СОГЛАСОВАНО

Протокол  заседания 

ЗАО «Мегафарм»

от   10. 01 2005 № 6 

24. Виза согласования документа, свидетельствует о согласовании документа внутри организации. Организационно-правовые, распорядительные документы визируются на первом экземпляре, деловые письма – на втором (копии), остающейся  в деле организации – автора документа.

Начальник юридического отдела подпись     В.А. Сидоров

25.10.2005   

25. Оттиск печати. Печать заверяет подлинность подписи должностного  лица на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными средствами. Оттиск печати  следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал  подпись должностного лица, и был хорошо читаемым.

26. Отметка о заверении  копии. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа, не имеющий юридической силы, для придания таковой копия должна быть заверена соответствующим образом. Заверение включает: надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи (Ф.И.О.); дату заверения; печать. Проставляется на свободном месте нижней части документа.

Верно

Инспектор общего отдела    подпись   С.А. Васильев

2005. Печать

 

27. Отметка об исполнителе. Включает инициалы, Ф.И.О. исполнителя и номер его телефона. Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа ближе к нижнему полю документа слева:

О.А. Никонова

924-45-67 

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: ссылку на дату и номер документа, слова «В дело», № дела. Должна быть подписана и датирована исполнителем или руководителем

      Отправлено  письмо-предложение по факсу 01.04.2005 №131/01-17

      В дело № 01-17 за 2005 г.

                                   01.04.2004

29. Отметка о поступлении  документа в организацию. Проставляется на документе от руки или  в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления  документа в организацию, при необходимости – часы и минуты.

Канцелярия ГУУ

18.05  2005  № 398 

30. Идентификатор электронной  копии документа. Оформляется как нижний колонтитул и представляет собой адрес электронной копии документа в компьютерной базе данных.

С / Приказы / 125

      Применение  реквизитов необходимо, так как документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания юридической силы (наименование организации, № документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие чисто служебный характер, третьи выполняют учетную функцию.

Бланк документа

      Бланк документа – это стандартный  лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

      Для изготовления бланков документов используются два формата бумаги - А4 и А5. Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» и имеют размеры (мм): А4- 210 x 297; А5 – 148 x 210.

      ГОСТ  Р 6.30-2003 устанавливает, что бланки документов должны иметь поля не менее (мм): левое - 20; правое - 10; верхнее - 20; нижнее - 20.

      Бланки  документов изготавливаются на белой  бумаге или бумаге светлых тонов.

      ГОСТ - устанавливает два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении, реквизиты бланка располагаются  в верхнем левом углу, при продольном - вдоль верхнего поля документа.

      Бланки  могут изготавливаться типографским способом, полиграфией или с помощью компьютера.

      ГОСТ  Р 6.30-2003 устанавливает три вида бланков:

      -общий;

      -бланк  письма;

      -бланк  конкретного вида документа.

      Общий бланк используется для изготовления любых документов, кроме писем. На нем имеется Государственный герб Российской Федерации (субъекта), наименование организации, место составления, дата и регистрационный  номер  документа.

      Документы могут изготавливаться любым способом. Если документ занимает объем более двух страниц, то они нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля листа без точек. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и др.)  допускается писать от руки пастой или чернилами черного или синего цвета.

     КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

     1. Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

     Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

2. Условно документы можно разделить на следующие группы:

  по способу документирования:

     • рукописные;

     • электронные;

     • графические;

     • кино-, фото-, фонодокументы;

       по сфере использования:

     • организационно-распорядительные;

     • финансово-бухгалтерские;

     • научно-технические;

     • по труду;

     • отчетно-статистические;

       по месту составления:

     •входящие (поступившие в организацию);

     •исходящие (отправляемые из организации);

     •внутренние (составленные и используемые в самой  организации);

       по грифу ограничения доступа:

     •открытые (несекретные);

     •с  грифом ограничения доступа.

       Документы могут иметь следующие грифьг:

     •«Для служебного пользования» (служебная  информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

     •«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой  важности» (информация, содержащая государственную тайну);

     •«Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен  законодательством РФ);

     •«Коммерческая  тайна» (информация, используемая для  достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации);

     по  происхождению:

     •официальные  (служебные) (затрагивающие интересы организации,   составленные юридическим  или  физическим лицом,  оформленные  в  установленном   порядке);

     •личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными);

     по  юридической значимости:

     •подлинники или оригиналы (первые или единичные  экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

     •копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

     •заверенные копии (копии документов, на которых  в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

     •дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу);

     по  форме изложения:

     •индивидуальные (содержание которых излагается в  свободной форме);

     •трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы); 
 
 
 
 

     Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц. Организационно-распорядительная документация подразделяется на три основные группы документов:

     •организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);

     •распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

     информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, стенограммы, докладные и служебные записки, протоколы и др.).

     Исходя  из специфики работы с документами, можно выделить следующие группы документов:

     -документы  по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки форма № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела);

     -коммерческие  документы (коммерческие договоры (контракты) и_др. документы, входящие в состав контракта в качестве «приложения» (спецификации, графики поставок и т. п.);

     -документы  по обращениям  граждан (предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению).

     Формуляр-образец модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.

     Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу.

     Формуляр-образец  служит целям унификации и стандартизации документов.  Различают только заголовочные части внутренних и внешних документов  предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на  внутренних – они не указываются. Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста. 

     УСТАВ - правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

     Основными видами уставов являются: устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом); устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией); устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом; устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации).

     Устав оформляется на стандартных листах бумаги и должен иметь: наименование организации; наименование вида документа;  отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций); место издания (город); текст; подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).