•профессиональная подготовка, повышение квалификации;

     •поощрения  и награды;

     •отпуска;

     •социальные льготы;

     •дополнительные сведения;

     •основание  увольнения.

     Главным разделом карточки является раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т. к. они служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

     В конце каждой записи в этом разделе  должна стоять подпись работника. Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы. При изменении сведений о работнике в карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий.

 

НАИМЕНОВАНИЕ  УНИФИЦИРОВАННЫХ  ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

 
 

ПРИМЕРНЫЙ  ПЕРЕЧЕНЬ  ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

 

Акты  (проверок и ревизий, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организации и т. д.).

Договоры  (о производстве работ, аренде помещений, о поставках, подрядах, материальной ответственности и т. д.).

Инструкции (правила) - (должностные, по документационному обеспечению управления, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т. д.).

Отчеты  (о производственной деятельности, командировках и т. д.).

Планы (внедрения новой техники, по капитальному ремонту, работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д.).

Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.).

Программы (проведение работ и мероприятий, командировок и т, д.).

Перечни (должностей работников, имеющих льготы, документов и т. д.).

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, помещений, использования средств фонда предприятия и т. д.).

Структура и штатная численность.

Тарифные  ставки.

Штатные расписания и изменения  к ним.

 
 
 

ПРИМЕРНЫЙ  ПЕРЕЧЕНЬ  ДОКУМЕНТОВ,  НА КОТОРЫХ  СТАВИТСЯ  ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

 

Акты (списания, экспертизы, выполненных работ).

Доверенности.

Договоры (о материальной ответственности, поставках, аренде помещений и т. д.).

Задания (на проектирование объектов и т. д.).

Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.).

Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта).

Командировочные удостоверения.

Лицензии  на право ведения  какой-либо деятельности.

Образцы оттисков печатей  и подписей работников, имеющих право  совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма  гарантийные (на выполнение работ, услуг).

Поручения (бюджетные, банковские, платежные (сводные, в банк, на получение и перевод валюты и т. д.).

В организациях, не имеющих гербовой печати, ставится простая круглая печать.

 

     ДОКУМЕНТООБОРОТ - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

     Документооборот осуществляется в виде различных  потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия. Объем документооборота зависит: от значимости организации; от ее функций и уровня решаемых задач; связей с внешними организациями.

     В документационном обеспечении существуют три группы документов:

     •входящие (поступающие в организацию документы);

     •исходящие  (отправляемые из организации документы);

     •внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).

     Каждая  из этих групп имеет свои особенности  обработки и прохождения.

     Общими  для всех групп являются следующие операции:

     •рассмотрение документов руководителем (подписание исходящих и внутренних документов и резолюция для входящих документов);

     •регистрация  документов;

     •передача документов исполнителям;

     •контроль исполнения документов;

     •исполнение документов;

     •подшивка исполненных документов в дела;

     •использование  документов в справочно-информационных целях;

     •подготовка документов к передаче и передача в архив (ил уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).

     В организации работы с документами  должны быть предусмотрены:

     • инструкция по делопроизводству предприятия;

     •образцы  правильно оформленных документов;

     •номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;

     •должностные  инструкции работников, устанавливающие  обязанности и ответственность за  подготовку и сохранность документов.

     При предварительном  рассмотрении входящих документов проводится их распределение: на регистрируемые; нерегистрируемые документы. При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи:

     -руководителю  предприятия;

-заместителям  руководителя предприятия;

-в  структурные подразделения;

-конкретным  исполнителям.

     На  регистрируемых документах проставляется автоматически нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», который содержит: входящий номер документа; дату поступления; время поступления (при необходимости).

     Отметка о поступлении не проставляется  на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.

     Руководителю  предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.

     На  документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы делопроизводства проставляется условное обозначение структурного подразделения, например «ОР» отдел рекламы или 05 номер (шифр) этого подразделения. Без разметки передаются по назначению документы: имеющие в адресе указание структурного подразделения; фамилию работника предприятия.

     Передача  входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации. При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

     После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.

     Контроль  исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя. На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Затем поступивший документ подшивается в дело с примерным заголовком: «Переписка с внешними организациями за 2003 г (входящие)».

     Исходящие документы это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены: по почте; курьером; по факсу; электронной почтой.

     Основные  этапы обработки исходящих документов:

     -составление  проекта документа исполнителем;

     -проверка  правильности оформления проекта  документа;

     -согласование  проекта документа;

     -подписание  документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

     -регистрация  документа;

     -отправка  документа адресату;

     -подшивка  второго экземпляра (копии) документа  в дело.

     Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

     Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку. Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения. После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов». Журнал содержит следующие графы: номер документа, включающий номер дела; дата документа; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок к тексту; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа); исполнитель; примечание.

     При регистрации исходящих  документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело.