Характеристика системы экскурсионной деятельности

Структура экскурсионно-методического  отдела состоит из самого отдела в  составе старшего методиста (менеджера), методистов, методических секций экскурсоводов  и общественного совещательного органа – методического совета и  методического кабинета.

Каждое подразделение  имеет определенные функции и  задачи. Успех заключается в слаженности  работы всех звеньев, их взаимодействии между собой.

Работа строится с учетом нормативного и стратегического  планирования туристско-экскурсионной  организации на основе годового плана. Формы работы отдела различны: семинары, лекции, конференции, учебные и показательные  экскурсии, занятия методических секций экскурсоводов, заседания методического  совета, обмен опытом. Руководит  работой отдела старший методист (менеджер).

Методисты отдела разрабатывают методическую документацию, занимаются подготовкой и повышением квалификации экскурсоводов, обобщают и распространяют опыт лучших работников, осуществляют контроль за работой экскурсоводов, работают в составе методического совета, руководят работой методического совета.

В состав отдела могут входить и агенты, занимающиеся реализацией туристского продукта.

Важную роль в работе отдела играют экскурсоводы, реализующие туристско-экскурсионный  продукт, качество которого во многом зависит не только от качества методической документации (методической разработки, контрольного и индивидуального  текстов, "портфеля экскурсовода"), но от профессиональных и личных качеств  самого экскурсовода.

Работа экскурсовода состоит из нескольких частей. Первая – проведение экскурсии и путевой  экскурсионной информации. Вторая –  самостоятельная подготовка к экскурсиям и повышение квалификации. Третья – работа в методической секции экскурсоводов, участие в разработке новых экскурсионных тем, переработке  уже действующих; повышение квалификации в рамках экскурсионно-методического  отдела.

Права и обязанности  работников отдела определяются должностной  инструкцией.

Основным организационным  звеном в работе экскурсоводов является методическая секция, которая создается  по тематическому принципу (историческая, искусствоведческая, литературная). Если число экскурсоводов невелико, то создается одна секция (краеведческая).

Работа секции строится согласно годовому плану и  включает основные направления деятельности (разработку новых тем экскурсий, совершенствование содержания экскурсий, обновление и дополнение материалов "портфеля экскурсовода").

Содействует повышению  теоретического уровня экскурсий, совершенствованию  методической работы – методический совет, который является общественным совещательным органом. Он принимает  участие в подготовке и проведения конференций, семинаров, совещаний, вносит предложения с целью улучшения  качества подготовки прохождения туристско-экскурсионного продукта, рецензирует тексты экскурсий.

Справочно-консультативную  помощь в деятельности экскурсионно-методического  отдела оказывает методический кабинет, который является местом хранения методической документации, справочный и рекламных  материалов.

Работа методического  кабинета осуществляется по перспективным  и годовым планам, являющимся составной  частью плана экскурсионно-методической работы туристско-экскурсионной организации  и строится на основе широкого привлечения  актива.

Руководство осуществляет из методистов отдела. 

1.5 Формы контроля 

Контроль –  одна из основных функций менеджмента.

Непрерывность хозяйственной деятельности туристско-экскурсионной  организации требует, чтобы контроль, как и планирование, был не единичным  актом, а непрерывным процессом. Цикличность производства предполагает и цикличность контроля:

1.                 Установление стандартов деятельности туристско-экскурсионной организации.

2.                 Анализ результатов деятельности, достигнутых к определенному сроку.

3.                 Корректировка хозяйственных. Технологических и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.

На практике существует три разновидности контроля: предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный контроль предшествует активной деятельности туристской организации. Его задача – проверить готовность к началу работы производственного аппарата, персонала и управленческой системы. Управленческая система проверяется  на соответствие ее структуре организации  и качеству принятых решений. Предварительный  контроль за персоналом призван ответить, можно решить ли решить с его помощью предусмотренные планом задачи. Контроль осуществляется на основе разработанных требований, проверяется также понимание работниками целей своей деятельности, знание прав и обязанностей, ответственности. Условий материального и морального поощрения. Предварительный контроль проверяет состояние материальных и финансовых ресурсов.

Текущий контроль существует в двух формах – оперативный  и стратегический. Оперативный контроль ведется за производственно-хозяйственной  деятельностью, соблюдением технологий, качеством продукции.

Стратегический  – нацелен на показатели эффективности  работы – производительности труда, фондоотдачу, рентабельность.

Третий вид  контроля – итоговый. Он связан с  оценкой выполнения планов и требует  анализа с целью получения  необходимой информации для последующих  этапов планирования. 

1.6 Оценка эффективности  экскурсионного менеджмента 

Понятие "конкурентоспособность  фирмы" включает большой комплекс экономических характеристик, определяющих ее положение на туристском рынке. Этот комплекс может включать характеристики туристско-экскурсионного продукта, а  также факторы, определяющие экономические  условия его производства и продажи.

Конкурентоспособность продукта и конкурентоспособность  фирмы – туроператора находятся  в прямой зависимости. Возможность  фирмы конкурировать на туристском рынке зависит от конкурентоспособности  ее продукта и экономических методов деятельности.

Так как экскурсионная  фирма является и производителем, и исполнителем туристско-экскурсионных  услуг, на ее конкурентоспособность  большое воздействие оказывают:

1.                 Качество предоставления и изготовления экскурсионных услуг

2.                 Комплексные условия: возможность фирмы предоставлять потребителям скидки (социальный сегмент рынка)

3.                 Организация сбытовой сети (доступность широкому кругу потребителей, презентация нового продукта, активное участие в проведении общественных мероприятий, в выставках и ярмарках, эффективность рекламных кампаний, воздействие средствами паблик рилейшнз)

4.                 Благоприятный имидж фирмы (ее надежность, авторитет, информированность потенциальных покупателей об ассортименте продукции, воздействие товарного знака на привлечение внимания покупателей к ее продукции, выяснение мнения потребителей путем опроса)

5.                 Воздействие тенденций развития конъюнктуры на положение фирмы на рынке.

Конкурентные  позиции фирмы на рынке зависят  также от той поддержки и того содействия, которые фирма получает со стороны правительственных, государственных  и местных органов управления.

Повысить конкурентоспособность  фирмы и ее продукта можно:

·                   обеспечив технико – экономические и качественные показатели, создающие приоритетность продукции фирмы на рынке;

·                   изменив качество продукта с учетом запросов и требований потребителя и повысив внимание к качеству исполнения услуг;

·                   выявив и обеспечив преимущества продукта по сравнению с аналогичным продуктом фирм – конкурентов;

·                   изучив мероприятия конкурентов по совершенствованию аналогичных услуг и разработав меры, дающие преимущества;

·                   определив возможные модификации экскурсионных услуг путем повышения качественных характеристик;

·                   использовав ценовые факторы повышения конкурентоспособности экскурсий, в том числе применяемых фирмами – конкурентами (скидки с цены, гарантии);

·                   применив дифференциацию услуг, обеспечивающее устойчивое предпочтение покупателей. Значение ценовой конкуренции в этих условиях снижается, так как потребители руководствуются своими предпочтениями.

Таким образом, оценка конкурентоспособности туристско-экскурсионной  фирмы на рынке или сегменте рынка  основывается на тщательном анализе  технологических, производственных, сбытовых, а также исполнительских возможностей фирмы и призвана определить потенциальные  возможности фирмы и мероприятия, которые она должна предпринять  для обеспечения своих позиций  на туристском рынке.

Во всех своих  решениях менеджеры экскурсионной  сферы деятельности должны руководствоваться  не только экономическими, но и социальными  соображениями. Существование и  престиж менеджмента обосновываются как экономическими результатами деятельности фирмы, так и социальным характером экскурсионных услуг. Любое действие, предпринимаемое менеджером, - это  мероприятие экономического характера, в котором большое значение имеет  экономический фактор, хотя "эффективность  менеджмента и деятельности менеджеров можно измерять лишь с помощью  показателей успехов, экономических  результатов".

Важным условием, определяющим успех экскурсионной  деятельности является функционирование системы управления. На начальном этапе осуществления процесса управления необходимы следующие условия:

1)                методическое обеспечение (цели деятельности экскурсионной организации, концепции, методы, структура и принципы управления, а также стиль руководства);

2)                кадровое обеспечение (обеспечение управленческими кадрами, уровня квалификации кадров и эффективности кадровой политики);

3)                информационное обеспечение (развитие нормативной базы данных, технологии обработки информации, повышение оснащенности техническими средствами).

В процессе развития управленческой деятельности происходят: повышение оперативности и развитие функций управления производством; регламентация и автоматизация  процесса управления, а также снижение расходов на управление.

Результаты функционирования и эффективности системы управления ведут:

·                   к развитию производства: повышению конкурентоспособности, расширению ассортимента слуг, росту производительности труда, увеличению прибыльности;

·                   социальному развитию коллектива: повышению заработной платы, росту выплат работникам из фонда потребления, обеспечению стабильности персонала;

·                   обеспечению личной безопасности экскурсантов, сохранности их имущества, ненанесению ущерба окружающей природной среде.

После определения  уровня развития системы управления и влияния ее на конечные результаты деятельности фирмы в целом намечаются мероприятия по ее совершенствованию, а в конечном итоге – по повышению  эффективности работы этой фирмы. Оценке подвергаются все элементы и блоки процесса управления как части общей системы.

Объектами оценки могут стать организации, фирмы  любых организационно – правовых форм, осуществляющие как коммерческую, так и некоммерческую деятельность не менее одного года. Для новой  организации можно провести оценку по полугодиям, сравнив результаты завершившегося полугодия и предыдущего.

По результатам  оценки формируется план организационно – технических мероприятий по совершенствованию системы управления. 

1.7 Хозяйственно - финансовый  план экскурсионного  бюро

Основой финансово  – хозяйственной деятельности бюро является хозяйственно – финансовый план, составляемый на календарный  год.

В настоящее  время установлена система показателей  хозяйственно – финансового плана. Таких показателей пять: