Автор: Пользователь скрыл имя, 07 Января 2012 в 15:52, лекция
Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.
При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его прохождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия. Мы рассматриваем основные действия по организации прохождения различных видов документов и их обработки, начиная с их поступления в организацию до их исполнения и, при необходимости, формирования и отправки соответствующих документов из организации.
Любой документ по окончании связанных с ним управленческих или иных действий в течение определенного времени хранится в организации.
Важнейшей особенностью коммерческой деятельности является ее конфиденциальность. В связи с этим необходима соответствующая организация работы с документами, содержащими сведения ограниченного доступа.
Руководители аптечных организаций несут персональную ответственность за документальный фонд организации и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде РФ и архиве.
В дело №
Подпись 00.00.00.
Докладная записка - документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Текст составляется на обычном листе формата А4. Обязательные реквизиты: вид документа, дата и номер, адресат, заголовок, текст и подпись.
Служебная записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.
Служебная записка - документ, официально не принятый, т. е. не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее, широко используемый в практике делопроизводства. Докладная записка может быть внешней и внутренней.
Внешняя докладная записка- документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения. Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя - на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5
Внутренняя докладная (служебная) записка- документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Внутренняя докладная записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме.
Докладная (служебная) записка должна иметь: наименование структурного подразделения автора документа; наименование вида документа; дату; номер (не обязательный реквизит); заголовок к тексту; текст; подпись.
Датой докладной (служебной) записки является дата подписания ее автором.
Образец докладной записки
Отдел запасов Директору МУП «Аптека №100»
Рощину М.П.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.00.
О ликвидации последствия аварии
Довожу до Вашего сведения, что условия хранения лекарственных средств в отделе запасов не соответствуют требованиям в результате затопления помещения в следствие прорыва водопроводных труб(дата). Прошу принять меры к ликвидации последствий аварии.
Зав. отделом
запасов
СПРАВКА - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий. Справки бывают двух основных видов:
•справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т. п., составляемые по запросам граждан;
•справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.
Справки по запросам граждан (работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы (ст. 62 Трудового кодекса РФ). Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.
Справки по производственным вопросам могут быть:
•внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации;
•внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.
Справки по производственным вопросам (внутренние) составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А4.
Имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати и подписываются составителем. Образец справки
МУП «Аптека № 100» Отдел учета и распределения жилой площади
г. Пятигорск,
ул. Предгорная, 26
тел.34-50-21
СПРАВКА
Смирнова Вера Павловна работает заместителем заведующего отделом запасов с окладом 5220 рублей.
Директор
Главный
бухгалтер
Переписка
ПИСЬМО - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. По содержанию и назначению письма могут быть:
-инструкционные (содержащие указания и разъяснения подведомственным организациям);
-гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.п );
-информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);
-рекламные (рекламирующие товары и услуги);
-коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);
-рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);
-письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации);
-письма-приглашения и др.
Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма и должны иметь:
-дату; номер; ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах); адресат; заголовок (отвечающий на вопрос «о чем?»); текст; отметку о наличии приложений; подпись; отметку об исполнителе.
В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма. Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
«Согласно контракту № 24 нами получена 26.01.2003 партия № 2 компьютеров «Sony», в которой обнаружен 1 (один) компьютер в поврежденной коробке (коммерческий акт от ... № ...)».
Письмо может быть адресовано одному или нескольким адресатам, но не более, чем четырем. Если адресатов большое количество, то оформляется «Список рассылки» с указанием наименования организаций и их адресов.
ФАКСОГРАММА (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Факсимильная (или фототелеграфная) связь - электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, чертежей, схем, графиков, фотографий и т.п. Такая связь осуществляется посредством факсимильных аппаратов.
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе - приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода формационных сообщений.
Строго говоря, документ, переданный по факсу, является копией документа и не обладает юридической силой, но по соглашению между организациями, осуществляющими факсимильную связь, факсограммы могут приравниваться к документу.
Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим документам. Не допускаются деформации.
ДОВЕРЕННОСТЬ - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина). Доверенности могут быть служебными и личными.
Служебная доверенность - составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации. Оформляется на бланке доверенности.
Личная доверенность - выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства. Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4 ,А5 и включает: дату выдачи, заголовок к тексту, текст, подписи , отметку о заверении .
Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать 3-х лет.
В тексте доверенности указываются:
•фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, передающего свои полномочия или полномочия организации;
• фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, получающего полномочия;
• паспортные данные уполномоченного должностного лица;
• перечисление предоставляемых полномочий;
• срок действия доверенности.
Правовые документы по штату
Личное заявление пишется, как правило, от руки. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятии), текст, личная подпись, расшифровка подписи.
Образец заявления
ЗАЯВЛЕНИЕ
00.00.00.
Прошу освободить меня от должности фасовщика в связи с уходом на пенсию
Подпись
Фомичевой Н.Г.
Подготовить приказ
Об увольнении 00.00.00.
В связи с уходом на пенсию
Подпись директора
00.00.00.
В дело №_______
Издан приказ №____ от _____
Инспектор
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР- документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.
Статья 56 Трудового кодекса (ТК) РФ определяет трудовой договор как соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.