Лекция по УЭФ

     Внутренними - называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы. К внутренним документам относятся приказы, положения правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия. На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими.

     Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима:

     -для  обеспечения сохранности документов;

     -для  удобства поиска документов;

     -для  учета и контроля исполнения  документов.

Формы регистрации документов: централизованная; децентрализованная; смешанная.

     Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

     Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

     Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

     Регистрируемые  документы делятся  на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; коммерческие контракты (договоры); документы, имеющие гриф ограничения доступа.

       Документы могут иметь регистрационные  номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:

     • 72 порядковый номер документа по журналу регистрации;

     • 1-5 номер дела по номенклатуре.

     Виды  регистрации: журнальная; карточная; компьютерная.

     Формирование  и оформление дел

     Формирование  дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

     Делом - называют совокупность документов (в отдельных случаях документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Правильное формирование дел способствует:

     -оперативному  поиску необходимых документов;

     -обеспечивает  их сохранность;

     -устанавливает  порядок в организации делопроизводства.

     При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:

     -в  дело помещаются документы, работа  по которым завершена;

     -документы,  подшитые в дело, являются подлинниками  или заверенными копиями;

     -документы  разных сроков хранения формируются  в разные дела;

     -документы,  касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

     -в  дело включается, как правило,  один экземпляр документа;

     -каждый  документ, помещенный в дело, должен  быть правильно оформлен (иметь  дату, подпись, отметку об исполнении  и т.д.);

     -в  дело формируются, как правило,  документы одного года;

     -в  дело не должны подшиваться проекты, варианты документов не подписанные или не утвержденные руководителем;

     -документы  внутри дела чаще всего располагаются  в обратно хронологической последовательности, т.е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху.

     -Устав  предприятия и другие учредительные  документы формируются в самостоятельное дело:

     -протоколы  общих собраний акционеров формируются  отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;

     -приказы  по основной (производственной) деятельности  формируются отдельно от приказов по личному составу;

     -документы  по личному составу предприятия  (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

     -документы  ограниченного доступа с грифом  «Коммерческая тайна» или «Для  служебного пользования» формируют  отдельно от остальных документов  предприятия;

     -переписку  предприятия делят на две папки:  с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией;

     -если  в деятельности предприятия составляются  или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел.

     При сдаче дел в архив документы  переформировываются в прямой хронологической последовательности (вначале документы за январь, потом за февраль и т. д.), истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

     Срок  оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Как правило, на архивное хранение такие документы не передаются, и они продолжают храниться в структурных подразделениях. После оперативного хранения завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив.

     Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по: «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утв. Росархивом 6 октября 2000 г. Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам на обложке дела нельзя. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел. В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение и определяется самим предприятием, но он не может быть менее одного года.

      Примеры сроков хранения документов

-75 лет  хранятся журналы регистрации  несчастных случаев на производстве;

-для  личных дел сотрудников сроки  хранения назначаются так 75 л   «+»  возраст сотрудника;

-постоянно  хранятся, например, документы, связанные  с финансированием (планы финансирования, сметы финансирования, финансовые отчеты и т.д.);

-гарантийные  письма - 3 года;

-акты  проверок финансово-хозяйственной  деятельности - 5 лет;

-акты  проверок кассы-3 года и т.д.

 

      Срок  хранения документов исчисляется  с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2005 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2006 года. 

     В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:

     -документы,  передаваемые в архив (со сроком хранения свыше 10 лет);

     -документы,  необходимые для дальнейшего  использования в делопроизводстве (со сроком хранения до 10 лет включительно);

     -документы,  подлежащие уничтожению (с истекшими  сроками хранения и утратившие практическое значение).

     К документам, передаваемым в архив, относятся:

     -устав,  учредительный договор, решение  о создании общества;

     -свидетельство  о государственной регистрации;

     -документы,  подтверждающие права общества  на имущество, находящееся на его балансе;

     -положение  о филиалах или представительствах  общества;

     -годовые  финансовые отчеты;

     -документы  финансовой отчетности, представляемые  в государственные органы управления; протоколы общих собрании акционеров, заседании совета директоров, ревизионных комиссии, коллегиальных, исполнительных органов (правления, дирекции);

     -списки  акционеров с указанием  количества  и категории  принадлежащих  им  акций;

     -акты  ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;

     -внутренние  документы общества, утверждаемые  общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;

     -документы  по личному составу предприятия;

     -другие  документы по усмотрению общего  собрания акционеров или совета  директоров.

     Документы по личному составу  (личные дела, личные карточки формы  
№ Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 л., руководителей предприятия – постоянно.

     Подготовка  дел к передаче в архив.

     Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления: документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела; произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором; подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле; на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну), составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела; переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола; дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

     Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:

     -по  основной (производственной) деятельности;

     -по  личному составу предприятия.

     На  каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).

     Отдельная опись на документы по личному  составу составляется для удобства поиска и обеспечения сохранности  этих документов.

     В конце каждой описи указывается  цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела. На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 1999-2001 гг.  3 дела».

     Акты  и описи составляются и подписываются  членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Прием-передача дел в архив производится руководителем или специально назначенными работниками. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел. Только после передачи документов в архив предприятия (организации) разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт, не менее чем двумя работниками предприятия (организации).