Організаційно-економічне проектування системи управління персоналом

Ключовими поняттями  структур управління є елементи, зв'язки (відношення), рівні і повноваження. Елементами ОСУ можуть бути як окремі робітники (керівники, фахівці, що служать), так і служби або органи апарату управління, в яких зайнято та або інша кількість фахівців, що виконують певні функціональні обов'язки.

Є два напрямку спеціалізації елементів ОСУ:

а) в залежності від складу структурних підрозділів організації вичленяються ланки структури управління, які здійснюють маркетинг, менеджмент виробництва, науково - технічного прогресу і т. п.;

б) виходячи з характеру загальних функцій, що виконуються в процесі управління, формуються органи, що займаються плануванням, що організовують виробництво, працю і управління, контролюючи всі процеси в організації.

Відношення між елементами структури управління підтримуються завдяки зв'язкам, що прийнято поділяти на горизонтальні і вертикальні. Перші носять характер погодження і є однорівневими. Другі -- це відношення підпорядкування. Необхідність в них виникає при ієрархічності побудови системи управління, та є за наявності різноманітних рівнів управління, на кожному з яких переслідується своя мета.

При дворівневій структурі  створюються верхні ланки управління (керівництво організацією н цілому) і нижні ланки (менеджери, безпосередньо  керуючі роботою виконавців). При трьох і більше рівнях в ОСУ формується так званих середній шар, що и спою чергу може складатися з декількох рівнів.

Організаційна структура  системи управління персоналом КП «Інженерний  центр» більш схожа на бюрократичний  тип управління організацією, що підтверджується такими ключовими концептуальними положеннями:

1) чіткий розподіл праці, використання на кожній посаді кваліфікованих фахівців;

2) ієрархічність управління, при якій нижній рівень підкоряється і контролюється вищестоячими;

3) наявність формальних правил і норм, що забезпечують однорідність виконання менеджерами своїх завдань і обов'язків;

4) дух формальної безособності, характерної для виконання офіційними особами своїх обов'язків;

5) здійснення найму на роботу в відповідності з кваліфіційними вимогами до даної посади, а не з суб'єктивними оцінками.

Для відображення структурних  взаємозв'язків основних рівнів та підрозділів організації, їх підпорядкованості, КП «Інженерний центр» використовує схему організаційної структури управління. Така схема є лише скелетом системи управління, оскільки не розкривають склад та зміст функцій, прав та обов'язків підрозділів та посадових осіб. Дану оргструктуру можна аналізувати як лінійно штабну, яка є різновидом лінійної оргструктури. В даній організаційній структурі чітко видно, що для розвантаження вищого керівництва створюється штаб, до складу якого включають фахівців з різних видів діяльності, а саме:

керівник підприємства; спеціаліст першої категорії; бухгалтер

Всі виконавці підпорядковуються безпосередньо лінійним керівникам. Повноваження штабу спеціалістів стосуються підготовки порад та рекомендацій директору КП «Інженерний центр» або иидачі вказівок

виконавцям   за   його   дорученням.   Завдяки   цьому   підвищується   ступінь  оперативного та організаційного реагування.

Для зручності та наглядності, оргструктура вертикально розділена  на групи:

- група впровадження;

- група технічної підтримки;

- група будівництва;

- група планування;

- адміністративна група.

В даній організаційній структурі чітко видно, що очолює кожен виробничий підрозділ керівник (орган), який здійснює функції управління підрозділом. Кожен працівник підрозділу безпосередньо підпорядковується тільки цьому керівнику (органу). В свою чергу, останній є підзвітний вищому органу. Підлеглі виконують розпорядження тільки свого безпосереднього керівника. Вищий орган (керівник) не має права віддавати розпорядження робітникам, минаючи їх безпосереднього керівника (тобто реалізується принцип єдності керівництва).

 

Визначення потреби в персоналі.

Важливою  функцією СУП є визначення потреби в персоналі.

Документація, що регламентує послідовність проведення заходів щодо визначення потреби в персоналі не ведеться.

Менеджер по персоналу одержує заявку (за фактом виникнення вакансії) про потребу в персоналі з вказівкою вимог до кандидатів. Потім складається план підбору персонал, який затверджується Директором. Після чого проводиться процедура пошуку і відбору кандидатів. Дана процедура проводиться однаково для збору заявок про потребу як в постійному, так і в тимчасовому складі працівників. Відомості про плинність кадрів і її стикування з процедурою планування потреби в постійному і тимчасовому персоналі відсутні.

