Характеристика системы экскурсионной деятельности

·                   объем обслуживания экскурсантов – количество участников экскурсии; туристский экскурсионный управленческий финансовый план

·                   объем обслуживания туристов;

·                   доходы, полученные от обслуживания туристов и экскурсантов;

·                   объем реализованных туристско – экскурсионных услуг;

·                   прибыль накопления от туристско – экскурсионной деятельности.

Все пять показателей  являются основными при оценке результатов  деятельности бюро за отчетный период.

Кроме того, вышестоящий  совет по туризму и экскурсиям утверждает для экскурсионных учреждений такие показатели, как:

·                   количество арендованных баз и мест для размещения туристов, прибывающих в город по линии данного бюро путешествий и экскурсий;

·                   численность работников списочного состава и фонд заработной платы списочного и несписочного состава работников бюро.

Установлен четкий порядок разработки и утверждения  хозяйственно – финансового плана  экскурсионного учреждения.

Разрабатывается такой план руководителями бюро с  активным участием всего коллектива. Составлению плана предшествует глубокий экономический анализ финансово  – хозяйственной деятельности бюро и достигнутых им результатов, изучение количественных и качественных показателей, сравнение фактических показателей, достигнутых коллективом бюро за отчетный период с показателями предыдущего  периода.

При составлении  хозяйственно – финансового плана  бюро использует определенные нормативы, которые действуют в системе  Центрального совета по туризму и  экскурсиям, такие, как стоимость  питания одного туриста в день, себестоимость обслуживания одного человеко – дня.

Важнейшие разделы  работы: планирование туристских транспортных маршрутов (в том числе и путешествий  по местным маршрутам выходного  дня), планирование объема обслуживания туристов на приеме в арендованных помещениях, планирование экскурсионного обслуживания, составление плана  по труду и заработной плате, составление  сметы административно – управленческих расходов. У работников бюро имеются  определенные сложности в планировании транспортных маршрутов. Каждый такой  маршрут – это не только путешествие  туристов по территории своей области, республике или за ее пределами по четко определенному бюро маршруту следования с использованием транспорта. Хорошо разработанный транспортный маршрут – это удобное для  туриста путешествие, без излишних пересадок, ожидания своей очереди  в столовой (кафе, ресторане), это  размещение в комфортабельной гостинице  или имеющей необходимые условия  арендованной базе, в частном секторе, это экскурсионная программа  и культурно – массовые мероприятия, удовлетворяющие запросы туристов, их интересы.

Все это требует  от бюро, которое производит прием  туристов, большой подготовительной работы, которая начинается в период заключения ежегодных договоров  между экскурсионными учреждениями. В это время разрабатываются  новые транспортные маршруты, изыскиваются неиспользованные резервы, проверяются  те виды услуг, которые будут предложены участникам туристских транспортных путешествий. Все они должны быть определены и  уточнены при заключении договора. Бюро, направляющее туристов, должно проверить  доброкачественность предлагаемых услуг до включения туристского  транспортного маршрута в хозяйственно – финансовый план. Основой финансово  – хозяйственного плана являются конкретные заранее подготовленные маршруты, на которых предоставление обусловленных услуг может быть гарантировано.

При составлении  плана бюро должно иметь ответы на многие вопросы: какой вид транспорта будет использован для проезда туристов – железнодорожный, морской, речной, автомобильный, авиационный; каков количественный состав туристских групп (в зависимости от вместимости транспортного средства); какие конкретные предприятия питания и места размещения туристов будут использованы; какое содержание экскурсионной программы будет предложено участникам путешествия.

Наряду с экономическим  анализам деятельности бюро следует  организовать глубокое изучение спроса населения на предполагаемое транспортное путешествие, определить его популярность, отношение заказчиков к данному  маршруту или городу, куда будут  отправлены туристские группы, тому комплексу  туристско – экскурсионных услуг. Который будет предложен. Особое внимание при подготовке плана обращается на арендованные туристские базы, гостиницы. Пансионаты, их подготовленность к приему участников транспортного путешествия.

Нужно серьезное  отношение к организации путешествия. Правильно проведенная подготовительная работа обеспечивает необходимое качество предоставляемой услуги, помогает избегать жалоб заказчиков и самих участников путешествия. Отсутствие должной информации о содержании отдыха, об условиях, в  которых будут проживать туристы, в ряде случаев объясняется тем, что работники направляющего  бюро плохо знают маршрут и  не имеют представления о причинах для возможного возникновения обоснованных жалоб.

