Курс лекций по "Бухгалтерскому у чету и аудиту"

     ГЛАВА 6  ДОКУМЕНТАЦИЯ  И  ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.

     РЕГИСТРЫ, ТЕХНИКА И ФОРМЫ  БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. 
 

     6.1 Первичные документы  как носители исходной  информации о хозяйственных  операциях. 
 

     Документ  представляет собой письменное распоряжение на 
совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение  действительного  осуществления  этих операций:

     Документация  - один из элементов метода бухгалтерского учета. Это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета.

     Независимо  от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения. Оформление хозяйственных документов называется документацией. В этом смысле документация является основой учета, определяет его правильность и достоверность.

     Документы как письменное свидетельство совершенных  хозяйственных операций приобретают правовое значение, а обоснованные  записью в бухгалтерском учете, приобретают доказательную силу и привлекаются для рассмотрения в судебных органах при возникновении трудовых  или хозяйственных споров.

     Бухгалтерским документом следует считать, любой материальный носитель информации об объектах бухгалтерского учета, который позволяет юридически доказательно подтверждать совершение хозяйственных операций и право на их совершение.

     Для придания документам юридической силы они должны быть составлены с соблюдением правил, изложенных в положении о документах и документообороте. Особое значение приобретают документы при осуществлении контроля за соблюдением государственной дисциплины, за законностью совершаемых операций. Одной из важнейших форм последующего контроля являются документальные ревизии, проводимые систематически. Каждый документ имеет так называемые реквизиты, основное назначение которых — индивидуализация хозяйственных операций, устранение возможности их смешивания.

     К основным реквизитам относятся:

• номер и название документа;
• дата составления документа (число, месяц, год);
• название организации;
• содержание хозяйственной операции;
• стоимостные и натуральные измерители;
• подписи уполномоченных лиц:

     а) дающих указание на совершение хозяйственной операции,

     б) проверяющих   правильность  совершения  хозяйственной 
операции,

     в) совершающих хозяйственные операции;

     • наименование и адреса сторон, принимающих участие в хозяйственных операция  или сделках (фирма, юридическое лицо). 
 
 
 
 
 

     6.2 Порядок оформления документов 

     Бухгалтерские документы оформляются лицами, имеющими на то право. Устанавливается определенный регламент по их заполнению.

     Основные  требования, предъявляемые  к заполнению документов:

1. записи должны быть разборчивы и выполняться любыми чернилами, кроме красных (красным цветом в бухгалтерском учете оформляются отрицательные числа - сторнировочные записи);
2. в документах не должно быть помарок, тем более подчисток;
3. бухгалтерская обработка документов состоит из следующих 
   стадий:

     а) контроль документа:

      - формальная проверка, во время которой проверяют фактическое заполнение реквизитов, чтобы придать документу юридическую силу;

      - арифметическая проверка, в процессе которой перепроверяют умножение цифр по горизонтали и сумму по вертикали; проверка по существу, в результате которой определяют правомерность хозяйственной операции и выявляют подлинность подписей лиц, которые дали разрешение на проведение данной операции;

     б) таксировка документов, которая предусматривает переход от натуральных и трудовых показателей к денежным;

     в) группировка показателей и их запись в соответствующие документы.

     6.3  Инвентаризация, ее значение в бухгалтерском учете

     Инвентаризация  - это проверка на соответствие учетных данных действительному наличию средств в организации и состоянию расчетов на определенный момент времени. Она представляет собой способ дополнительного контроля текущей документации и является одним из основных элементов метода бухгалтерского учета.

     Необходимость инвентаризации вызвана следующими обстоятельствами:

• фиксирование хозяйственных явлений, не поддающихся повседневному наблюдению в текущем учете. К ним относятся изменения массы или количества материальных ценностей в связи с изменением условий их хранения (усушка, распыл и т.д.);
• устранение расхождений между данными учета и фактическим наличием средств в организации, которые возникают в процессе текущего учета. Они могут быть вызваны ошибками в учете (описки, неправильное отражение на счетах), неточностями при приеме и отпуске средств (просчеты, промеры);
• контроль за материально ответственными лицами. С его помощью выявляются расхождения между фактическим наличием товарно-материальных ценностей и данными учета, которые возникают в результате обмеров или обвесов при приемке или передаче ценностей, обсчетов при выдаче денег, хищений.

     В зависимости от полноты охвата средств инвентаризации подразделяются на полные и частичные.

     При полной инвентаризации проверке подвергаются все без исключения средства хозяйства и подразделения, где имеются материальные ценности или денежные средства.