Для удосконалення даної  процедури на підприємстві необхідно:

• вдосконалення методологічної бази – вдосконалення механізму визначення потреби в персоналі, враховувати статистичні, дані про плинність кадрів і її причини;
• регламентація порядку дій при введенні нових посад з урахуванням необхідності наявності обгрунтовування такого введення і обов'язкової підготовки посадової інструкції;
• більш детальне планування потреби в кадрах – обов'язково визначати на стадії планування чи буде прийнятий працівник на тимчасову або на постійну роботу;
• відшукування внутрішніх резервів для задоволення потреби в тимчасовому персоналі - використовування у якості тимчасових працівників співробітників відповідного рівня кваліфікації у разі скорочення їх завантаження, підготовка дублюючого персоналу (навчання працівників суміжним професіям), - все це дозволить згладити тимчасові  коливання чисельності серед робітників.

Відсутність документів, що регламентують послідовність  проведення заходів щодо визначення потреби в персоналі, не дозволяє перейти від механізму «замовлення персоналу по факту поточної потреби» до технології планування потреби в персоналі, пов'язаної з виробничим плануванням. Враховуючи стратегічні цілі, поставлені Керівництвом підприємства, а також специфіку діяльності підприємства, необхідність у вдосконаленні процедури планування потреби в персоналі зростає.

Реалізація процедури планування потреби в персоналі є складовою частиною технології управління персоналом, вона повинна бути включена, як обов'язкова функція, в систему управління персоналом філіалу.

 

Аналіз потреби  і планування робіт з персоналом

Не зважаючи на те, що аналіз потреби і планування робіт з персоналом є важливою ланкою в СУП, дані заходи на підприємстві  не здійснюються.

Документів, що регламентують послідовність проведення заходів щодо аналізу потреби і планування роботи з персоналом, також немає.

У зв'язку з тим, що дана процедура допомагає визначити  найважливіші поточні напрями роботи з персоналом, коригувати програму дій з урахуванням поставлених стратегічних цілей, дану функцію необхідно ввести в практику діяльності системи управління персоналом закладу. При реалізації даної функції потрібно зробити наступне:

- Підготовка і введення стандартних уніфікованих форм запитів (анкет) для збору даних про потреби в проведенні типових заходів щодо роботи з персоналом.

- Вдосконалення механізму визначення потреби в роботі з персоналом і планування відповідних заходів у взаємозв'язку з річним і квартальним планами виробництва, а також довгостроковими цілями розвитку підприємства.

 - Введення процедур контролю виконання затверджених планів (щомісячно, щоквартально і за підсумками року) і можливості їх коректування, у разі виявлення додаткових потреб або корекції виробничих планів.

- Підготовка, затвердження і упровадження методичної інструкції філіалу про планування робіт з персоналом, для регламентації системи взаємодії і розподілу відповідальності в процесі її реалізації.

Формування  і упровадження функції планування робіт з персоналом повинне стати  ключовим моментом зміни системи  кадрового обліку підприємства на повнофункціональну Систему управління персоналом.

 

Регламентація діяльності

Регламентація діяльності співробітників комунального підприємства „Інженерний центр” покладено на  наступні суб'єкти:

• Менеджер по персоналу - організація розробки положень про підрозділи і посадових інструкцій (виступ в ролі методологів) і розробка положень за напрямами діяльності (про оплату праці, преміювання і атестацію);
• Інженер ВІД - Розробляє проекти наказів з питань охорони праці і вносить їх на розгляд керівнику підприємства, а також надає підрозділам підприємства методичну допомогу;
• Завідувачі відділень – участь (в ролі експертів) в розробці Методичних інструкцій, положень про підрозділи і посадових інструкцій, а також при розробці положень про напрями діяльності;
• Директор - затвердження проектів Методичних інструкцій, положень про підрозділи і посадових інструкцій, положень про напрями діяльності, видання Наказів і Розпоряджень, що встановлюють послідовність виконання окремих заходів в області управління підприємством.

Аналіз показує, що структура документів, що регламентують діяльність співробітників, не визначена.

Накази і  розпорядження Директора, що встановлюють послідовність виконання окремих заходів в області управління підприємства, а також:

• Посадові інструкції;
• Положення про персонал;
• весь набір регламентуючих документів.

Виходячи з  цього, можна сказати, що рівень регламентації  процедур системи управління персоналом на підприємстві низький. Більшість процедур СУП і інших бізнес процесів не регламентовані.

За наслідками вивчення існуючих регламентуючих документів і інтерв'ю з керівниками структурних підрозділів підприємства слід зазначити наступні недоліки:

• вживання розпорядчих документів для регламентації послідовності виконання окремих заходів в області управління підприємством, що явно вказує на недостатність регламентованості діяльності підприємства;
• не визначені точний перелік відповідальних осіб, час підготовки/ухвалення управлінських рішень, механізм і ступінь відповідальності за порушення вимог регламентів;
• в посадових інструкціях не вказані терміни їх перегляду (актуалізації) і особи, відповідальні за його проведення.

Для оптимізації  виконання даної процедури ні підприємстві необхідно:

• розробити і ввести єдиний стандарт вимог (по інформаційному наповненню і глибині опрацьованості) до документів, що регламентують діяльність закладу;
• формалізувати процедуру аналізу діяльності відділів і посадовців і пропрацювати механізм контролю відповідності змісту регламентуючих документів вимогам реальної діяльності, розробити механізм відповідальності за порушення регламентів.

Пошук і відбір кандидатів на заміщення  вакантних посад

Пошук і відбір кандидатів на заміщення вакантних посад  на підприємстві здійснюється Менеджером по персоналу.

Пошук кандидатів проводиться  з використанням послуг фонду зайнятості, кадрових агентств, засобів масової інформації (оголошення про прийом в газетах, по місцевому радіоканалу). Цілеспрямований моніторинг ринку праці не проводиться.

Практика пошуку і  відбору кандидатів на заміщення  вакантних посад, що склалася, не забезпечує підприємство трудовими ресурсами необхідної кваліфікації, і викликає наступні наслідки:

• Ризик прийому на роботу співробітника з низьким рівнем кваліфікації, невідповідним вимогам робочого місця;
• Розстановка фахівців на робочі місця без урахування їх мотиваційної спрямованості, що значно знижує ефективність роботи;
• Збільшення терміну адаптації до посади знов прийнятого на роботу співробітника;

Окрім цього, відсутність схеми ознайомлення кандидата з умовами роботи на вакантній посаді/робочому місці, збільшують шанс появи у кандидата негативного ставлення до робочого місця, а в результаті збільшує загрозу відтоку фахівців по закінченню терміну трудового контракту. 

Враховуючи все вищесказане, можна з упевненістю сказати, що зараз функція пошуку і відбору кандидатів на підприємстві реалізуються на недостатньому рівні. Для того, щоб удосконалювати механізм реалізації даної функції потрібно:

• підготувати опис профілів вимог (компетенцій), що пред'являються до співробітників на кожній посаді або робочому місці (при різному функціональному завантаженні в рамках однієї посади). Опис має бути підготовлено як по рівню кваліфікації, так і по психологічних якостях (результат виконання функції «аналіз діяльності на робочому місці/посаді»), що особливо важливо для рівня від провідних фахівців і вище;
• посилити моніторинг ринку праці і психологічну оцінку кандидатів;
• вживання системи відбору кандидатів з використанням професійного тестування і психологічної діагностики (особливо важливо для вакансій на посаді ведучих фахівців і вище);
• вживання автоматизованих засобів тестування кандидатів;
• розробити Методичні інструкції «Порядок прийому і звільнення на роботу» і «Порядок визначення потреби і забезпечення кваліфікованими кадрами».

 

Оформлення  нових співробітників

В даний  час на підприємстві функція оформлення нових співробітників покладена на менеджера по персоналу, за участю Директора.

Оформлення  нових співробітників реалізується стандартно, відповідно до вимог трудового законодавства і Положення про персонал.  Адаптація нових співробітників нормативними документами і методичною інструкцією не регламентується.

Оформлення  нового співробітника на роботу здійснюється в суворій відповідності з трудовим законодавством і вимогами по веденню кадрової документації.