При проверке жалоб, поступающих в советы по туризму  и экскурсиям и подведомственные им экскурсионные учреждения обнаруживается, что поводом для их написания  послужили прежде всего недостатки в разработке маршрутов: определении пути следования группы, выборе пунктов для размещения, определении продолжительности пребывания в этих пунктах, структуре и содержании экскурсионной программы, подготовке достоверной информации об условиях обслуживания. Все это может быть взвешено и решено в ходе разработки хозяйственно – финансового плана.

При отсутствии у работников бюро твердой уверенности  в том, что предлагаемые транспортные путешествия будут проведены  качественно, такие путешествия  не следует включать в хозяйственно – финансовый план. 

1.8 Экскурсионно–финансовый план 

Составной частью хозяйственно – финансового плана  является экскурсионно – финансовый план. За единицу измерения объема обслуживания местного населения и туристов в системе Центрального совета по туризму и экскурсиям принят участник экскурсии. Не следует путать участника экскурсии с экскурсантом. Экскурсант независимо от того является ли он жителем данного города или приехал в качестве туриста может в течении одного дня принять участие в двух или более экскурсиях. Поэтому такая единица измерения как участник экскурсии обеспечивает более четкий учет работы каждого конкретного бюро, совета по туризму и экскурсиям и системы в целом.

Для определения  предполагаемых темпов роста экскурсионного обслуживания населения делается анализ по каждому из видов экскурсий (городские, загородные, производственные, музейные) за год, предшествующий планируемому. Затем необходимо дать точную оценку ожидаемому выполнению плана по участникам экскурсии в текущем году. Обычно такая оценка дается по итогам выполнения плана за первое полугодие. К постоянному росту объемов в каждом бюро побуждает ряд причин, прежде всего постоянно растущие потребности населения в туристско – экскурсионных услугах, а также рост производительности труда работников, крепнущие связи с другими экскурсионными учреждениями, растущая клиентура.

Работники, которым  поручено составление экскурсионно – финансового плана, изучают показатели выполнения плана по ассортименту (тематика экскурсий, география путешествий), выясняют, какие экскурсионные темы пользуются наибольшим спросом у населения и приезжающих в город туристов, подсчитывают фактическую стоимость обслуживания одного участника экскурсии, сравнивают с ее плановой стоимостью. В случае невыполнения этого показателя выясняют причины, которые вызвали это.

При планировании услуг на предстоящий год необходимо учитывать складывающееся в данном бюро соотношение между спросом  населения и предложением того или  иного вида экскурсионной продукции  со стороны бюро. Существуют три  варианта такого соотношения: спрос  меньше предложения, спрос равен  предложению, спрос больше предложения. Многое в формировании спроса населения  зависит от того, насколько высокую  оценку получает оказываемая услуга, например, городская экскурсия у  самого потребителя, т. е. Каково качество экскурсионного обслуживания. Это наиболее действенная реклама, которая, неоднократно повторяясь, прежде всего в отзывах  участников экскурсий, вызывает растущий спрос на данный вид услуг.

Подготавливая проект экскурсионно – финансового плана, работники бюро должны изучить состав экскурсантов по категориям, выделив прежде всего две основных: местное население и туристы. Необходимо изучить содержание ранее составленных договоров на экскурсионное обслуживание с туристскими базами, гостиницами, с предприятиями, учреждениями, организациями, предоставляющими туристам и экскурсантам такие услуги, как проживание, питание, культурное обслуживание.

Следует на основе анализа данных о фактическом  обслуживании групп экскурсантов за прошедший период определить показатели экскурсионно – финансового плана на следующий год, имея в виду, что он должен предусматривать дальнейшее увеличение объема предоставляемых услуг, повышение качества обслуживания туристов и экскурсантов, наиболее эффективное использование автомобильного и других видов транспорта, используемого для проведения экскурсий, пропускной способности музеев, выставок, экскурсионных объектов истории и культуры.

При составлении  экскурсионно – финансового плана следует иметь в виду, что он должен состоять из двух разделов:

·                   обслуживание экскурсиями туристов по путевкам местных маршрутов, а также при приеме туристов по договорам, т. е. плановый контингент экскурсантов;

·                   обслуживание другого контингента экскурсантов: местное население – городское и сельское.