     Частичная инвентаризация охватывает лишь какую-либо одну часть хозяйственных ресурсов организации, т.е. проверке подлежат материальные или денежные средства, находящиеся в одном из подразделений либо числящиеся за одним материально ответственным лицом.

     По  периодичности инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые.

     Плановая  инвентаризация проводится в установленные сроки. Организация обязана проводить плановые инвентаризации своих ресурсов в следующие сроки:

• основных средств, капитальных ремонтов, расходов будущих 
  периодов и всех ТМЦ - не менее одного раза в год перед составлением годовых    отчетов;
• расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее одного раза в год;
• расчетов с банками и финансовыми органами - не менее одного раза в квартал;
• расчетов организации с его хозяйствами, выделенными на самостоятельный   баланс, - не менее одного раза в квартал;
• денежных средств и денежных документов не менее одного  раза в месяц.

     Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся в целях контроля за сохранностью ценностей у материально ответственных лиц либо при замене материально ответственных лиц по распоряжению администрации или по требованию ревизора.

     Во  всех случаях инвентаризация проводится комиссией во главе с председателем. В комиссию, как правило, входят:

• представители администрации;
• работник бухгалтерии;
• материально ответственное лицо;
• представитель собственника.

     По  итогам инвентаризации составляется инвентаризационная ведомость, куда вписываются фактические остатки материальных ценностей или денежных средств. Ведомость подписывают члены комиссии. Затем ее передают в бухгалтерию, где на ее основе составляется сличительная ведомость, куда кроме данных из инвентаризационной ведомости заносятся данные учетных регистров в бухгалтерии.

     После сопоставления данных по каждой позиции  выявляются расхождения между учетными данными и фактическим наличием (по данным комиссии). Если обнаружены излишки, они приходуются в организации. При недостаче принимается решение по их списанию.

     Результаты  инвентаризации - излишки или недостача  средств в каждом конкретном случае - тщательно исследуются членами  комиссии. Устанавливаются причины  и виновники их возникновения. Вырабатываются возможные меры по устранению этих причин.

     В соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. № 3321-ХП «О бухгалтерском учете и отчетности», с изм. и доп. от 17 мая 2004 г. № 278-3, излишки выявленного при проведении инвентаризации имущества зачисляются на увеличение прибыли отчетного года. Стоимость недостач, порчи или иной утраты имущества в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения. Недостачи сверх норм возмещаются за счет страховых фондов или организаций, а если известен виновник, то за его счет. Невозмещенные недостачи списываются за счет прибыли или резервных фондов, а в бюджетных организациях - за счет источников финансирования.

     В бухгалтерском учете выявленные излишки имущества отражают по дебету соответствующих счетов, предназначенных для учета такого вида имущества, и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы». Недостачи различных видов средств, выявленные при проведении инвентаризации, предварительно, до установления причин и виновников их возникновения, относят в дебет специального счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     Суммы недостач, отраженные по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», увеличиваются на сумму НДС, рассчитанного от стоимости недостающих ценностей. Начисление НДС в бюджет отражается проводкой по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». 

     6.4 Назначение и классификация учетных регистров 

     Поступающие в бухгалтерию организации первичные  документы проверяются в части правильности арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных в них хозяйственных операций.

       Независимо от формы ведения  бухгалтерского учета первичным накопителем учетной информации является Журнал учета хозяйственных операций с указанием корреспондирующих счетов, записи в котором отражаются на основании первичных документов.

     Затем осуществляются регистрация и экономическая  группировка данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета.

     Для этого сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из первичных документов переносятся в учетные регистры.

     Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

     В зависимости от строения учетные  регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах информация о хозяйственных операциях записывается в последовательности их совершения. Кроме того, в систематических учетных регистрах хозяйственные операции группируются по установленным признакам.

     Учетные регистры ведутся в виде книг, журналов, ведомостей, карточек, машинограмм, отдельных листов и др,

     Синтетический учет осуществляется в так называемых синтетических регистрах, а аналитический - в аналитических регистрах. Записи в регистрах производятся вручную, а также с использованием средств вычислительной техники.

     Записи  по синтетическим счетам, как правило, ведут в журналах-ордерах и Главной книге или в заменяющих их машинограммах-ведомостях, а по аналитическим счетам - в книгах, машинограммах-ведомостях или на карточках. При ведении аналитического учета на карточках каждая вновь открываемая карточка регистрируется в особом реестре карточек, который дает возможность следить за их сохранностью.  

     6.5 Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах