато менеджерів рахують неефективні комунікації головною перепоною на шляху ефективної роботи організації. Ефективно працюючі керівники – це ті, які ефективні в комунікаціях, вони володіють вмінням ефективно використовувати комунікативний процес, а також умінням усного й письмового спілкування.

      Комунікації у середині організації відбуваються за такими напрямками, як комунікації  від вищих рівнів до нижчих (зверху вниз), і навпаки, комунікації від  нижчих рівнів до вищих (знизу вверх). Як правило за останнім напрямком надходить інформація про недоліки в роботі, є результати контролю менеджером. Дослідження говорять, що приблизно 65% комунікативної діяльності менеджера реалізовується через його стосунки з підлеглими.

      Комунікації використовують як для передачі усної інформації. такі письмовою. На підприємстві комунікації використовуються для передачі різного роду документації. Документація – це письмове подання інформації про факти, події, явища об’єктивної реальності та розумової діяльності людини, носієм якої вона є. Документація за призначенням буває технічною, планово-обліковою, оперативно-виробничою, такою, що призначена для оперативного планування та регулювання виробництва, адміністративною, а також документація по особовому складу. За формою документація буває текстова, графічна, аудіо-відео інформація, машинно-цифрова. Документація широко застосовується на підприємстві в процесах планування, контролю, організації, взаємодії і може бути представлена у вигляді різного роду документів, звітів, графіків, діаграм, наказів, не кажучи про власне обмін усною інформацією.

      Процес  комунікативного обміну інформацією  відіграє дуже важливу роль в управлінській  діяльності і в узагалі в системі  менеджменту. Процес комунікації забезпечує оперативне реагування на явища, що відбуваються як усередині організації, так і назовні. Високих показників комунікативних процесів можливо досягнути використовуючи комп’ютерні комунікативні системи, особливо для організацій, які мають декілька філіалів. Комп’ютерні інформаційні системи дозволять оперативно обмінюватися інформацією між філіалами та головним об’єднанням. Це дозволить значно підвищити ефективність системи управління підприємством. [5]

      Таким чином, доцільним буде впровадити в  ВАТ “Сведбанк” сучасні комунікаційні системи, такі як комп’ютерні системи, сучасні системи зв’язку, в тому числі мобільні системи, які дозволять оперативно обмінюватись інформацією, а отже дозволять значно підвищити ефективність системи менеджменту підприємства, що у свою чергу дасть змогу максимально досягнути поставлених задач та цілей, забезпечити економічне зростання та процвітання підприємства.

      З моделі процесу комунікацій (додаток 5 рис.6.1.) видно, що комунікаційний процес складається з: формування або вибору ідеї (зародження ідеї); кодуваннях вибору каналу (перетворення ідеї на повідомлення за допомогою слів, жестів, інтонації, вибір способу передачі за допомогою телефонного чи електронного зв'язку, відео стрічок тощо); передачі ідеї; декодування (переклад символів відправника в думки отримувача); здійснення зворотною зв'язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями). Для прикладу розглянемо, як проходить комунікаційний процес на підприємстві ВАТ «Сведбанк» (додаток 5 рис.6.2.). Директор підприємства формує ідею, а саме хоче, щоб йому надали Звіт про фінансові результати підприємства. Через телефонний зв’язок директор просить надіслати йому звіт. Головний бухгалтер за допомогою факсу передає директору Звіт про фінансові результати. Після чого відбувається зворотній зв’язок, де директор і головний бухгалтер міняються комунікаційними ролями.

      Основою організаційних комунікацій є управлінська документація. Організація роботи з документами - це створення умов, що забезпечують рух документів, їхнє зберігання та використання.

      Документообіг - це рух документів в установі з  моменту їхнього створення або  отримання до завершення виконання  або відправлення.

      Обсяг документообігу - це кількість документів, яка проходить через установу протягом року. Документообіг в установах  здійснюється у вигляді загальних потоків документів, що рухаються між пунктами обробки інформації (керівник, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки документів (канцелярія, копіювально-розмножувальна служба та ін.).

      Діловий документ - це документ, створений організацією, або посадовою особою та оформлений у відповідному порядку. Визначають три основні потоки документів:

      • вхідні (документи, що надсилаються до установи);

      • вихідні (документи, що створюються  в установі і надсилаються в інші організації);

      • внутрішні (документи, що створюються  в установі і не виходять за її межі).

      Організація документообігу – це правило, у відповідності  з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка. Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, но і швидкість цього руху. В діловодстві документообіг розглядається як функція комунікації, реалізація якої повинна відноситися із загальними цілями виробництва – інформаційним забезпеченням діяльності апарата управління, його документування, збереження і використання раніше створеної інформації.

      З нечіткою організацією рух документів в теперішній час зв’язує багато недостатків організації документаційного забезпечення діяльності апарата управління. Наприклад процес документаційного забезпечення прийнятого управлінського рішення включає три складових: інформаційну підтримку рішення; документування рішення; контроль за його виконанням. Кожна операція супроводжується переміщенням документа в управлінському аспекті із одного структурного підрозділа в другий, передачею від технічного виконання до спеціалістів а потім – до керівника.

      Документація  на ВАТ «Сведбанк» зберігається, як в електронному так і письмовому виді. При збереженні завжди робиться резервна копія. Доступ до документації ВАТ «Сведбанк»  є відкритим для працівників підприємства. Здебільшого вона зберігається в директора та головного бухгалтера .

      У додатку 6 наведено зразок наказу керівника  підприємства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7. Організація управлінської  праці.

      Центральною фігурою в системі менеджменту  будь-якої організації є     менеджер – керівник, який керує організацією, якимсь конкретним видом діяльності, функцією, підрозділом, службою, групою людей тощо. Від його нормальної трудової діяльності залежить нормальна робота всього підприємства, підрозділу, бригади, тощо. Для забезпечення нормальної трудової діяльності керівника необхідна наявність відповідно зручного та обладнаного робочого місця.

1. Організація робочого місця менеджера.

     Найбільш  багатогранною за змістом і творчою  за характером є праця керівника, до якого в зв'язку з цим ставляться особливі вимоги.

     В основу системи роботи з кадрами  управління покладені загально гуманістичні принципи кадрової політики, до числа  яких належать:

• добір і розміщення кадрів відповідно до їх моральних та ділових якостей;
• систематичний добір кадрів з числа енергійних працівників з метою забезпечення переміщення кадрів;
• забезпечення умов для зростання та просування кадрів з дотриманням об'єктивних, науково обґрунтованих критеріїв їхньої оцінки;
• забезпечення кадрам управління можливості постійно підвищувати свої знання і досвід;
• поєднання довір'я до кадрів з перевіркою виконання рішень;
• чітке визначення і закріплення прав, обов'язків і відповідальності кадрів.

     Основними елементами системи роботи з кадрами  управління є:

1) добір  і розстановка кадрів;

2) організація  планомірної виховної роботи  з кадрами; 

3) підготовка  і підвищення кваліфікації кадрів управління.

     Усі ці елементи системи тісно пов'язані  між собою.

     Управлінська  праця є специфічним видом  діяльності, який виділився в результаті поділу, спеціалізації та кооперації виробничої праці. Отже, вона є працею виробничою. Предметом управлінської праці є людина та її діяльність.

     Безпосередньою  метою управлінської праці є  координація спільних зусиль колективу  і забезпечення погоджених дій його членів, спрямованих на досягнення конкретних запланованих результатів. Знаряддям управлінської праці є засоби оргтехніки. Специфіка предмета управлінської праці, її безпосередня мета, засоби цієї праці зумовлюють її специфічний характер і зміст.

     Розвиток  управлінської праці супроводжується  процесами її поділу і кооперації. Розрізняють горизонтальний, вертикальний, функціональний та професійно-кваліфікаційні напрями управлінської праці.[4]

     Наукова організація управлінської праці  являє собою комплекс заходів, які  включають:

1) організаційне  закріплення процесів поділу  і кооперації управлінської праці, забезпечення необхідної кваліфікації працівників;

2) розподіл  і розстановку кадрів по ланках  системи управління;

3) регламентування  діяльності та стосунків; 

4) вибір  систем і методів роботи;

5) раціональну  організацію робочих місць і створення оптимальних умов праці та відпочинку;

6) нормування  управлінської праці; 

7) матеріальне  й моральне стимулювання управлінської  праці.

Вимоги  до організації робочого місця менеджера:

1. інформаційні;
2. економічні;
3. ергономічні;
4. гігієнічні;
5. естетичні;
6. техніко – організаційні.

     Інформаційні  вимоги охоплюють комплекс заходів з інформаційного забезпечення робочого місця.

     Економічні  вимоги передбачають таку організацію робочого місця в органів управління при якій витрати на утримання робочого місця мінімальні.

     Ергономічні вимоги передбачають функціональні можливості людини з метою створення для неї оптимальних умов.

     Гігієнічні  вимоги – це вимоги до освітлення робочого місця, повітрообміну, температурного режиму, вологості повітря, шуму та інших факторів середовища в якому знаходиться менеджер.

     Естетичні вимоги – продуктивність праці значною мірою залежить від елементів зовнішнього середовища в якому знаходиться працівник.

     Технічні  вимоги – це площа на якій встановлюється необхідні меблі, устаткування і яку займає сам працівник.

     Наукова організація управлінської праці  здійснюється з урахуванням принципів спеціалізації, пропорційності, безперервності, ритмічності, паралельності, прямо точності.

     При науковій організації управлінської  праці кожній категорії кадрів управління необхідно враховувати специфіку їхньої праці, з тим щоб звернути увагу на особливі проблеми, зумовлені місцем і роллю працівника в системі управління.

     У процесі організації управлінської  праці, відбору оптимальних варіантів, раціональних форм впливу на виробництво важливу роль відіграє її аналіз, визначення об'єктів аналізу, в тому числі структур затрат робочого часу, нормування праці, потоки і обсяги інформації тощо.