Следует иметь  в виду, что себестоимость обслуживания экскурсантов и заполняемость автобуса взаимосвязанные показатели. Чем ниже коэффициент заполняемости автобуса, тем выше себестоимость обслуживания экскурсанта, она растет за счет стоимости транспорта и заработной платы экскурсовода и организатора экскурсий (при реализации групповой путевки) в расчете на одного экскурсанта.

При определении  рентабельности по каждому виду экскурсии  необходимо исходить из того, что рентабельность представляет собой отношение прибыли  к полной себестоимости экскурсии.

Полную себестоимость  экскурсии по следующим калькуляционным  статьям: основная и дополнительная заработная плата экскурсоводов  и организаторов экскурсий, отчисление на социальное страхование, административно  – управленческие расходы бюро, отчисления на содержание советов по туризму и экскурсиям, стоимость  экскурсионного транспорта, стоимость  дополнительных услуг и обслуживания, плата музеям. В экскурсионно – финансовом плане может найти отражение дифференцированный подход к установлению цен на экскурсии. Такой подход находит свое выражение в том, что в те месяцы, когда наблюдается повышенный спрос на экскурсии, цены на них могут быть увеличены на 10 – 20 процентов, с обязательным снижением цен на экскурсии в период меньшего спроса на 10 - 20 процентов. Делается это, чтобы в среднем сохранялась расчетная цена экскурсий. Такой порядок позволит сохранить запланированные доходы от экскурсионного обслуживания. Цены на экскурсии могут быть также дифференцированы по дням недели: в субботние и воскресные дни цены повышаются, в будние дни – снижаются. Если в цену экскурсии включается входная плата в музей, выставку и проезд экскурсантов на городском транспорте, то прибыль на их стоимость не начисляется.

В экскурсионно – финансовом плане называется продолжительность городских обзорных и тематических экскурсий.

Планирование  экскурсионного обслуживания производится по видам экскурсий: городские, загородные, производственные, музейные. По каждому виду в плане указывается итог. Общая продолжительность экскурсии на конкретную тему в астрономических часах определяется в соответствии с утвержденной методической разработкой. При этом выделяется продолжительность непосредственного ведения экскурсии экскурсоводом в академических часах.

Расходы на оплату экскурсионного транспорта планируется  исходя из продолжительности экскурсий  и утвержденных тарифов на пользование  автотранспортом в данном регионе.

В отдельных  случаях стоимость перевозки  экскурсионной группы автомобильным  транспортом взимается с заказчика  за время, потраченное на экскурсию, а также за время, затраченное  на пробег автобуса к месту начала экскурсии и обратно, в тех  случаях когда экскурсионная группа доставляется к первоначальному месту посадки. Такой порядок в целях экономии горючего не следует превращать в обязательное правило обслуживания экскурсантов. Если бюро проводят экскурсии, используя транспорт заказчика, то необходимо планировать определенное количество экскурсий, в продажную стоимость которых не включается плата за экскурсионный транспорт.

Количество экскурсантов в группе планируется от 15 до 45 участников в зависимости от вида экскурсий  и от условий ее проведения, например, требований техники безопасности при  посещении работающих цехов на производстве, на горных экскурсионных маршрутах, а на экскурсиях с использованием транспорта – исходя из вместимости  автобуса, привлекаемого для передвижения экскурсионной группы на маршруте.

При планировании музейных экскурсий количественный состав группы определяется пропускной способностью музея, в соответствии с условиями, согласованными с каждым конкретным музеем. Обычно в такую  группу включаются 20 – 25 человек. Количество участников производственной экскурсии 10 – 30 человек.

Большое значение при планировании экскурсионного обслуживания имеет определение продолжительности  экскурсии. Общая продолжительность  экскурсии определяется в астрономических  часах (60 минут), ее непосредственное ведение  на маршруте или в музее в академических  часах (45 минут). Необходимо при этом учитывать ограничения продолжительности  городских экскурсий, установленные  Центральным советом по туризму  и экскурсиям: продолжительность  одной автобусной экскурсии по городу для групп туристов и экскурсантов, не должна превышать четырех академических  часов, а пешеходная экскурсия –  трех академических часов.